Kolekce

Kolekce v CRM systému představují základní pracovní prostory, do kterých si organizujete data, kontakty a aktivity podle toho, jak s nimi potřebujete pracovat.

👉 kolekce = oddělený pracovní kontext (projekt / segment / agenda)

🎯 K čemu kolekce slouží

Kolekce umožňují:

přehledné rozdělení databáze kontaktů
oddělení různých obchodních aktivit (např. projekty, segmenty, kampaně)
samostatné nastavení procesů (kroky interakce, aktivity, šablony) pro jednotlivé kolekce
práci pouze s relevantními daty
práci vybraných týmů (uživatelů) v jednotlivých kolekcích dle potřeb

Sdílení subjektů a osob napříč kolekcemi (VELMI DŮLEŽITÉ)

V CRM systému platí zásadní pravidlo:

👉 Subjekty (firmy) i osoby existují pouze jednou napříč celým systémem.

To znamená, že:

jeden subjekt není kopírován do více kolekcí, ale po přiřazení se zobrazuje ve více kolekcích
jedna osoba může být využívána ve více kolekcích současně

Jak fungují změny dat

Jakákoliv změna provedená u subjektu nebo osoby se projeví globálně ve všech kolekcích:

úprava názvu firmy, adresy nebo IČ
změna kontaktních údajů
přidání nebo odebrání osoby
úprava údajů osoby

👉 změny se okamžitě projeví ve všech kolekcích, kde se subjekt nachází

Důsledky pro práci

Výhody:

data jsou vždy aktuální a jednotná
nevznikají duplicity

Rizika:

změna v jedné kolekci ovlivní celý systém

Doporučení:

vždy kontrolujte, co upravujete
vyhněte se neuváženým změnám
pracujte se subjekty systematicky

Napojení na ARES (automatická data)

CRM systém je propojen se státním registrem ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů).

Díky tomu systém:

automaticky doplňuje údaje o firmách
ověřuje správnost identifikačních údajů
udržuje databázi aktuální

Co ARES zajišťuje
při založení subjektu lze načíst data podle IČ

systém doplní:
- název firmy
- sídlo
- další identifikační údaje

Na co si dát pozor

data z ARES jsou oficiální (referenční)
ruční úpravy mohou být později přepsány
vždy si rozmyslete, zda chcete:
- používat oficiální data
- nebo upravená interní data

Co kolekce obsahuje

Po vstupu do kolekce (viz první screenshot) vidíte tyto hlavní části:

📑 Záložky kolekce

Subjekty – seznam firem a kontaktů
Kanban – přehled podle obchodních kroků
Lidé / osoby – kontaktní osoby
Mailing kampaně – e-mailing
Webové formuláře – sběr kontaktů
Historie – změny v kolekci
Nastavení – konfigurace

👉 Toto menu pracuje vždy pouze s aktuální kolekcí

Každá kolekce funguje samostatně – změny v nastavení kolekce neovlivňují ostatní kolekce.

Orientace v kolekci

🔵 Modré boční menu (vlevo)

hlavní navigace systému
přístup ke všem kolekcím a modulům dle úrovně přístupu uživatele

⚪ Bílé horní menu (v kolekci)
Po otevření kolekce se zobrazí bílé záložky:

Subjekty
Kanban
Lidé / osoby
Mailing kampaně
Webové formuláře
Historie
Nastavení

👉 Toto menu vždy pracuje pouze s aktuální kolekcí

Po vstupu do kolekce se standardně zobrazí záložka Subjekty (viz screenshot).

🔎 Filtry

Filtrace podle:

název / IČ / DIČ
krok interakce
štítek
osoba
zdroj
odpovědný uživatel
souhlasy
aktivní stav

👉 TIP: systém si filtr pamatuje. Rozšířený filtr zobrazíte či skryjete klikem na šipku v bleděmodrém rámečku.

Tabulka subjektů

Každý řádek obsahuje:

ID a název subjektu
IČ
odpovědného uživatele
počet aktivit
plánované aktivity
krok interakce
souhlasy
zdroj
štítky a odvětví

👉 slouží pro rychlou orientaci v databázi, podle jednotlivých sloupců můžete zobrazená data seřadit vzestupně či sestupně nebo filtrovat za pomocí filtrů

Akce

U každého subjektu:

upravit - modré tlačítko s tužkou Upravit
zobrazit detail - tlačítko očička s ID subjektu nebo proklik na název subjektu
přejít na aktivity - proklikem na modrý čtverec s počtem aktivit nebo plánovaných aktivit
odstranit - červená ikona koše