Žádosti
Záložka Žádosti v modulu Personální agenda slouží ke zpracování žádostí, které jsou určeny personálnímu oddělení.
Na rozdíl od tlačítka Žádosti v detailu zaměstnance se zde nezobrazuje kompletní historie všech žádostí zaměstnanců, ale pouze žádosti, které vyžadují zpracování personalistou.
Po vytvoření žádosti systém automaticky odešle notifikaci odpovědným personalistům, kteří následně zajistí její zpracování.
Typy žádostí
V této záložce jsou evidovány dva typy žádostí:
- Žádost na personální oddělení
- Žádost o zaevidování neomluvené absence zaměstnance
Oba typy žádostí mohou být vytvářeny zaměstnanci nebo oprávněnými uživateli systému.
Po vytvoření žádosti přebírá její řešení personální oddělení.
Přehled žádostí
Přehled žádostí poskytuje informace o evidovaných požadavcích a umožňuje jejich další zpracování.
U jednotlivých žádostí lze sledovat například:
- typ žádosti,
- žadatele,
- zaměstnance, kterého se žádost týká,
- datum vytvoření,
- stav žádosti,
- datum realizace,
- uživatele, který žádost vyřídil.
Pomocí přehledu lze rychle identifikovat žádosti čekající na zpracování i již uzavřené požadavky.
Zpracování žádosti
Po otevření detailu žádosti může personalista:
- zobrazit obsah žádosti,
- vyhodnotit požadavek,
- komunikovat se žadatelem,
- přidávat komentáře,
- přikládat dokumenty,
- provést požadovanou akci,
- označit žádost jako vyřízenou.
Veškerá komunikace a změny jsou součástí historie žádosti.
Komunikace a přílohy
Každá žádost obsahuje vlastní historii komunikace.
Personalista i žadatel mohou:
- doplňovat komentáře,
- předávat doplňující informace,
- reagovat na průběh řešení,
- přikládat soubory a dokumenty.
Veškerá komunikace zůstává součástí žádosti a je kdykoliv dohledatelná.
Žádost na personální oddělení
Tento typ žádosti slouží ke komunikaci zaměstnance s personálním oddělením.
Typickými příklady jsou:
- dotazy k personální evidenci,
- požadavky na potvrzení,
- změny osobních údajů,
- doplnění dokumentů,
- další personální požadavky.
Po posouzení žádosti provede personalista požadované kroky a následně žádost označí jako vyřízenou.
Žádost o zaevidování neomluvené absence zaměstnance
Tento typ žádosti slouží k nahlášení neomluvené absence zaměstnance.
Po přijetí žádosti personalista:
- ověří oprávněnost požadavku,
- zkontroluje dostupné podklady,
- provede potřebný zápis do evidence pracovní doby zaměstnance,
- případně doplní komunikaci nebo požádá o další podklady,
- označí žádost jako vyřízenou.
Neomluvená absence je následně evidována v docházce zaměstnance a stává se součástí podkladů pro zpracování mezd.
Označení žádosti jako vyřízené
Po dokončení zpracování označí personalista žádost jako vyřízenou.
Systém následně:
- zaznamená uživatele, který žádost realizoval,
- uloží datum realizace,
- aktualizuje stav žádosti,
- odešle notifikaci žadateli o dokončení zpracování.
Díky tomu má žadatel vždy k dispozici informaci o stavu svého požadavku.
Doporučené postupy
✅ Pravidelně kontrolujte nově příchozí žádosti.
✅ Využívejte diskusi v žádosti pro komunikaci se žadatelem.
✅ Důležité dokumenty a podklady ukládejte jako přílohy žádosti.
✅ Před označením žádosti jako vyřízené ověřte, že byly provedeny všechny požadované kroky.
✅ U žádostí o zaevidování neomluvené absence vždy ověřte správnost údajů před provedením zápisu do docházky.
✅ Veškerou komunikaci řešte pokud možno přímo v žádosti, aby byla zachována kompletní historie řešení.