Spolupracovníci

Záložka Spolupracovníci představuje hlavní evidenci externích spolupracovníků společnosti. Umožňuje spravovat jejich osobní údaje, kontrakty, dokumentaci, žádosti a další informace související se spoluprací.

Přehled je určen především pro:

vedoucí pracovníky,
objednatele spolupráce,
koordinátory externích pracovníků,
administrativní pracovníky spravující spolupracovníky.

Umožňuje:

zakládat nové spolupracovníky,
evidovat jejich osobní a kontaktní údaje,
spravovat smluvní vztahy,
vést dokumentaci,
pracovat s odměnami,
evidovat externí pracovní vztahy,
využívat návaznosti na další moduly platformy.

Prostřednictvím této záložky lze spravovat celý životní cyklus spolupráce od založení spolupracovníka až po ukončení kontraktu.

Přehled spolupracovníků

Přehled zobrazuje všechny evidované externí spolupracovníky včetně jejich základních údajů.

U každého spolupracovníka lze sledovat například:

jméno a příjmení,
identifikátor uživatele (ID),
společnost,
oddělení,
typ kontraktu,
kontaktní údaje
stav spolupráce.

Poznámka: Pokud se v databázi nachází více osob se stejným jménem, systém je rozlišuje pomocí interního identifikátoru (ID).

Vyhledávání a filtrování

Pro rychlou orientaci lze využít:

vyhledávání podle jména nebo příjmení,
filtrování podle společnosti,
filtrování podle oddělení,
filtrování podle typu kontraktu,
filtrování podle identifikátoru.

Pomocí tlačítka Reset lze kdykoliv obnovit původní zobrazení.

Řazení záznamů

Seznam spolupracovníků lze řadit podle jednotlivých sloupců.

Kliknutím na název sloupce lze záznamy řadit:

vzestupně,
sestupně.

Tato funkce je užitečná zejména při práci s větším počtem spolupracovníků.

Export spolupracovníků

Tlačítko Export všech (z firmy) umožňuje vytvořit přehled spolupracovníků ve formátu Microsoft Excel.

Do exportu jsou zahrnuty aktuálně zobrazené nebo vyfiltrované záznamy.

Export lze využít například pro:

interní reporting,
kontrolu spolupracovníků,
další zpracování dat.

Nový uživatel

Nového spolupracovníka založíte pomocí tlačítka Nový uživatel.

Při vytváření nového uživatele se vyplňují základní identifikační údaje a přiřazují společnosti, ve kterých bude spolupracovník působit.

Po vytvoření je současně založen uživatelský účet v modulu Administrace.

Následně je možné v modulu Administrace nastavit:

přístupová práva,
role,
společnosti,
oddělení,
další oprávnění.

Odeslání pozvánky

Při založení uživatele lze aktivovat volbu:

Poslat pozvánku / informaci o zřízení profilu novému uživateli

Systém odešle spolupracovníkovi e-mail s odkazem pro:

nastavení hesla,
první přihlášení do platformy.

Platnost zaslaného odkazu je 168 hodin.

Pozvánku lze odeslat opakovaně například v případě:

ztráty původního odkazu,
změny hesla,
opětovné aktivace spolupráce.

Nováčci bez kontraktu

Nově založený uživatel bez kontraktu se standardně nezobrazuje mezi běžnými spolupracovníky.

Pro zobrazení těchto osob použijte filtr: Pouze bez kontraktů (nováčci)

Tato funkce je užitečná zejména při zakládání nových spolupracovníků a přípravě jejich kontraktů.

Import spolupracovníků

Pro hromadné založení spolupracovníků slouží funkce Import.

Systém podporuje:

import spolupracovníků,
import kontraktů,
import spolupracovníků včetně kontraktů.

Tato funkce je vhodná zejména při:

přechodu z jiného systému,
prvotním naplnění databáze,
hromadném zavádění spolupracovníků.

Uživatel

Tlačítko Uživatel zobrazuje základní údaje přihlášeného uživatele.

V této části lze:

upravit kontaktní údaje,
aktualizovat osobní informace,
kontrolovat základní nastavení uživatelského účtu.

Součástí je také možnost opětovného odeslání pozvánky do systému.

Spolupracovník

Tlačítko Spolupracovník otevírá evidenční kartu externího spolupracovníka.

Zde jsou evidovány:

osobní údaje,
kontaktní informace,
identifikační údaje,
další informace potřebné pro správu spolupráce.

Pokud nemáte všechny potřebné údaje k dispozici, můžete spolupracovníkovi odeslat výzvu k doplnění údajů prostřednictvím elektronického dotazníku.

Po vyplnění se údaje automaticky propíší do evidenční karty.

Vyplnění údajů spolupracovníkem

Pomocí tlačítka:

Odeslat e-mail pro vyplnění údajů spolupracovníkem

lze zaslat odkaz, prostřednictvím kterého spolupracovník:

doplní své osobní údaje,
potvrdí souhlas se zpracováním osobních údajů,
aktualizuje evidované informace.

Po potvrzení se údaje automaticky propíší do evidenční karty spolupracovníka.

Vazba na další části modulu

Z přehledu spolupracovníků lze dále pokračovat do oblastí:

Kontrakty,
Dokumenty,
Žádosti,
Dotazník zaměstnavatele.

Tyto části jsou popsány v následujících kapitolách.

Doporučené postupy

✅ Nové spolupracovníky zakládejte nejprve jako uživatele a následně vytvářejte kontrakty.

✅ Pro získání aktuálních osobních údajů využívejte formulář pro vyplnění údajů spolupracovníkem.

✅ Pravidelně kontrolujte spolupracovníky bez přiřazeného kontraktu.

✅ Udržujte kontaktní informace aktuální.

✅ Pro větší počet spolupracovníků využívejte import dat.

✅ Po založení nového spolupracovníka nezapomeňte nastavit odpovídající role a oprávnění v modulu Administrace.

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.

Pro rychlou orientaci je možné řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně a vyhledávat např. podle příjmení, identifikátoru, čísla čipu, firmy, oddělení, typu kontraktu. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled.

Kontrakty

Tlačítko Kontrakty zobrazí přehled aktivních i neaktivních kontraktů externího spolupracovníka. Nemá-li spolupracovník kontrakt, nový založíte tlačítkem Nový kontrakt. V otevřeném formuláři vyplňte všechna pole.

Pro zařazení do Firmy a Oddělení je třeba přiřadit spolupracovníkovi firmu a oddělení v modulu Administrace.

Pro přiřazení Pozice je potřeba danou pozici nejprve vytvořit v Nastavení – Pracovní pozice.

Editace kontraktu

Tlačítkem Detail v řádce vytvořeného kontraktu otevřete editační stránku s dalšími nastaveními kontraktu:

Pro zahájení generování odměny, je nutné zaškrtnout Vynutit generování mezd. Pokud jde o kontrakt s hodinovou sazbou, zaškrtněte Použít zjednodušený výpočet mezd, který upraví pole pro výpočet odměny v modulu Efektivita. Chcete-li generovat přehled docházky spolupracovníka, zaškrtněte Sledovat docházku. Pokud má externí spolupracovník uzavřeno více kontraktů, je možné u hlavního kontraktu zaškrtnout pole Hlavní kontrakt.

Struktura úvazku

V části Struktura úvazku můžete vytvářet a upravovat pracovní úvazky.

Struktura mzdy

V části Struktura mzdy nastavte strukturu dohodnuté odměny. Tlačítkem Nová mzda upravujete dobu, typ odměny a sazbu v Kč. Pokud je třeba zadat několik typů odměn, zadejte každou zvlášť a vždy uložte. Úpravu či opravu provedete ikonou .

U nastavení odměn můžete volit z 8 typů viz. obrázek níže:

Pokud si přejete zachovat historii vývoje struktury odměn, doporučujeme u každé složky odměny uvést dobu trvání dané odměny (platnost od – do). Při příští změně odměny doporučujeme ukončit předchozí a založit novou s novým termínem. Systém takto uchová vývoj struktury odměny pracovníka.

Ukončení kontraktu

Tlačítko Průvodce ukončením kontraktu v detailu kontraktu Vás provede postupnými kroky k ukončení kontraktu, struktury úvazku, struktury odměny atd. Jednotlivé kroky a případné úpravy potvrzujete a ukládáte tlačítkem Zkontrolováno a uložit.

Žádosti

Tlačítko Žádosti zobrazí přehled žádostí typu Žádost o přístup podané pro externího spolupracovníka nebo jím vytvořené v modulu Osobní menu.

Uživatel s přístupem ke správě údajů spolupracovníka může zadat i novou žádost, a to tlačítkem Nová žádost. Obsah žádosti lze doplnit z předem nadefinovaných šablon žádostí. Zadanou žádost o přístup je možné nechat schválit dle nastavené hierarchie ve společnosti, průběh schvalovacího procesu zůstává uchován. Schválená žádost o přístup se automaticky zobrazí administrátorovi, který požadované přístupy nastaví v modulu Administrace.

Dokumenty

Tlačítko Dokumenty rozbalí nabídku pro upřesnění typu dokumentů:

Dokumenty spolupracovníka – uložené dokumenty, např. smlouvy, objednávky, dohody atd., viditelné pro všechny uživatele s přístupem Personalista či Náhled;
Neveřejné dokumenty spolupracovníka – uložené dokumenty, pro spolupracovníka skryté, určené pouze společnosti;
Efektivita spolupracovníka – publikované výpisy měsíčních efektivit spolupracovníka.

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží zvýrazněné pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky po přetažení souborů. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Ikonou lze zobrazit náhled dokumentu, je-li jeho formát pro náhled podporován.

Dokument je možné kdykoliv znovu stáhnout do počítače a také z archivu navždy odstranit.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Pozvat uživatele k dokumentu

Pro sdílení vybraných dokumentů s jiným uživatelem využijte funkci Pozvat uživatele k dokumentu. Ve vyvolaném okně zvolte uživatele a potvrďte tlačítkem Přidat. Uživatel je systémem notifikován o zpřístupnění vybraných dokumentů.

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete přesunout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Hromadné smazání

Smazat vybrané dokumenty umožňuje funkce Hromadné smazání. Pozor, tato akce je nevratná.

U dokumentů můžete využít i automatickou archivaci a skartaci - jak na to najdete v samostatné záložce s názvem Archivace a skartace v daném modulu.