Čekající nákupy

Záložka Čekající nákupy slouží k evidenci majetku, který:

byl schválen k pořízení (na základě žádosti),
byl objednán nebo nakoupen,
ale dosud není založen v Evidenci majetku.

👉 systém zde upozorňuje: „Majetek byl pořízen nebo se pořizuje – je potřeba ho zaevidovat.“

Vazba na celý proces

Záložka Čekající nákupy je součást procesu pořízení majetku:

Žádost nákupu
→ schválení (Panel schvalování)
→ realizace nákupu (v IS / doklad)
→ Čekající nákupy
→ Evidence majetku

Tato záložka je: mezikrok mezi nákupem a evidencí

Propojení na další moduly

Záložka je propojena s modulem Zakázkový systém s evidencí:

přijatých faktur
hotovostních dokladů

Funguje jako most: nákup → evidence majetku

Princip fungování

Jak položky vznikají

Do záložky se dostanou položky ze schválených dokladů, které mají příznak: „Evidovat doklad v majetku“
Systém automaticky:
- zobrazí doklad v této sekci
- čeká na jeho zaevidování jako majetek
Položka v této záložce říká:
- majetek byl pořízen, ale ještě není v evidenci
Úkol pro správce majetku či pověřeného pracovníka je: založit položku majetku v modulu Evidence majetku

Faktury (IS)

Přehled schválených přijatých faktur s příznakem „evidovat doklad v majetku“.

Ikona zobrazí informace o faktuře a její náhled.

Hotovostní doklady (IS)

Přehled schválených hotovostních dokladů s příznakem „evidovat doklad v majetku“.

Ikona zobrazí informace o dokladu a jeho náhled.

Postup zpracování nákupu

Doporučený postup

otevřete záložku Čekající nákupy
vyberte doklad
zobrazte jeho detail
zjistěte:
- co bylo pořízeno
- kam majetek patří
- kdo je odpovědný
přejděte do Evidence majetku
vytvořte novou položku
stáhněte doklad o pořízení a vložte jej do dokumentů k majetku
po vytvoření:
- majetek je zaevidován
- položku označte jako vyřešenou a přestává být „čekající“

Po přidělení majetku odpovědná osoba obdrží systémovou notifikaci o přidělení a položku najde v Osobním menu v záložce Přiřazené vybavení, kdykoliv může správci majetku k této položce přidat příspěvek či přiložit soubor.

Využití v praxi

Záložka se používá pro:

kontrolu nově pořízeného majetku
sledování nezaevidovaných položek
napojení účetních dokladů na evidenci
zajištění úplnosti evidence

Důležité principy

doklad ≠ automaticky majetek
majetek je nutné založit ručně
systém pouze upozorňuje
evidence a nákup jsou propojené
bez založení majetku není evidence kompletní

Doporučené postupy

pravidelně kontrolujte záložku
evidujte majetek co nejdříve po nákupu
využívejte informace z dokladů
doplňujte poznámky v nákupu
nenechávejte položky „viset“

Shrnutí

Čekající nákupy:

zobrazují pořízený, ale nezaevidovaný majetek,
propojují nákup s evidencí,
upozorňují na nutnost založení majetku,
pomáhají udržet evidenci kompletní.