Můj výkaz práce

  2. Dokumentace systému
  3. Zakázkový systém
  4. Můj výkaz práce

Můj výkaz práce

Záložka Můj výkaz práce slouží k evidenci času odpracovaného na zakázkách. Každý pracovník zde zaznamenává práci, kterou provedl v rámci svých úkolů, projektů nebo dalších aktivit souvisejících s realizací zakázek.

Výkazy práce představují jeden z nejdůležitějších zdrojů dat v Zakázkovém systému. Nejde pouze o evidenci odpracovaných hodin. Každý vykázaný výkon je automaticky oceněn podle zvolené sazby a promítá se do ekonomiky zakázky jako interní náklad.

Výkazy práce tak tvoří základ pro:

  • sledování skutečně odpracovaného času,
  • výpočet interních nákladů zakázek,
  • vyhodnocování ziskovosti projektů,
  • kontrolu vytížení pracovníků,
  • controlling a reporting,
  • vyhodnocování efektivity práce,
  • plánování budoucích kapacit.

Každý zapsaný výkon ovlivňuje ekonomické výsledky zakázky. Správnost a pravidelnost vykazování je proto zásadní pro kvalitní řízení projektů i celé společnosti. Každý uložený výkaz práce automaticky vytváří interní výkon a promítá se do ekonomiky zakázky.

Hlavní funkce

V záložce může uživatel:

  • vytvořit nový výkaz práce,
  • evidovat práci na konkrétní zakázce,
  • vybrat odpovídající sazbu nebo typ práce,
  • doplnit popis vykonané činnosti,
  • zobrazit historické výkazy práce,
  • upravit nebo odstranit vlastní záznam,
  • sledovat souhrny vykázané práce podle sazeb a zakázek.

Součástí stránky jsou také průběžné sumarizace, které poskytují okamžitý přehled o vykázaných hodinách a jejich rozdělení mezi jednotlivé zakázky.

Screenshot_7.png

Vytvoření výkazu práce

Výkaz práce vzniká zaznamenáním skutečně odpracovaného času.

Při vytváření nového záznamu pracovník vybírá:

  • datum provedené práce,
  • zakázku,
  • typ práce (sazbu),
  • počet odpracovaných hodin,
  • popis vykonané činnosti.

Popis práce by měl co nejlépe vystihovat skutečně provedenou činnost. Kvalitní popisy usnadňují manažerům zakázek kontrolu realizace a následné vyhodnocování nákladů.

Výkazy lze zobrazovat:

  • po dnech,
  • po projektech,
  • za vybrané období,
  • za vybraný projekt.

Screenshot_8.png

Vazba na úkoly

Záložka je přímo propojena s modulem Správa úkolů.

Pokud pracovník plní úkol navázaný na zakázku, může být vykázaná práce propojena právě s tímto úkolem. Systém tak vytváří návaznost mezi:

  • zadáním práce,
  • plněním úkolu,
  • vykázaným výkonem,
  • náklady zakázky.
Pokud je dosažen časový limit úkolu, systém neumožní vykázat další práci. Pro pokračování je nutné navýšení limitu úkolu oprávněnou osobou.

Manažeři zakázek mohou následně snadno dohledat, jaké činnosti byly vykonány, kdo je provedl a kolik času jejich realizace zabrala.

Screenshot_9.png

Screenshot_10.png

Automatické vytváření výkazů práce z úkolů

Zakázkový systém umožňuje automatické vytváření výkazů práce ze splněných úkolů.

Tato funkcionalita propojuje každodenní operativní práci s ekonomickým vyhodnocováním zakázek a eliminuje potřebu dvojího zadávání stejných údajů.

Automatické vytvoření výkazu práce proběhne, pokud je u úkolu nastaveno:

  • propojení na zakázku,
  • sazba pracovníka,
  • časový limit úkolu.

Po označení úkolu jako Hotový systém připraví podklady pro vytvoření výkazu práce.

Vytvoření výkazu následně provádí automatizovaný proces, který je spouštěn plánovanou úlohou systému. Ve většině implementací probíhá zpracování během nočních hodin.

Do vytvořeného výkazu práce se automaticky převezmou:

  • pracovník,
  • zakázka,
  • sazba,
  • počet hodin podle nastaveného časového limitu úkolu,
  • vazba na původní úkol.

Díky tomu vznikne zároveň interní výkon zakázky a odpovídající interní náklad.

Úkol bez schvalování

Pokud není vyžadováno schválení zadavatelem:

  1. Pracovník označí úkol jako Hotový.
  2. Systém připraví podklady pro vykázání práce.
  3. Automatizovaný proces vytvoří výkaz práce.
  4. Interní výkon se promítne do ekonomiky zakázky.

Úkol se schvalováním zadavatelem

Pokud je aktivní volba Povinné uzavření úkolu zadavatelem:

  1. Pracovník označí úkol jako Hotový.
  2. Zadavatel obdrží notifikaci.
  3. Zadavatel dokončení úkolu schválí.
  4. Automatizovaný proces vytvoří výkaz práce.
  5. Výkon se promítne do zakázky a jejích nákladů.

Dokud není úkol schválen, nevzniká výkaz práce ani interní výkon zakázky.

Důležité pravidlo

Automatické vykázání práce funguje pouze u úkolů, které jsou správně propojeny se zakázkou.

Pokud úkol nemá nastavenou zakázku nebo sazbu:

  • nevytvoří se výkaz práce,
  • nevznikne interní výkon,
  • nevzniknou náklady na zakázce,
  • výkon nebude zahrnut do ekonomického vyhodnocení projektu.

Sazby a interní náklady zakázky

Každý výkaz práce je navázán na konkrétní sazbu.

Sazba představuje ocenění práce pracovníka nebo typu činnosti a slouží k automatickému výpočtu interních nákladů zakázky.

Po uložení výkazu systém automaticky:

  1. vytvoří interní výkon,
  2. vypočítá jeho finanční hodnotu,
  3. zařadí jej do ekonomiky příslušné zakázky.

Příklad:

  • pracovník vykáže 2 hodiny práce,
  • použije sazbu 300 Kč za hodinu,
  • systém vytvoří interní výkon v hodnotě 600 Kč.

Takto vypočtené náklady se následně promítají do:

  • bilance zakázky,
  • plánů a rozpočtů,
  • vyúčtování,
  • controllingových sestav,
  • vyhodnocení ziskovosti projektů.

Díky tomu mohou manažeři sledovat nejen počet odpracovaných hodin, ale také skutečné personální náklady vznikající na jednotlivých zakázkách.

Screenshot_12.png

Omezení zpětného vykazování

Organizace může nastavit maximální období, za které je možné práci vykazovat zpětně.

Toto omezení slouží především k:

  • zachování aktuálnosti dat,
  • správnému vyhodnocování ekonomiky zakázek,
  • uzavírání účetních a mzdových období.

Po uplynutí stanoveného limitu již není možné záznam vytvořit nebo upravit.

Další omezení mohou vzniknout v případě:

  • uzavření zakázky,
  • uzamčení období,
  • provedení účetní uzávěrky,
  • provedení mzdové uzávěrky.

Úpravy a odstranění výkazů

Chybně zadaný výkaz lze opravit prostřednictvím funkce úpravy.

Nejčastěji se opravuje:

  • počet hodin,
  • sazba,
  • datum výkonu,
  • zakázka,
  • popis práce.

Možnost editace závisí na nastavených pravidlech organizace a na tom, zda se záznam nachází v otevřeném období.

Odstranění výkazu je nevratná operace, která může ovlivnit ekonomické výsledky zakázky. Doporučuje se proto používat ji pouze v případě skutečně chybně vytvořeného záznamu.

Screenshot_11.png

Specifická pravidla

Přístup k zakázkám je ovlivněn nejen rolí uživatele, ale také jeho figurováním.

Uživatel může vykazovat práci pouze na těch zakázkách, ke kterým má přidělený přístup.

Dostupnost jednotlivých sazeb může být rovněž omezena nastavením uživatele.

Pokud organizace využívá synchronizaci uživatelů z kontraktů, mohou se dostupné zakázky nebo sazby automaticky měnit podle aktuálního pracovního zařazení uživatele.

Návaznosti na ostatní moduly

Správa úkolů

Dokončené úkoly mohou být podkladem pro vykázání práce. Vykázané výkony jsou navázány na konkrétní úkoly a zakázky.

Zakázky

Každý výkaz práce automaticky vytváří interní výkon zakázky. Ten se následně promítá do ekonomiky projektu a ovlivňuje jeho bilanci.

Výkazy práce

Vedoucí pracovníci a manažeři mohou sledovat výkazy práce svých podřízených. Rozsah zobrazených zaměstnanců je ovlivněn přidělenou rolí a figurováním uživatele.

Kromě odpracovaných hodin mohou oprávnění uživatelé sledovat také finanční hodnotu jednotlivých výkonů v Kč a kontrolovat tak náklady vznikající na zakázkách.

Efektivita

Vykázaná práce může být využívána pro výpočet efektivity zaměstnanců a dalších výkonových ukazatelů.

Sestavy

Výkazy práce vstupují do manažerských, ekonomických a controllingových reportů.

Doporučené postupy

✅ Vykazujte práci průběžně, ideálně každý pracovní den.

✅ Do popisu práce uvádějte konkrétní vykonanou činnost, nikoliv obecné označení typu „práce na zakázce“.

✅ Pravidelně kontrolujte správnost přiřazené zakázky a sazby.

✅ Neodkládejte vykazování na konec měsíce. Zvyšujete tím přesnost ekonomických dat i kvalitu reportů.

✅ Před odstraněním výkazu vždy ověřte, zda nebude ovlivněno vyhodnocení zakázky nebo související sestavy.

✅ Pokud nevidíte očekávanou zakázku nebo sazbu, ověřte své figurování a nastavení oprávnění.

✅ Pamatujte, že každá vykázaná hodina se automaticky promítá do nákladů zakázky a ovlivňuje její výslednou ziskovost.

✅ Úkoly související se zakázkou zakládejte ideálně přímo ze zakázky, aby byly správně nastaveny všechny vazby.

✅ U pravidelně vykonávaných činností využívejte automatické vytváření výkazů práce ze splněných úkolů.

✅ Pravidelně kontrolujte návaznost mezi splněnými úkoly, vytvořenými výkazy práce a interními výkony zakázek.

Výkazy práce se zobrazují v přehledné tabulce. Pro rychlou orientaci je možné výkazy filtrovat podle datumu a projektu.

Do pole Úkol se automaticky propisují hotové úkoly ze Správy úkolů, jsou-li provázány se zakázkou. V poli Typ práce (sazba) je předvyplněna výchozí sazba pracovníka.

Změna výchozí sazby

Výchozí sazbu pracovníka má oprávnění změnit administrátor modulu Zakázkový systém, a to v sekci Správa uživatelů.

Limit pro zpětný zápis práce

Doporučujeme provádět vykazování práce na denní bázi, nejpozději 7 dnů zpětně. Limit pro zpětný výkaz nastavuje administrátor modulu Zakázkový systém, a to v sekci Správa uživatelů v poli Limit kalendáře.

Úprava/odstranění výkazu práce

Chybné vykázání práce lze dodatečně upravit ikonou  nebo odstranit ikonou  . Provedení úpravy výkazu má svá omezení – nelze zpětně editovat záznamy, které:

  • jsou starší než stanovené období pro zpětné zápisy (limit pro zpětný záznam),
  • jsou vedeny v uzavřené zakázce (zakázka musí být aktivní),
  • jsou vedeny v uzamčeném období (po kontrole s účetnictvím a uzavření mezd).

Sumarizace po zakázkách / sazbách

v dolní části výkazu se můžete podívat přehledně na sumarizaci vykázané pracovní doby a to podle zakázky či podle sazby.