Uživatelské agendy archivů
Záložka Uživatelské agendy archivů slouží ke správě:
- struktury složek v archivech
- typů dokumentů
- pravidel archivace a skartace
👉 Agendy fungují jako šablony, podle kterých se vytvářejí nové archivy.
Díky agendám:
- mají archivy jednotnou strukturu
- dokumenty mají definované typy
- lze automatizovat archivaci a skartaci
Praktické použití / postup
Vytvoření nové agendy
- Klikněte na Nová agenda.
- Zadejte Název agendy.
- Klikněte na Vytvořit.
✔ Výsledek: otevře se detail agendy pro další nastavení.
Úprava agendy
- Otevřete existující agendu.
- Proveďte změny:
- struktura složek
- typy dokumentů
- Uložte změny.
Smazání agendy
- Vyberte agendu.
- Klikněte na Smazat.
⚠️ Výjimka: Výchozí agenda nelze smazat
Struktura / prvky obrazovky
V detailu agendy pracujete se dvěma hlavními částmi:
Složky (stromová struktura)
- základní složka: Kořen (nelze změnit)
- možnost:
- vytvářet podsložky
- upravovat názvy
- mazat složky
Typy dokumentů
- definují kategorii dokumentu (např. smlouva, faktura)
- mohou obsahovat:
- skartační lhůtu
- další nastavení
Ovládací prvky
- Nová agenda
- Upravit
- Smazat
- Synchronizace agendy
Struktura složek
Praktické použití
- Vyberte složku v levé části.
- Klikněte na:
- Nová podsložka
- Upravit složku
- Smazat složku
- (Volitelně) přetáhněte složku myší pro změnu struktury.
✔ Výsledek: vytvoříte logickou strukturu archivů.
Důležité principy
- složky lze vnořovat libovolně hluboko
- změny se propisují do archivů (viz synchronizace)
- kořenová složka je neměnná
Typy dokumentů
Vytvoření typu dokumentu
- Klikněte na Přidat typ.
- Zadejte název typu.
- (Volitelně) zapněte: Skartační lhůtu
- Uložte.
Skartační lhůta
- zadává se v letech
- určuje, kdy bude dokument zařazen do skartace
Důležitý princip
- Skartační lhůta začíná běžet: 👉 od 1. ledna následujícího roku po přepnutí dokumentu do stavu archivovaný
Úprava a smazání typu
- typ lze kdykoliv upravit
- typ lze smazat
⚠️ změny mohou ovlivnit existující dokumenty
Synchronizace agendy
Co synchronizace dělá
- Synchronizace zajistí, že všechny archivy založené z této agendy budou odpovídat aktuálnímu nastavení.
Jak spustit synchronizaci
- Klikněte na Synchronizovat agendu se všemi archivy.
Co se synchronizuje
- nové složky → přidají se do archivů
- změny názvů → projeví se v archivech
- typy dokumentů → doplní se
Co se NESynchronizuje
- smazání složek
- smazání typů dokumentů
- 👉 systém nic nemaže – pouze přidává a upravuje
Vazba na archivy
Jak agenda ovlivňuje archivy
při vytvoření archivu:
- vznikne struktura složek dle agendy
- nastaví se dostupné typy dokumentů
při změně agendy:
- změny se projeví až po synchronizaci
Praktický dopad
- agenda určuje „jak archivy vypadají“
- zajišťuje jednotnost napříč organizací
Důležité principy
- agenda = šablona archivu
- změny agendy neovlivní archiv automaticky (nutná synchronizace)
- systém nemaže existující data
- typ dokumentu ovlivňuje skartaci
- struktura složek ovlivňuje orientaci uživatelů
Doporučené postupy
- navrhujte agendy před jejich použitím
- držte jednoduchou a logickou strukturu
- používejte typy dokumentů (kvůli skartaci)
- po změně vždy spusťte synchronizaci
- nemažte typy bez kontroly dopadů
Shrnutí
Záložka Uživatelské agendy archivů slouží k definici:
- struktury archivů
- typů dokumentů
- pravidel skartace
👉 Klíčové je:
- chápat agendu jako šablonu
- správně nastavit typy dokumentů
- využívat synchronizaci