Spolupracovník
Tlačítko Spolupracovník otevírá evidenční kartu externího spolupracovníka. Tato karta obsahuje osobní, kontaktní a další evidované údaje potřebné pro správu spolupráce.
Evidence spolupracovníka slouží jako centrální místo, kde jsou uloženy všechny základní informace potřebné pro:
- správu spolupráce,
- vytváření kontraktů,
- komunikaci se spolupracovníkem,
- generování dokumentů,
- evidenci legislativních a smluvních údajů.
Evidenční karta spolupracovníka
Po otevření evidenční karty lze zobrazit a upravovat údaje spolupracovníka.
Typicky se evidují například:
- osobní údaje,
- kontaktní údaje,
- adresa,
- identifikační údaje,
- údaje potřebné pro smluvní vztah,
- další informace vyžadované organizací.
Rozsah evidovaných polí se může lišit podle nastavení společnosti.
Aktualizace údajů
Údaje spolupracovníka lze průběžně upravovat podle potřeby.
Doporučujeme aktualizovat zejména:
- změny kontaktních údajů,
- změny adresy,
- identifikační údaje,
- údaje potřebné pro fakturaci,
- další informace související se spoluprací.
Pravidelná aktualizace údajů pomáhá předcházet problémům při komunikaci, fakturaci a generování dokumentů.
Vyplnění údajů spolupracovníkem
Pokud nejsou všechny potřebné údaje k dispozici, lze spolupracovníkovi zaslat odkaz pro jejich doplnění.
Pomocí tlačítka:
Odeslat e-mail pro vyplnění údajů spolupracovníkem
systém odešle spolupracovníkovi e-mail s odkazem na formulář.
Spolupracovník může:
- doplnit své údaje,
- aktualizovat již evidované informace,
- potvrdit souhlas se zpracováním osobních údajů.
Po odeslání formuláře systém automaticky zapíše údaje do evidenční karty spolupracovníka.
GDPR souhlas
Součástí procesu vyplnění údajů je také potvrzení souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Text souhlasu se nastavuje v části:
Nastavení → Text GDPR souhlasu
Díky tomu lze zajistit, že spolupracovník vždy potvrzuje aktuální verzi souhlasu používanou organizací.
Kontrola úplnosti údajů
Před vytvořením kontraktu doporučujeme ověřit, že jsou v evidenční kartě vyplněny všechny potřebné údaje.
Zejména:
- jméno a příjmení,
- kontaktní údaje,
- identifikační údaje,
- údaje potřebné pro smluvní dokumentaci,
- údaje potřebné pro fakturaci.
Správně vyplněná karta spolupracovníka usnadňuje další práci s kontrakty, dokumenty i odměnami.
Historie spolupracovníka
Každý spolupracovník má k dispozici vlastní historii změn.
Historie slouží jako auditní záznam všech důležitých úprav provedených v evidenční kartě spolupracovníka.
Tlačítko Historie spolupracovníka je dostupné v pravém horním rohu evidenční karty.
Po otevření historie lze zobrazit:
- provedené změny,
- původní a nové hodnoty,
- datum a čas změny,
- uživatele, který změnu provedl,
- popis upravených údajů.
Historie umožňuje dohledat změny například v:
- osobních údajích,
- kontaktních údajích,
- adresách,
- identifikačních údajích,
- dalších evidovaných informacích.
Vyhledávání v historii
V horní části obrazovky je k dispozici vyhledávací pole, pomocí kterého lze filtrovat záznamy historie.
Vyhledávat lze například podle:
- názvu změněného údaje,
- textu zprávy,
- obsahu změny.
To usnadňuje dohledání konkrétní úpravy v případě většího množství záznamů.
Auditní stopa
Historie spolupracovníka vytváří auditní stopu všech provedených změn.
Díky tomu lze zpětně dohledat:
- kdo změnu provedl,
- kdy byla změna provedena,
- jaká hodnota byla změněna,
- jaká hodnota byla nastavena nově.
Historie je určena především pro:
- kontrolu dat,
- řešení nesrovnalostí,
- interní audit,
- dohledání změn v evidenci spolupracovníků.
Poznámka: Historické záznamy slouží pouze ke kontrole provedených změn a nelze je přímo upravovat ani mazat.
Vazba na další části systému
Údaje evidované v kartě spolupracovníka jsou využívány také v dalších částech platformy.
Například:
- Kontrakty,
- Dokumenty,
- Šablony dokumentů,
- Efektivita,
- Zakázkový systém,
- Organizační struktura,
- Sestavy.
Proto doporučujeme věnovat správnosti těchto údajů zvýšenou pozornost.
Doporučené postupy
✅ Při založení spolupracovníka vyplňte alespoň základní údaje potřebné pro vytvoření kontraktu.
✅ Pokud nejsou všechny informace k dispozici, využijte možnost odeslání formuláře spolupracovníkovi.
✅ Pravidelně aktualizujte kontaktní a identifikační údaje.
✅ Před generováním smluv a dalších dokumentů zkontrolujte správnost evidovaných údajů.
✅ Využívejte automatické vyplnění údajů spolupracovníkem namísto ručního přepisování.
✅ Před zahájením spolupráce ověřte, že spolupracovník potvrdil souhlas se zpracováním osobních údajů.