Moje dokumenty

Moje dokumenty

Záložka Moje dokumenty se nachází v levém menu Osobního menu a slouží jako digitální archiv uživatele v platformě MySmartplace.

Umožňuje:

• ukládání a správu dokumentů,
• přístup k pracovním dokumentům,
• práci se soukromými dokumenty,
• organizaci dokumentů do složek,
• využití automatické archivace a skartace.

Záložka kombinuje:

• pracovněprávní dokumenty (firemní)
• osobní dokumenty (soukromé úložiště)

Struktura záložky

Záložka obsahuje jednotlivé sekce, které představují konkrétní typy dokumentů:

• Dokumenty zaměstnance/Spolupracovníka
• Efektivita pracovníka
• Moje vlastní dokumenty

Platforma MySmartplace archivuje firemní dokumenty a také nabízí využití vlastního bezpečného úložiště. Záložka Moje dokumenty rozbalí položky:

• Dokumenty spolupracovníka / Dokumenty zaměstnance
• Efektivita pracovníka
• Moje vlastní dokumenty

Dokumenty zaměstnance/Dokumenty spolupracovníka

Tato sekce obsahuje pracovní dokumenty související s uživatelem, například:

• smlouvy,
• mzdové výměry,
• protokoly o přiděleném majetku,
• záznamy o školení.

📌 Dokumenty jsou:

• spravované v modulu Personální agenda personalistou či z modulu Spolupracovníci odpovědným pracovníkem
• vázané k osobě uživatele
• určené k prohlížení v náhledové podobě nebo ke stažení (jednotlivě či hromadným výběrem a použitím tlačítka Akce). 

Efektivita pracovníka

Tato sekce obsahuje data o měsíční efektivitě zaměstnance či spolupracovníka. 
📌 Dokumenty jsou vytvářeny automaticky či manažerem z modulu Efektivita či Personální agenda.

Moje vlastní dokumenty

Tato sekce slouží jako osobní úložiště uživatele.

Uživatel zde může:

• nahrávat vlastní dokumenty,
• organizovat je do složek,
• upravovat jejich údaje.

📌 Důležité:

• dokumenty vidí pouze uživatel,
• jedná se o soukromý prostor.

Práce s dokumenty

Nahrávání dokumentů

• přetažením souboru (drag & drop)
• výběrem z počítače
• použitím tlačítka Nový dokument
• přímým vyfocením z telefonu, pokud s prostředím MySmartplace pracujete v telefonu 

Úprava dokumentu

Možnosti:

• změna názvu
• doplnění popisu
• úprava dalších údajů 

Správa složek

Uživatel může:

• vytvářet složky a podsložky,
• upravovat názvy,
• mazat prázdné složky. 

Export dokumentů

Funkce Export do ZIPu umožňuje:

• stáhnout více vybraných dokumentů najednou použitím tlačítka Akce

Archivace a skartace

Automatická archivace a skartace v systému MSPL slouží k zajištění souladu se zákonnými skartačními lhůtami a k odlišení živých dokumentů od archivovaných dokumentů, u kterých již běží archivační lhůta.

Základní princip

Dokument může být:

• Aktivní (živý)
• Archivovaný

📌 Digitální archiv může obsahovat oba typy.

Archivace

Archivace znamená:

• ukončení aktivního používání dokumentu,
• nastavení:
  • stav Archivovaný,
  • Začátek archivační lhůty 

Skartační lhůta

👉 začíná vždy: 1. ledna následujícího roku po archivaci

Podmínky pro skartaci

Dokument musí:

• být archivovaný,
• mít datum archivace,
• mít typ se skartační lhůtou,
• překročit skartační lhůtu. 

Typy dokumentů

Každý dokument má:

• přiřazený typ,
• definovanou skartační lhůtu. 

Důležité principy

• archiv ≠ archivovaný dokument
• skartace je nevratná
• špatné nastavení typu → špatná skartace

Základní pojmy

• Živý dokument
  • Dokument v provozním používání
  • Stav: Aktivní
  • Nemá zahájenou archivační ani skartační lhůtu
  • Není zahrnut do skartačních dávek
• Archivovaný dokument
  • Dokument vyřazený z aktivního používání
  • Stav: Archivovaný
  • Má vyplněné datum Začátku archivační lhůty
  • Je podkladem pro výpočet skartace

Pravidla:

1. Při prvním přepnutí do stavu Archivovaný musí být vyplněno datum Začátku archivační lhůty. Tento den:
   • vyjadřuje okamžik, kdy dokument přestává být živý
   • neznamená ještě začátek běhu skartační lhůty
2. Datum může nastavit:
   • systémový robot,
   • nebo uživatel ručně
3. Zámek data:
   • nastavuje pouze uživatel
   • zabraňuje přepsání data robotem, pokud je datum uzamčeno, systém ho již automaticky nemění
4. Skartační lhůta se nikdy nepočítá od data vytvoření dokumentu

Pravidla výpočtu skartační lhůty (zákonný režim)

Zásadní pravidlo

Skartační lhůty dle zákona vždy začínají běžet od 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce archivace dokumentu.
Konkrétní den archivace (např. 30. 6.) tedy nerozehrává běh skartační lhůty – rozhodující je pouze rok. Tzn:

• datum Začátku archivační lhůty určuje rok, nikoliv přesný den zahájení skartace
• běh lhůty se zarovnává na 1. 1. následujícího kalendářního roku

Přesná logika v MSPL

• Systém případně uživatel nastaví Začátek archivační lhůty (den vyřazení z provozu)
• Skartační lhůta začne běžet:
  • 1. ledna. následujícího roku
• Skartační datum se vypočte jako:
  • 1.ledna(rok archivace + 1) + skartační lhůta (v letech)

Příklady – skartační lhůta 5 let

Příklad 1

• Archivace: 30. 6. 2025
• Začátek běhu skartační lhůty: 1. 1. 2026
• Skartační lhůta: 5 let
• Skartační datum: 1. 1. 2031

✅ Dokument může být skartován nejdříve od 1. 1. 2031

Příklad 2

• Archivace: 31. 12. 2025
• Začátek běhu skartační lhůty: 1. 1. 2026
• Skartační datum: 1. 1. 2031

➡ Stejný výsledek bez ohledu na konkrétní den v roce

Přehledová tabulka