Nastavení
Záložka Nastavení slouží ke konfiguraci chování modulu Vnitřní předpisy a správě jeho základních struktur.
Obsahuje tři části:
- Nastavení modulu → globální pravidla (schvalování, povinné seznámení)
- Složky → struktura dokumentů
- Nastavení notifikací → řízení upozornění pro uživatele
👉 Nastavení ovlivňuje fungování celého modulu a způsob práce s dokumenty.
Důležité principy
- nastavení je globální pro celý modul
- změny ovlivňují všechny dokumenty
- některé funkce (např. schvalování) zásadně ovlivňují workflow
Nastavení modulu
Záložka Nastavení modulu slouží k nastavení základních pravidel fungování modulu.
Umožňuje:
- nastavit, zda dokumenty podléhají schvalování
- povolit nebo omezit používání povinného seznámení
- definovat základní pravidla práce s dokumenty
👉 Nastavení ovlivňuje chování celého modulu a platí pro všechny dokumenty.
Zapnutí / vypnutí schvalování
- Najděte volbu: 👉 Dokumenty VP musí být před zveřejněním schválené
- Nastavte:
- ✅ zapnuto → dokumenty musí projít schválením
- ❌ vypnuto → lze zveřejnit bez schvalování
Povolení povinného seznámení
- Najděte volbu: 👉 Povolit povinné seznámení s VP
- Nastavte:
- ✅ zapnuto → lze používat povinné seznámení
- ❌ vypnuto → funkce není dostupná
Uložení nastavení
- Klikněte: Uložit
👉 Výsledek: nastavení se aplikuje na celý modul
Důležité principy
- schvalování ovlivňuje celý workflow
- povinné seznámení je dostupné jen pokud je povoleno
- změny se projeví okamžitě
Shrnutí
Záložka Nastavení modulu:
- určuje základní pravidla práce
- ovlivňuje schvalování a seznámení
Složky
Záložka Složky slouží k organizaci dokumentů do přehledné struktury (hierarchie). Rozdělení složek může například odpovídat jednotlivým oddělením ve firmě nebo účelu, pro který jsou dokumenty ve složce určeny.
Vytvoření složky
- Vyberte umístění
- Klikněte Přidat složku
- Vyplňte název a pořadí
- Uložte
- 👉 Složka se objeví ve struktuře
Úprava složky
- Vyberte složku
- Upravte údaje
- Uložte
Smazání složky
- Klikněte Smazat
- ⚠️ Ověřte, že složka neobsahuje dokumenty
Přiřazení dokumentu
- Otevřete dokument
- Záložka Popis → Složka
Důležité principy
- složky neovlivňují přístup (bezpečnost)
- slouží pouze k organizaci
- podporují přehlednost
Shrnutí
Složky:
- zlepšují orientaci
- organizují dokumenty
Nastavení notifikací
Záložka Nastavení notifikací slouží k řízení systémových upozornění v platformě MySmartplace. Umožňuje uživatelům přizpůsobit si, jaké události chtějí sledovat a jakým způsobem o nich budou informováni.
Notifikace představují důležitý nástroj pro:
- sledování změn v systému,
- upozornění na nové úkoly a požadavky,
- kontrolu schvalovacích procesů a stavů agend.
Princip fungování
Platforma generuje notifikace automaticky na základě:
- změn v modulech (např. nové žádosti, schvalování),
- systémových událostí,
- aktivit uživatelů.
Notifikace jsou dostupné:
- přímo v aplikaci (ikona v horní části),
- případně formou upozornění e-mailu 1x denně (dle nastavení uživatele).
Nastavení notifikací
V záložce si uživatel může zvolit, které notifikace chce:
- zapnout,
- vypnout.
Poznámka: Možnost nastavení se vztahuje pouze na notifikace označené:
- tmavě šedým rámečkem s bílou fajfkou
Tyto notifikace jsou:
- uživatelsky konfigurovatelné.
Systémové notifikace
Některé notifikace:
- jsou definovány systémem,
- nelze je vypnout ani upravit.
Tyto notifikace slouží k:
- informování o důležitých systémových událostech,
- zajištění plynulého fungování procesů.
Zobrazení notifikací
Notifikace jsou zobrazovány pomocí ikon v záhlaví systému:
- Jedno tlačítko zvoneček
zobrazuje notifikace pro aktuální modul, ve kterém se právě nacházíte - Dvojitý zvoneček
zobrazuje notifikace napříč všemi moduly
Po kliknutí:
- se zobrazí přehled jednotlivých notifikací.
- po kliknutí na notifikaci se dostanete rovnou k vyřešení
Práce s notifikacemi:
- kliknutím na konkrétní notifikaci se uživatel automaticky přesměruje do příslušné části systému,
- kde může danou událost okamžitě řešit (např. schválit žádost, otevřít úkol, zobrazit dokument apod.).
Tím je zajištěno:
- rychlé zpracování požadavků,
- minimalizace kroků potřebných k jejich vyřízení.
Počty notifikací
- číslice u ikony signalizuje počet nevyřízených notifikací,
- slouží k rychlé orientaci v aktuálním stavu.
E-mailové notifikace
Uživatel si může zapnout zasílání přehledu notifikací e-mailem.
Nastavení se provádí v:
- Můj profil → Preference
Možnost:
- E-mail s přehledem notifikací
Výsledek:
- uživatel obdrží 1× denně e-mail s informací o počtu nevyřízených notifikací.
Důležité:
- e-mailové notifikace jsou ve výchozím stavu vypnuté,
- je nutné je aktivovat ručně.
Doporučené postupy
- zapněte si notifikace důležité pro vaši pracovní roli,
- pravidelně kontrolujte nové notifikace v systému,
- využívejte e-mailový přehled pro lepší orientaci,
- nevypínejte notifikace, které jsou důležité pro schvalovací procesy.
Shrnutí
Sekce Nastavení notifikací:
- umožňuje řídit zobrazování upozornění v systému,
- pomáhá uživatelům sledovat důležité události,
- kombinuje systémové a uživatelsky nastavitelné notifikace,
- podporuje efektivní práci a přehled o procesech.
