Moje nepřítomnosti

Záložka Moje nepřítomnosti v levém menu slouží k evidenci a správě nepřítomností uživatele.

Umožňuje:

vytvářet žádosti o nepřítomnost,
upravovat existující žádosti,
rušit nepřítomnosti,
sledovat stav schvalování,
komunikovat v rámci žádosti.

Zjištění zůstatku dovolené a dalších nároků

V záložce Moje nepřítomnosti může uživatel průběžně kontrolovat svůj aktuální zůstatek dovolené a dalších typů čerpaných benefitů (např. Sick Days), pokud je organizace využívá. Informace se zobrazují přímo při vytváření nebo úpravě žádosti o nepřítomnost.

Zobrazené hodnoty odpovídají aktuálním údajům evidovaným v systému k danému dni.

Záložka je klíčovým nástrojem pro:

plánování absencí
schvalovací procesy

Struktura záložky

Záložka obsahuje hlavní sekci seznamu nepřítomností, kde jsou zobrazeny:

přehled všech žádostí,
jejich stav,
typ nepřítomnosti (např. dovolená, home office (HO), návštěva lékaře, placené volno, neplacené volno, atd.)
časové období.

Vytvoření nepřítomnosti

Postup vytvoření žádosti

klikněte na tlačítko Nová žádost
vyberte:
- typ žádosti (nová / změna),
- kontrakt,
- typ nepřítomnosti
doplňte poznámku (dle požadavků firmy, pokud není firemně určeno postačí jakýkoliv znak)

Používané typy nepřítomností v systému, záleží na nastavení správce:

- Dovolená
- Home office ( používaná zkratka HO),
- Prac. neschopnost
- Ošetřovné
- Karanténa
- Placené volno
- Neplacené volno
- Mateřská dovolená
- Rodičovská dovolená
- Ostatní
- Pracovní úraz
- Nemoc z povolání
- Překážky § 207 a
- Překážky § 207 b
- Jiné překážky
- Vojenské cvičení
- Sick days
- Návštěva lékaře
- Neomluvená absence

Kontrola zůstatku dovolené

Po vytvoření žádosti a výběru typu nepřítomnosti systém automaticky zobrazí aktuální zůstatek příslušného nároku.

Zůstatek dovolené

Pokud je zvolen typ absence Dovolená, zobrazí se informace:

Zbývající letošní dovolená k dnešnímu dni

Systém uvádí zůstatek v:

hodinách,
přepočtu na pracovní dny.

Uživatel tak může ještě před odesláním žádosti ověřit, zda má dostatečný počet hodin nebo dnů k dispozici.

Zůstatek Sick Days

Pokud organizace využívá evidenci Sick Days a uživatel zvolí typ nepřítomnosti Sick Day, zobrazí se informace:

Zbývající Sick Days k dnešnímu dni

Uživatel okamžitě vidí počet dnů, které může ještě čerpat.

Alternativní zdroj informací - výplatní páska

Aktuální stav dovolené bývá ve většině organizací uveden také na měsíční výplatní pásce.

Každá organizace si sama určuje způsob předávání výplatních pásek zaměstnancům.

Pokud organizace využívá ukládání výplatních pásek do platformy MySmartplace, naleznete je v záložce Moje dokumenty.

Pokud organizace využívá jiný způsob předávání, například:

e-mail,
papírovou podobu,
externí mzdový portál,
nebo jiný interní systém,

hledejte výplatní pásku tímto způsobem. Informace o zůstatku dovolené je pak obvykle uvedena přímo na výplatní pásce.

Pokud si nejste jisti, jakým způsobem vaše organizace výplatní pásky předává, obraťte se na personální oddělení, svého nadřízeného nebo správce systému.

Zadání dnů nepřítomnosti

Po vytvoření žádosti:

klikněte na Přidat dny nepřítomnosti
zvolte:
- datum (od – do),
- počet hodin
- můžete uvést poznámku (není povinné)
potvrďte

Možnosti:

zadat jednotlivé dny nebo rozsah
- pokud se jedná o jeden den - stačí vyplnit jen pole od:,
- v případně více dnů, použijte rozmezí od - do
- pokud potřebujete více různých dnů, přidávejte dny postupně - nebo můžete přidat celý úsek a dny, které nechcete vymažte ikonou koše
zahrnout víkendy

Úprava dnů

Před schválením lze:

dny přidávat
dny mazat - použití ikony Smazat
použít hromadnou akci - označte vybrané dny a použijte tlačítko Akce
upravovat parametry.

Schvalovací proces

Zahájení schvalování

otevřete Panel schvalování
vyberte schvalovatele
klikněte na Zahájit schvalovací proces

Průběh schvalování

žádost prochází schvalovacími kroky
uživatel je informován notifikacemi

Poznámka: Schvalovatelé se nabízejí pouze tehdy, pokud figurují ve stejné společnosti jako kontrakt, ke kterému je žádost vytvořena.

Stav žádosti

Uživatel může sledovat:

aktuální stav
průběh schvalování
jednotlivé kroky
o jednotlivých změnách stavu žádosti jste informováni notifikací

Komunikace v žádosti

Každá žádost obsahuje:

➡️ Historie / diskuse

Uživatel může:

psát komentáře,
přikládat soubory,
komunikovat se schvalovateli.

📌 Diskuse je:

evidovaná
součástí historie žádosti

Úprava a změna nepřítomnosti

Úprava před schválením

Dokud není žádost schválená: lze ji upravit bez omezení

Změna schválené nepřítomnosti

U již schválené nepřítomnosti může zaměstnanec požádat o změnu, pokud zůstává zachován stejný typ nepřítomnosti.

Tímto způsobem lze například:

přidat další den nebo dny nepřítomnosti,
odebrat některý z původně zadaných dnů,
upravit počet hodin u dané nepřítomnosti.

Postup:

Vytvořte novou žádost typu Změna nepřítomnosti.
Vyberte původní schválenou nepřítomnost.
Proveďte požadovanou úpravu.
Změnu odešlete ke schválení.

📌 Změna následně prochází standardním schvalovacím procesem (Panel schvalování, přidání schvalovatelů, zahájení schvalovacího procesu,schválení).

Upozornění: Tímto postupem nelze změnit typ nepřítomnosti. Není tedy možné například změnit Home office na Dovolenou, Home office na Návštěvu lékaře nebo Dovolenou na Home office apod.

Změna typu nepřítomnosti

Pokud potřebujete u již schválené nepřítomnosti změnit samotný typ nepřítomnosti, nelze použít žádost Změna nepřítomnosti.

Jedná se například o situace:

Home office → Dovolená,

Dovolená → Home office,

Home office → Návštěva lékaře,

případně jinou změnu jednoho typu nepřítomnosti na jiný.

Postup se liší podle toho, kdo změnu provádí.

Změnu provádí zaměstnanec

Zaměstnanec nemůže u již schválené žádosti přímo změnit jeden typ nepřítomnosti na jiný.

Postup:

Zrušte původní schválenou nepřítomnost.

Vytvořte novou žádost se správným typem nepřítomnosti.

Novou žádost odešlete standardním způsobem ke schválení.

Příklad:
Máte schválenou Dovolenou, ale daný den má být evidován jako Home office. Původní Dovolenou nejprve zrušte a následně vytvořte novou žádost na Home office.

Změnu provádí personalista nebo jiný oprávněný uživatel

Personalista nebo jiný uživatel s příslušným oprávněním může typ nepřítomnosti změnit přímo v přehledu docházky daného uživatele v modulu Personální agenda.

U příslušného záznamu změní původní typ nepřítomnosti na požadovaný typ.

📌 Doporučujeme při této změně uvést do poznámky důvod úpravy, aby bylo zpětně zřejmé, proč byl původně evidovaný typ nepřítomnosti změněn.

Důležité: Změna provedená oprávněným uživatelem přímo v přehledu docházky neprochází schvalovacím procesem. Nejedná se tedy o standardní žádost zaměstnance o změnu nepřítomnosti.