Skartace dokumentů

Skartace dokumentů

Popis funkcionality

Záložka Skartace dokumentů slouží k řízení finální fáze životního cyklu dokumentů v platformě MySmartplace – tedy jejich vyřazování a trvalého odstranění na základě předem definovaných skartačních pravidel.

Umožňuje:

• evidovat dokumenty určené ke skartaci,
• spravovat tzv. skartační dávky,
• kontrolovat a schvalovat samotné odstranění dokumentů,
• generovat skartační protokoly.

Funkcionalita podporuje:

• dodržování legislativních požadavků,
• systematickou správu archivovaných dat,
• transparentní evidenci odstraněných dokumentů.

Vazba na archivaci a agendy archivů

Záložka Skartace dokumentů je přímo závislá na:

• nastavení v záložce Systémové agendy archivů,
• principu popsaném v kapitole Automatická archivace a skartace napříč moduly.

Princip fungování:

Dokument je zařazen do skartace pouze pokud:

• je ve stavu Archivovaný,
• má vyplněno pole Začátek archivační lhůty,
• má přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou,
• je vypočtené datum skartace starší než 1. leden aktuálního roku

Výpočet data skartace

Systém pracuje s následující logikou:

• Datum archivace + skartační lhůta (roky) = datum skartace

Dokument je zařazen do skartační dávky, pokud:

• datum skartace < 1.1. aktuálního roku

?? Příklad:

• archivace: 15. 3. 2018
• lhůta: 5 let
• datum skartace: 15. 3. 2023
• → do dávky bude zařazen v roce 2026

Generování skartačních dávek

Způsob spuštění

Skartační dávky vznikají:

• Automaticky
  
  • probíhá pomocí naplánované úlohy (robot),
  • spouští se jednou ročně v období 1.–8. ledna, 
  • pokud dojde k chybě, systém opakuje pokus v tomto okně.
• Ručně
  
  • tlačítkem „Generovat další skartační dávku ručně“,
  • kdykoliv během roku (okamžité zpracování). 
     

Podmínky generování

Skartační dávka se nevytvoří, pokud:

• existuje nevyřízená dávka ve stavu:
  • Nová
  • Potvrzená
• (u automatického běhu) již byla dávka v daném roce vytvořena.

V takovém případě systém:

• nevytváří další dávku,
• pouze upozorní správce.

Struktura skartačních dávek

Co dávka obsahuje

• dokumenty připravené ke skartaci,
• dokumenty již skartované,
• metadata o vzniku a průběhu,
• důvod zařazení dokumentu.

?? Dávka může být vytvořena i bez dokumentů – slouží jako doklad o provedení generování.

Rozdělení podle modulů

Skartační dávky se generují po jednotlivých modulech:

• Evidence Majetku → 1 dávka za modul
• Zakázkový systém → 1 dávka za každou instanci (každý zakázkový systém)
• Personální agenda Zaměstnanci → 1 dávka za modul
• Spolupracovníci → samostatná dávka
• Digitální archivv (uživatelské agendy) → 1 společná dávka

Specifické chování (důležité)

Modul Personální agenda

• skartují se pouze dokumenty uživatelů:
  • kteří nemají žádný aktivní pracovní poměr
• aktivním zaměstnancům (mají alespoň jeden aktivní kontrakt) se dokumenty nikdy neskartují.

Modul Spolupracovníci

• řešeni odděleně,
• zabráněno duplicitní skartaci (sdílené agendy).
   

Modul Zakázkový systém

• každý zakázkový systém generuje samostatnou dávku,
• data ze zakázek i partnerů jsou sloučena.

Zobrazení přehledu

Přehled obsahuje:

• ID dávky
• stav (Nová / Odloženo / Potvrzeno / Smazáno)
• modul
• datum vytvoření
• počet dokumentů

Umožňuje:

• otevření detailu,
• filtrování podle stavu,
• kontrolu průběhu.

Práce se skartační dávkou

Se skartační dávkou je možné pracovat následujícími způsoby:

Potvrzení skartace

• dokumenty v dávce budou trvale odstraněny,
• systém automaticky vytvoří skartační protokol.

Odložení skartace

• skartace se posune o 1 rok.

Detail dokumentu

Každý dokument ve skartační dávce obsahuje:

• důvod zařazení do skartace,
• datum archivace,
• vypočtené datum skartace,
• informace o potvrzení / odložení,
• vazbu na archiv a agendu.

Detail dokumentu lze zobrazit samostatně z přehledu dávky.

Notifikace

Po vygenerování dávky:

• jsou informováni příslušní správci modulu,
• dostanou:
  • notifikaci
  • přímý odkaz na dávku.

Skartační protokol

Při potvrzení skartace systém automaticky generuje:

• skartační protokol,
• který obsahuje:
  • seznam skartovaných dokumentů,
  • identifikaci dávky,
  • datum skartace,
  • auditní stopu.

Protokol slouží jako:

• doklad o provedené skartaci,
• auditní stopa.
   

Důležité principy

• ??skartace je nevratná operace,
• dokument musí být před skartací vždy:
  • archivovaný,
  • správně zařazený typem,
  • s nastavenou lhůtou,
  • s validní datem
• systém automaticky hlídá splnění podmínek.

Doporučené postupy

• pravidelně kontrolujte skartační dávky,
• před potvrzením skartace ověřte obsah dávky,
• neodkládejte skartaci bez důvodu
• využívejte odložení v případě nejistoty,
• nastavujte skartační lhůty v souladu s legislativou, kontrolujte správnost skartačních lhůt
• archivní nastavení řešte systémově (ne ručně v dávkách)
• uchovávejte skartační protokoly jako evidenční dokumenty. 

Shrnutí

Záložka Skartace dokumentů:

• automaticky vytváří dávky dle pravidel,
• umožňuje kontrolované mazání dokumentů,
• funguje napříč všemi moduly,
• je klíčová pro compliance a audit,
• navazuje na archivaci a systémové agendy,
• podporuje dodržování legislativy a interních pravidel,
• uzavírá životní cyklus dokumentů v systému.