Nastavení

  2. Dokumentace systému
  3. Spolupracovníci
  4. Nastavení

Nastavení

V sekci Nastavení nastavujete parametry pro práci s modulem Spolupracovníci.

Text GDPR souhlasu

V tomto formulářovém poli si můžete nastavit text souhlasu pro vyplnění osobních údajů externím spolupracovníkem. Tento text se pracovníkovi zobrazí pokaždé s odkazem na vyplnění či aktualizaci osobního dotazníku. Doporučujeme zkontrolovat nastavení textu, zejména doplnění správných údajů o správci osobních údajů.

Skartace dokumentů

Popis funkcionality

Záložka Skartace dokumentů slouží k řízení finální fáze životního cyklu dokumentů v platformě MySmartplace – tedy jejich vyřazování a trvalého odstranění na základě předem definovaných skartačních pravidel.

Umožňuje:

  • evidovat dokumenty určené ke skartaci,
  • spravovat tzv. skartační dávky,
  • kontrolovat a schvalovat samotné odstranění dokumentů,
  • generovat skartační protokoly.

Funkcionalita podporuje:

  • dodržování legislativních požadavků,
  • systematickou správu archivovaných dat,
  • transparentní evidenci odstraněných dokumentů.

Vazba na archivaci a agendy archivů

Záložka Skartace dokumentů je přímo závislá na:

  • nastavení v záložce Systémové agendy archivů,
  • principu popsaném v kapitole Automatická archivace a skartace napříč moduly.

Princip fungování:

Dokument je zařazen do skartace pouze pokud:

  • je ve stavu Archivovaný,
  • má vyplněno pole Začátek archivační lhůty,
  • má přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou,
  • je vypočtené datum skartace starší než 1. leden aktuálního roku

Výpočet data skartace

Systém pracuje s následující logikou:

  • Datum archivace + skartační lhůta (roky) = datum skartace

Dokument je zařazen do skartační dávky, pokud:

  • datum skartace < 1.1. aktuálního roku

?? Příklad:

  • archivace: 15. 3. 2018
  • lhůta: 5 let
  • datum skartace: 15. 3. 2023
  • → do dávky bude zařazen v roce 2026

Generování skartačních dávek

Způsob spuštění

Skartační dávky vznikají:

  • Automaticky
    • probíhá pomocí naplánované úlohy (robot),
    • spouští se jednou ročně v období 1.–8. ledna, 
    • pokud dojde k chybě, systém opakuje pokus v tomto okně.
  • Ručně
    • tlačítkem „Generovat další skartační dávku ručně“,
    • kdykoliv během roku (okamžité zpracování). 
       

Podmínky generování

Skartační dávka se nevytvoří, pokud:

  • existuje nevyřízená dávka ve stavu:
    • Nová
    • Potvrzená
  • (u automatického běhu) již byla dávka v daném roce vytvořena.

V takovém případě systém:

  • nevytváří další dávku,
  • pouze upozorní správce.

Struktura skartačních dávek

Co dávka obsahuje

  • dokumenty připravené ke skartaci,
  • dokumenty již skartované,
  • metadata o vzniku a průběhu,
  • důvod zařazení dokumentu.

?? Dávka může být vytvořena i bez dokumentů – slouží jako doklad o provedení generování.

Rozdělení podle modulů

Skartační dávky se generují po jednotlivých modulech:

  • Evidence Majetku → 1 dávka za modul
  • Zakázkový systém → 1 dávka za každou instanci (každý zakázkový systém)
  • Personální agenda Zaměstnanci → 1 dávka za modul
  • Spolupracovníci → samostatná dávka
  • Digitální archivv (uživatelské agendy) → 1 společná dávka

Specifické chování (důležité)

Modul Personální agenda

  • skartují se pouze dokumenty uživatelů:
    • kteří nemají žádný aktivní pracovní poměr
  • aktivním zaměstnancům (mají alespoň jeden aktivní kontrakt) se dokumenty nikdy neskartují.

Modul Spolupracovníci

  • řešeni odděleně,
  • zabráněno duplicitní skartaci (sdílené agendy).
     

Modul Zakázkový systém

  • každý zakázkový systém generuje samostatnou dávku,
  • data ze zakázek i partnerů jsou sloučena.

Zobrazení přehledu

Přehled obsahuje:

  • ID dávky
  • stav (Nová / Odloženo / Potvrzeno / Smazáno)
  • modul
  • datum vytvoření
  • počet dokumentů

Umožňuje:

  • otevření detailu,
  • filtrování podle stavu,
  • kontrolu průběhu.

Práce se skartační dávkou

Se skartační dávkou je možné pracovat následujícími způsoby:

Potvrzení skartace

  • dokumenty v dávce budou trvale odstraněny,
  • systém automaticky vytvoří skartační protokol.

Odložení skartace

  • skartace se posune o 1 rok.

Detail dokumentu

Každý dokument ve skartační dávce obsahuje:

  • důvod zařazení do skartace,
  • datum archivace,
  • vypočtené datum skartace,
  • informace o potvrzení / odložení,
  • vazbu na archiv a agendu.

Detail dokumentu lze zobrazit samostatně z přehledu dávky.

Notifikace

Po vygenerování dávky:

  • jsou informováni příslušní správci modulu,
  • dostanou:
    • notifikaci
    • přímý odkaz na dávku.

Skartační protokol

Při potvrzení skartace systém automaticky generuje:

  • skartační protokol,
  • který obsahuje:
    • seznam skartovaných dokumentů,
    • identifikaci dávky,
    • datum skartace,
    • auditní stopu.

Protokol slouží jako:

  • doklad o provedené skartaci,
  • auditní stopa.
     

Důležité principy

  • ??skartace je nevratná operace,
  • dokument musí být před skartací vždy:
    • archivovaný,
    • správně zařazený typem,
    • s nastavenou lhůtou,
    • s validní datem
  • systém automaticky hlídá splnění podmínek.

Doporučené postupy

  • pravidelně kontrolujte skartační dávky,
  • před potvrzením skartace ověřte obsah dávky,
  • neodkládejte skartaci bez důvodu
  • využívejte odložení v případě nejistoty,
  • nastavujte skartační lhůty v souladu s legislativou, kontrolujte správnost skartačních lhůt
  • archivní nastavení řešte systémově (ne ručně v dávkách)
  • uchovávejte skartační protokoly jako evidenční dokumenty. 

Shrnutí

Záložka Skartace dokumentů:

  • automaticky vytváří dávky dle pravidel,
  • umožňuje kontrolované mazání dokumentů,
  • funguje napříč všemi moduly,
  • je klíčová pro compliance a audit,
  • navazuje na archivaci a systémové agendy,
  • podporuje dodržování legislativy a interních pravidel,
  • uzavírá životní cyklus dokumentů v systému.