Úvod
Modul Spolupracovníci slouží k evidenci a správě externích spolupracovníků společnosti.
Typicky se jedná například o:
- osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ),
- pracovníky na příkazní smlouvy,
- dodavatele služeb,
- externí konzultanty,
- specialisty spolupracující na zakázkách,
- další osoby, které pro společnost pracují na základě obchodního nebo smluvního vztahu mimo standardní pracovní poměr.
Modul umožňuje evidovat:
- osobní a kontaktní údaje spolupracovníků,
- smluvní vztahy a kontrakty,
- dokumentaci spolupracovníků,
- organizační zařazení,
- odměny a sazby,
- výkazy činností,
- historii spolupráce.
Na rozdíl od modulu Personální agenda není primárně určen pro správu zaměstnanců v pracovním poměru. Hlavními uživateli bývají především:
- vedoucí pracovníci,
- projektoví manažeři,
- objednatelé služeb,
- koordinátoři externích spolupracovníků,
- administrativní pracovníci odpovědní za správu spolupráce.
Modul podporuje celý životní cyklus spolupracovníka od zahájení spolupráce přes správu smluv, dokumentů a odměn až po ukončení spolupráce.
Vazba na ostatní moduly
Modul Spolupracovníci je úzce propojen s dalšími částmi platformy.
Nejčastěji spolupracuje s:
- modulem Administrace – správa uživatelů, rolí a oprávnění,
- modulem Zakázkový systém – výkazy práce a vykázané výkony na zakázkách,
- Efektivitou – výpočty odměn a výkonu,
- Dokumenty a archivací – ukládání smluv a souvisejících dokumentů,
- Organizační strukturou – zařazení spolupracovníků ke společnostem, oddělením.
Díky této návaznosti vzniká jednotná evidence externích pracovníků napříč celou platformou.
Hlavní záložky a oblasti modulu
Spolupracovníci
Evidence externích osob, jejich údajů, kontraktů, dokumentů a souvisejících informací.
Žádosti
Správa požadavků a komunikace mezi spolupracovníky a odpovědnými osobami.
Dotazník zaměstnavatele
Nástroj pro spolupráci mezi objednatelem a administrativou při zakládání nebo aktualizaci kontraktů spolupracovníků.
Organizační struktura
Správa pracovních pozic používaných při evidenci spolupracovníků.
Sestavy
Přehledy a reporty související se spolupracovníky, jejich pozicemi a organizační strukturou.
Nastavení
Konfigurace modulu, GDPR souhlasů, dokumentových šablon a dalších parametrů.
Důležité principy
✅ Každý spolupracovník je současně evidován jako uživatel platformy.
✅ Spolupracovník může mít jeden nebo více kontraktů.
✅ Dokumentace spolupracovníků je vedena samostatně a podporuje archivaci i skartaci.
✅ Odměny spolupracovníků mohou být navázány na modul Efektivita a Zakázkový systém.
✅ Přístup k datům je řízen pomocí rolí, společností, oddělení a figurování uživatele.
Doporučené postupy
✅ Při zahájení spolupráce vždy nejprve založte uživatele a následně vytvořte kontrakt.
✅ Udržujte údaje spolupracovníků průběžně aktuální.
✅ Veškerou smluvní dokumentaci ukládejte do dokumentace spolupracovníka.
✅ Pravidelně kontrolujte platnost kontraktů a navazujících dokumentů.
✅ Při ukončení spolupráce vždy využijte standardní proces ukončení kontraktu.
✅ Využívejte organizační strukturu a pracovní pozice pro přehlednější správu externích spolupracovníků.
Upozornění k odstranění dat:
Použitím příkazu Smazat kdekoliv v platformě MySmartplace dochází k trvalému odstranění dat. Tato akce je nevratná a nelze ji běžně vzít zpět.
V případě potřeby pokusu o obnovu dat je možné kontaktovat technickou podporu na adrese podpora@mysmartplace.cz. Obnovení dat nelze garantovat a provádí se pouze v případě, že to technické možnosti dovolují. Veškeré práce spojené s rekonstrukcí dat jsou zpoplatněny dle platných hodinových sazeb.
