Vnitřní předpisy
Záložka Vnitřní předpisy v levém menu slouží k přístupu k interním dokumentům organizace.
Umožňuje:
- zobrazit přidělené dokumenty,
- pracovat s firemními směrnicemi a předpisy,
- vyhledávat v dokumentech,
- stahovat dokumenty (pokud je to povoleno),
- evidovat seznámení uživatele s dokumenty.
Tato záložka zajišťuje, že má uživatel k dispozici aktuální a relevantní interní dokumentaci.
Struktura záložky
Záložka obsahuje hlavní sekci seznamu dokumentů, kde jsou zobrazeny:
- názvy dokumentů,
- jejich typ,
- dostupnost (náhled / stažení),
- případné další informace.
Zobrazení dokumentů
Uživatel vidí:
- pouze dokumenty, které mu byly přiřazeny,
- dokumenty relevantní pro jeho roli nebo oddělení.
📌 Dokumenty mohou zahrnovat například:
- organizační řád,
- pracovní řád,
- interní směrnice,
- provozní dokumentaci
- vzory a šablony dokumentů
- manuály apod.
Notifikace o dokumentech
Uživatel je o dokumentech informován pomocí notifikací:
Nové dokumenty
- při zveřejnění dokumentu správcem
- notifikace obsahuje:
- informaci o dokumentu
- přímý odkaz na jeho otevření
Aktualizace dokumentů
- při úpravě již zveřejněného dokumentu
- uživatel je znovu informován notifikací
📌 Notifikace umožňuje:
- okamžitý přechod na dokument
- rychlé seznámení se změnami
Seznámení s dokumentem
Systém eviduje, zda se uživatel s dokumentem seznámil.
Za seznámení je považováno:
- otevření dokumentu přes notifikaci
- otevření dokumentu v záložce Vnitřní předpisy
📌 Výsledek:
- systém zaznamená seznámení uživatele
- informace se ukládá do evidenční části systému
Povinné seznámení
Systém podporuje režim povinného seznámení s dokumentem.
Princip fungování
Pokud je dokument zveřejněn jako povinný:
- při prvním přihlášení po zveřejnění
- je uživatel vyzván k potvrzení seznámení
Chování systému
- uživatel nemůže pokračovat v práci
- dokud nepotvrdí, že se s dokumentem seznámil
📌 Jedná se o kontrolní mechanismus pro:
- důležité směrnice
- legislativní dokumenty
Práce s dokumenty
Náhled dokumentu
- uživatel si může dokument zobrazit přímo v systému
Stažení dokumentu
- pokud je povoleno, lze dokument stáhnout do počítače
- dostupnost stažení závisí na nastavení redaktora v modulu Vnitřní předpisy
📌 Typy přístupů:
- pouze náhled
- náhled + stažení
Vyhledávání
Záložka obsahuje pole Hledání, které umožňuje:
- vyhledat dokument podle názvu,
- vyhledávat ve struktuře dokumentů.
Vyhledávání v obsahu dokumentů
Volitelná funkce:
- ➡️ Zahrnout do vyhledávání obsah .pdf a .docx dokumentů
Umožňuje:
- vyhledávat přímo v obsahu dokumentů
- najít konkrétní informace uvnitř souborů
Přiřazení dokumentů
Dokumenty jsou uživatelům:
- přiřazovány redaktorem/správcem modulu Vnitřní předpisy,
- dostupné dle jejich role nebo pracovní pozice.
📌 Pokud dokument chybí:
- je potřeba kontaktovat správce předpisů
Důležité principy
- uživatel vidí pouze přiřazené dokumenty,
- přístup (náhled / stažení) je řízen oprávněním,
- otevření dokumentu = evidence seznámení,
- aktualizace dokumentu = nová notifikace,
- povinné dokumenty blokují přístup do systému.
- dokumenty slouží jako oficiální zdroj informací,
- změny dokumentů provádí centrálně správce/redaktor modulu Vnitřní předpisy.
Doporučené postupy
- sledujte notifikace o nových dokumentech,
- pravidelně kontrolujte aktualizace,
- seznamujte se s dokumenty včas,
- potvrzujte povinné dokumenty bez odkladu.
- pravidelně kontrolujte aktuální dokumenty,
- využívejte vyhledávání pro rychlou orientaci,
- stahujte dokumenty pouze pokud je to nutné,
- při nejasnostech kontaktujte správce.
Shrnutí
Záložka Vnitřní předpisy:
- poskytuje přístup k interní dokumentaci,
- zajišťuje distribuci důležitých informací,
- podporuje jednotné postupy v organizaci.