Spolupracovníci

Tato sekce přehledně zobrazuje Vaše externí spolupracovníky s kontakty, profily, kontrakty, dokumentací.

Pro rychlou orientaci je možné řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně a vyhledávat např. podle příjmení, identifikátoru, čísla čipu, firmy, oddělení, typu kontraktu. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled.

Praktické tlačítko Export všech (z firmy) vygeneruje excelovskou tabulku zobrazených (vyfiltrovaných) záznamů a uloží do Vašeho počítače.

Nový uživatel

Tlačítkem Nový uživatel vyvoláte okno s formulářem – vyplňte základní údaje o uživateli a přiřaďte ho k příslušné firmě či firmám (potvrďte vždy tlačítkem Přidat).

Zaškrtnutím volby Poslat pozvánku/informaci o zřízení profilu novému uživateli systém odešle uživateli e-mail s pozvánkou do platformy a výzvou k nastavení hesla a prvnímu přihlášení. Toto tlačítko můžete v kdykoliv opakovaně využít, např. v případě, kdy uživatel zapomene heslo nebo potřebuje heslo změnit.

Přidáním nového uživatele se zároveň provedla registrace uživatele do modulu Administrace, kde je třeba nastavit přístupová práva k jednotlivým modulům a nastavit role pro uživatele.

Nově vytvořený uživatel bez kontraktu se zobrazí v přehledu spolupracovníků až po zaškrtnutí filtru Pouze bez kontraktů (nováčci).

Import

Pro hromadný import údajů o spolupracovnících a jejich kontraktech použijte tlačítko Import umístěné v pravém horním rohu.

Importovat lze:

externí spolupracovníky a jejich kontrakty – veškeré údaje o externím spolupracovníkovi a jeho kontraktech,
externí spolupracovníky – osobní údaje o spolupracovníkovi,
kontrakty – údaje o kontraktu spolupracovníka již zavedeného v systému.

Z nabídky vyberte požadovaný import a postupujte podle návodu.

Uživatel

Tlačítko Uživatel zobrazí základní údaje o uživateli uvedené při registraci s možností provedení úprav.

Spolupracovník

Tlačítko Spolupracovník zobrazí evidenční kartu externího spolupracovníka s jeho osobními údaji. Evidenční kartu doplňte nebo proveďte změny a uložte.

Nemáte-li potřebné údaje k evidenci, můžete požádat nového spolupracovníka o vyplnění evidenční karty tlačítkem Odeslat e-mail pro vyplnění údajů spolupracovníkem. S e-mailem zároveň odchází také souhlas s poskytnutím osobních údajů. Jakmile spolupracovník vše potvrdí, v systému se poskytnuté údaje automaticky zaznamenají do evidenční karty.

Kontrakty

Tlačítko Kontrakty zobrazí přehled aktivních i neaktivních kontraktů externího spolupracovníka. Nemá-li spolupracovník kontrakt, nový založíte tlačítkem Nový kontrakt. V otevřeném formuláři vyplňte všechna pole.

Pro zařazení do Firmy a Oddělení je třeba přiřadit spolupracovníkovi firmu a oddělení v modulu Administrace.

Pro přiřazení Pozice je potřeba danou pozici nejprve vytvořit v Nastavení – Pracovní pozice.

Editace kontraktu

Tlačítkem Detail v řádce vytvořeného kontraktu otevřete editační stránku s dalšími nastaveními kontraktu:

Pro zahájení generování odměny, je nutné zaškrtnout Vynutit generování mezd. Pokud jde o kontrakt s hodinovou sazbou, zaškrtněte Použít zjednodušený výpočet mezd, který upraví pole pro výpočet odměny v modulu Efektivita. Chcete-li generovat přehled docházky spolupracovníka, zaškrtněte Sledovat docházku. Pokud má externí spolupracovník uzavřeno více kontraktů, je možné u hlavního kontraktu zaškrtnout pole Hlavní kontrakt.

Struktura úvazku

V části Struktura úvazku můžete vytvářet a upravovat pracovní úvazky.

Struktura mzdy

V části Struktura mzdy nastavte strukturu dohodnuté odměny. Tlačítkem Nová mzda upravujete dobu, typ odměny a sazbu v Kč. Pokud je třeba zadat několik typů odměn, zadejte každou zvlášť a vždy uložte. Úpravu či opravu provedete ikonou .

Pokud si přejete zachovat historii vývoje struktury odměn, doporučujeme u každé složky odměny uvést dobu trvání dané odměny (platnost od – do). Při příští změně odměny doporučujeme ukončit předchozí a založit novou s novým termínem. Systém takto uchová vývoj struktury odměny pracovníka.

Ukončení kontraktu

Tlačítko Průvodce ukončením kontraktu v detailu kontraktu Vás provede postupnými kroky k ukončení kontraktu, struktury úvazku, struktury odměny atd. Jednotlivé kroky a případné úpravy potvrzujete a ukládáte tlačítkem Zkontrolováno a uložit.

Žádosti

Tlačítko Žádosti zobrazí přehled žádostí typu Žádost o přístup podané pro externího spolupracovníka nebo jím vytvořené v modulu Osobní menu.

Uživatel s přístupem ke správě údajů spolupracovníka může zadat i novou žádost, a to tlačítkem Nová žádost. Obsah žádosti lze doplnit z předem nadefinovaných šablon žádostí. Zadanou žádost o přístup je možné nechat schválit dle nastavené hierarchie ve společnosti, průběh schvalovacího procesu zůstává uchován. Schválená žádost o přístup se automaticky zobrazí administrátorovi, který požadované přístupy nastaví v modulu Administrace.

Dokumenty

Tlačítko Dokumenty rozbalí nabídku pro upřesnění typu dokumentů:

Dokumenty spolupracovníka – uložené dokumenty, např. smlouvy, objednávky, dohody atd., viditelné pro všechny uživatele s přístupem Personalista či Náhled;
Neveřejné dokumenty spolupracovníka – uložené dokumenty, pro spolupracovníka skryté, určené pouze společnosti;
Efektivita spolupracovníka – publikované výpisy měsíčních efektivit spolupracovníka.

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží zvýrazněné pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky po přetažení souborů. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Ikonou lze zobrazit náhled dokumentu, je-li jeho formát pro náhled podporován.

Dokument je možné kdykoliv znovu stáhnout do počítače a také z archivu navždy odstranit.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Pozvat uživatele k dokumentu

Pro sdílení vybraných dokumentů s jiným uživatelem využijte funkci Pozvat uživatele k dokumentu. Ve vyvolaném okně zvolte uživatele a potvrďte tlačítkem Přidat. Uživatel je systémem notifikován o zpřístupnění vybraných dokumentů.

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete přesunout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Hromadné smazání

Smazat vybrané dokumenty umožňuje funkce Hromadné smazání. Pozor, tato akce je nevratná.