Žádosti
Záložka Žádosti slouží k evidenci a zpracování požadavků externích spolupracovníků. Umožňuje sledovat průběh řešení jednotlivých žádostí, komunikovat nad konkrétním požadavkem a uchovávat historii jeho zpracování.
Žádosti představují jednotné místo pro evidenci komunikace mezi spolupracovníkem a odpovědnou osobou. Díky tomu je možné jednoduše dohledat, kdo žádost založil, kdo ji řešil a kdy byla dokončena.
Přehled žádostí
Po otevření záložky se zobrazí seznam všech žádostí, ke kterým má uživatel oprávnění.
U každé žádosti jsou evidovány základní informace, například:
- název žádosti,
- žadatel,
- datum vytvoření,
- aktuální stav,
- datum realizace,
- osoba, která žádost vyřídila.
Přehled umožňuje rychlou orientaci v otevřených i již uzavřených požadavcích.
Detail žádosti
Podrobnosti žádosti zobrazíte pomocí tlačítka Detail.
V detailu žádosti lze zobrazit:
- obsah požadavku,
- historii zpracování,
- související komunikaci,
- přiložené soubory,
- informace o realizaci žádosti.
Detail představuje kompletní záznam průběhu řešení konkrétního požadavku.
Diskuse
Součástí každé žádosti je sekce Diskuse, která slouží ke komunikaci mezi žadatelem a osobami odpovědnými za vyřízení požadavku.
Do diskuse lze přidávat:
- zprávy,
- komentáře,
- doplňující informace,
- přílohy.
Veškerá komunikace zůstává uchována jako součást historie žádosti.
Používání diskuse přímo v žádosti usnadňuje dohledání informací a eliminuje potřebu komunikace mimo systém.
Vyřízení žádosti
Po dokončení zpracování požadavku označí odpovědná osoba žádost pomocí tlačítka Označit jako vyřízené.
Po uzavření žádosti systém automaticky zaznamená:
- datum realizace,
- uživatele, který žádost vyřídil.
Tyto informace se následně zobrazují v detailu i přehledu žádostí.
Současně je o vyřízení žádosti informován žadatel prostřednictvím systémové notifikace.
Historie žádostí
Všechny žádosti zůstávají v systému evidovány i po jejich vyřízení.
Je tak možné kdykoliv dohledat:
- původní požadavek,
- komunikaci mezi účastníky,
- způsob řešení,
- odpovědnou osobu,
- datum realizace.
Historie žádostí slouží jako důležitá evidence komunikace a provedených kroků.
Doporučené postupy
✅ Veďte veškerou komunikaci prostřednictvím diskuse u žádosti.
✅ Přikládejte k žádostem související dokumenty a podklady.
✅ Po dokončení řešení vždy označte žádost jako vyřízenou.
✅ Pravidelně kontrolujte otevřené požadavky.
✅ Historické žádosti nemažte, slouží jako auditní stopa a evidence komunikace.