Žádosti nákupu
Záložka Žádosti nákupu slouží k evidenci a správě požadavků na pořízení nového majetku.
Umožňuje:
- vytvářet žádosti o nákup,
- schvalovat nebo zamítat požadavky,
- sledovat průběh schvalování,
- řídit proces pořizování majetku.
👉 Jedná se o vstupní bod celého procesu nákupu majetku.
Způsoby vytvoření žádosti
Žádost o pořízení majetku lze vytvořit dvěma způsoby z:
- Modulu Evidence majetku
- tlačítko Nová žádost
- dostupné pouze uživatelům s příslušnou rolí
- Osobního menu uživatele
- záložka: Moje žádosti
- tlačítko: Nový záměr nákupu
- detailní popis viz manuál Moje žádosti v Osobním menu
Přehled žádostí
Záložka obsahuje seznam všech podaných žádostí Záměr nákupu.
Zobrazené údaje
- ID
- Název žádosti
- Disponent
- Datum vytvoření
- Stav schválení
- Stav realizace
Práce se žádostí
U každé žádosti lze:
- zobrazit náhled
- upravit žádost
- zrušit žádost
Zobrazit lze:
- všechny žádosti
- nebo pouze aktivní žádosti
Vytvoření žádosti
Postup
- klikněte na Nová žádost
- vyplňte formulář
- klikněte na Uložit
Formulář obsahuje
- Název
- Popis (textové pole)
- Množství
- Pořizovací cena za kus
- Disponent
- Oddělení
- Budova
- Umístění
Doporučení:
- uvádějte přesné informace o požadavku
- pomůže to schvalování i následné evidenci
Schvalovací proces
Po uložení žádosti systém automaticky vytvoří položku žádosti, ve které je třeba nastavit a zahájit schvalovací proces.
Postup:
- vstupte do vytvořené žádosti (tlačítko Očička)
- klikněte na Panel schvalování
- vyberte schvalovatele a přiřaďte
- potvrdit tlačítkem Zahájit schvalovací proces
- stav žádosti a průběh schvalování můžete kdykoliv zobrazit v Panelu schvalování
- o jednotlivých změnách stavu žádosti jste současně informováni notifikací.
Po schválení žádosti systém notifikuje správce majetku, který může nákup zajistit a po vyřízení označit žádost jako vyřízenou.
Úprava či zrušení žádosti
Žádost, která není schválená, je možné upravit či zrušit.
Notifikace
Informování uživatelů
O změnách v žádosti jsou uživatelé informováni pomocí notifikací:
- zahájení procesu
- schválení / zamítnutí
- další změny stavu
Zobrazení notifikací
- v horním panelu aplikace
- ikony zvonečků
- 🔔 jeden zvoneček → notifikace aktuálního modulu
- 🔔🔔 dva zvonečky → souhrn všech notifikací napříč moduly
- číslo u ikony = počet nových notifikací
- po kliknutí na ikonu se zobrazí seznam notifikací.
Vazba na nákup a evidenci
Po schválení žádosti
- správce majetku je notifikován
- zajistí nákup majetku
👉 následně:
- vznikne doklad (faktura / hotovost)
- položka se objeví v Čekajících nákupech
- majetek se založí v Evidenci majetku
Stav realizace
Žádost obsahuje také stav realizace:
- zda byl nákup dokončen
- zda byla žádost vyřízena
👉 po dokončení:
- žádost je uživatelem prohlášena za realizovanou - tlačítko Realizovat žádost
Využití v praxi
Žádosti nákupu slouží pro:
- řízení pořizování majetku
- kontrolu nákladů
- schvalování investic
- evidenci požadavků uživatelů
Důležité principy
- žádost ≠ nákup
- nákup probíhá až po schválení
- systém odděluje:
- požadavek
- nákup
- evidenci
- každá žádost prochází schválením
- proces je řízen notifikacemi
Doporučené postupy
- vyplňujte žádost co nejpřesněji
- sledujte stav v Panelu schvalování
- reagujte na notifikace
- upravujte nebo rušte neaktuální žádosti
- používejte tento modul jako jediný vstup pro nákupy
Shrnutí
Žádosti nákupu:
- slouží k zadání požadavku na nový majetek,
- spouštějí schvalovací proces,
- navazují na nákup a evidenci,
- zajišťují kontrolu nad pořizováním majetku.