Nastavení
V sekci Nastavení nastavujete parametry pro práci s modulem Spolupracovníci.
Šablony dokumentů
V sekci Šablony generovaných dokumentů nastavte jednotlivé šablony vzorových dokumentů, které firma potřebuje pro externí spolupracovníky. Z těchto šablon pak jednoduše generujete dokumenty jednotlivým externím spolupracovníkům.
Skvělým pomocníkem při tvorbě nových šablon dokumentů se Vám stane Nápověda s doporučeními a přehledným souhrnem identifikátorů.
Text GDPR souhlasu
V tomto formulářovém poli si můžete nastavit text souhlasu pro vyplnění osobních údajů externím spolupracovníkem. Tento text se pracovníkovi zobrazí pokaždé s odkazem na vyplnění či aktualizaci osobního dotazníku. Doporučujeme zkontrolovat nastavení textu, zejména doplnění správných údajů o správci osobních údajů.
Skartace dokumentů
Všechny archivy mají možnost nastavení skartačních lhůt v modulu Administrace. Nastavené skartační lhůty platí pro všechny moduly, nové i již existující. Nezbytným krokem následujícím po provedené úpravě nastavení je použití tlačítka Synchronizovat agendu se všemi archivy v modulu Administrace – Systémové agendy archivů na detailu konkrétního archivu.
V sekci Skartace dokumentů jsou přehledně evidovány skartační dávky. Skartační dávka obsahuje dokumenty určené ke skartaci nebo již skartované. Že je dokument určený ke skartaci, vyhodnocuje systém sám podle kritéria Skartační lhůta nastaveného pro daný typ souboru (viz modul Administrace – Systémové agendy archivů). Kromě automatického vytvoření skartační dávky je možné dávku vytvořit ručně tlačítkem Generovat další skartační dávku ručně.
Vytvořenou skartační dávku lze potvrdit, nebo odložit na příští skartační období, tj. prodloužit životnost souborů v této dávce o další 1 rok. K provedené skartaci je automaticky vygenerován detailní skartační protokol, dostupný kdykoliv po kliknutí na ikonu .
Detailní informace o skartovaném dokumentu lze zobrazit kliknutím na ikonu daného dokumentu.