Úvod
Modul Vnitřní předpisy (VP) slouží ke správě a distribuci interních firemních dokumentů, jako jsou směrnice, metodiky, normy a provozní pokyny.
Umožňuje:
- evidovat dokumenty na jednom místě
- publikovat jejich finální verze pro uživatele
- řízeně distribuovat dokumenty konkrétním uživatelům nebo celé organizaci
- sledovat, zda se uživatelé s dokumenty seznámili
👉 Modul poskytuje centralizovaný přehled všech vnitřních předpisů ve firmě a zajišťuje jejich kontrolované používání.
Co modul umožňuje v praxi
Díky modulu můžete:
- mít vždy k dispozici aktuální verze dokumentů
- zajistit, že dokument uvidí pouze relevantní uživatelé
- vynutit potvrzení seznámení u důležitých předpisů
- informovat uživatele o změnách pomocí notifikací
- dohledat, kdo dokument otevřel a potvrdil
👉 Modul pomáhá zajistit soulad s interními pravidly i legislativními požadavky.
Základní princip fungování
Každý dokument v systému:
- má vlastní kartu (detail dokumentu)
- obsahuje:
- zdrojové soubory (pro editaci a aktualizace)
- zveřejněné soubory (PDF) určené pro uživatele
- má definovanou dostupnost (veřejný / pouze pro pozvané)
- eviduje:
- historii změn
- jednotlivé verze
- seznámení uživatelů
👉 Systém tak umožňuje sledovat celý životní cyklus dokumentu od vytvoření až po jeho potvrzení uživateli.
Řízení přístupu a distribuce
Přístup k dokumentům je řízen dvěma způsoby:
- Veřejný dokument
→ dostupný všem uživatelům s přístupem
- Pouze pro pozvané
→ dostupný pouze vybraným uživatelům
👉 Redaktor rozhoduje o dostupnosti dokumentu při jeho vytváření nebo úpravě.
Schvalování dokumentů
Modul umožňuje řídit publikaci dokumentů pomocí schvalovacího procesu:
- pokud je schvalování zapnuté
→ každý dokument musí být před zveřejněním schválen
- pokud je schvalování vypnuté
→ dokument lze zveřejnit ihned
👉 Nastavení se provádí v záložce Nastavení modulu a ovlivňuje všechny dokumenty.
Povinné seznámení
U vybraných dokumentů lze nastavit: 👉 povinné seznámení s dokumentem
To znamená:
- uživatel musí dokument potvrdit
- bez potvrzení nemůže pokračovat v práci v systému
👉 Funkce se využívá zejména u důležitých předpisů (např. interní směrnice, BOZP).
👉 Nastavení se provádí v záložce Nastavení modulu a ovlivňuje všechny dokumenty.
Vazba na ostatní části systému
Modul Vnitřní předpisy je provázán s dalšími částmi platformy:
- Uživatelé
→ slouží k výběru osob, kterým budou dokumenty zpřístupněny
- Notifikace
→ informují uživatele o nových nebo aktualizovaných dokumentech
- Schvalovací procesy
→ umožňují řídit publikaci dokumentů před jejich zveřejněním
- Osobní menu uživatele
→ každý uživatel zde vidí dokumenty, které jsou mu zveřejněny
→ konkrétně v záložce Vnitřní předpisy
→ zde má přístup:
- ke všem dostupným dokumentům
- k dokumentům, které musí potvrdit (povinné seznámení)
👉 Uživatel má všechny relevantní dokumenty přehledně dostupné na jednom místě a může s nimi ihned pracovat.
Shrnutí
Modul Vnitřní předpisy:
- slouží ke správě a distribuci interních dokumentů
- umožňuje řídit jejich publikaci a dostupnost
- eviduje seznámení uživatelů
- zajišťuje, že zaměstnanci pracují s aktuálními informacemi
👉 Dokumenty jsou uživatelům dostupné přímo v jejich osobním menu v záložce Vnitřní předpisy, což zajišťuje jednoduchý a přehledný přístup.
Upozornění k odstranění dat:
Použitím příkazu Smazat kdekoliv v platformě MySmartplace dochází k trvalému odstranění dat. Tato akce je nevratná a nelze ji běžně vzít zpět.
V případě potřeby pokusu o obnovu dat je možné kontaktovat technickou podporu na adrese podpora@mysmartplace.cz. Obnovení dat nelze garantovat a provádí se pouze v případě, že to technické možnosti dovolují. Veškeré práce spojené s rekonstrukcí dat jsou zpoplatněny dle platných hodinových sazeb.