Můj osobní katalog úkolů
Záložka Můj osobní katalog úkolů slouží ke správě vlastních šablon úkolů.
Šablony představují vzory úkolů, které lze opakovaně používat pro ruční zadávání práce nebo pro automatické generování pravidelných úkolů.
Na rozdíl od záložky Zadané úkoly, kde pracujete s konkrétními úkoly, zde pracujete s jejich předlohami – tedy se šablonami, ze kterých úkoly teprve vznikají.
K čemu slouží osobní katalog
Osobní katalog umožňuje:
- vytvářet vlastní šablony úkolů,
- organizovat šablony do složek,
- vytvářet jednorázové úkoly ze šablon,
- automaticky generovat opakované úkoly,
- spravovat pracovníky, kterým lze úkoly ze šablon přidělovat,
- zobrazovat historii vygenerovaných úkolů.
Díky tomu není nutné stejné úkoly zadávat opakovaně ručně a lze jednoduše automatizovat pravidelně se opakující činnosti.
Jak vznikají šablony
Šablona může vzniknout dvěma způsoby:
Vytvořením nové šablony
Uživatel vytvoří šablonu přímo v záložce Můj osobní katalog úkolů pomocí tlačítka Nová šablona úkolu.
Vytvořením opakovaného úkolu
Pokud při zakládání úkolu zapnete opakování, systém vytvoří šablonu, ze které budou následně generovány jednotlivé úkoly.
Osobní katalog a katalogy úkolů
Je důležité rozlišovat mezi:
- Mým osobním katalogem úkolů,
- Katalogy úkolů.
Můj osobní katalog úkolů
Obsahuje šablony konkrétního uživatele.
Šablony zde spravuje jejich vlastník a nejsou standardně součástí firemních katalogů.
Katalogy úkolů
Slouží ke správě sdílených firemních nebo týmových šablon určených pro více uživatelů a procesů napříč organizací.
Důležité upozornění
⚠️ Pokud při vytváření opakovaného úkolu neurčíte katalog úkolů, vytvořená šablona se automaticky uloží do vašeho osobního katalogu.
To může být problém zejména u firemních nebo týmových procesů:
- ostatní uživatelé šablonu neuvidí,
- šablona nemusí být snadno dohledatelná,
- při změně pracovní pozice nebo ukončení pracovního poměru může být její správa komplikovanější,
- důležitý firemní proces se stává závislým na osobním katalogu konkrétního uživatele.
Doporučení:
Šablony používané více pracovníky ukládejte do příslušných firemních katalogů v záložce Katalogy úkolů.
Osobní katalog využívejte především pro vlastní nebo dočasné šablony.
Kdo vidí osobní katalog
Osobní katalog je určen především jeho vlastníkovi.
Pracovníci, kterým jsou ze šablon generovány nebo přidělovány úkoly, nevidí samotné šablony ani nemohou katalog spravovat. Vidí pouze úkoly, které jim byly přiděleny.
To znamená, že:
- pracovník může dostávat úkoly generované ze šablony,
- ale nemá automaticky přístup k její úpravě ani ke správě katalogu.
Pracovníci katalogu
Součástí katalogu je seznam Pracovníků katalogu.
Nejedná se o správce katalogu ani o uživatele s oprávněním měnit šablony. Tito pracovníci představují osoby, kterým lze úkoly ze šablon přidělovat nebo automaticky generovat.
Při vytváření nové šablony pak vybíráte pracovníky právě z tohoto seznamu.
Organizace šablon
Pro lepší přehlednost lze šablony organizovat do složek. Složky pomáhají oddělit různé oblasti práce, například:
- administrativu,
- údržbu,
- obchodní činnosti,
- jednotlivé projekty nebo zakázky.
Díky tomu lze i ve větším množství šablon snadno vyhledávat a udržovat pořádek.
Shrnutí
Můj osobní katalog úkolů představuje osobní knihovnu šablon úkolů.
Slouží k vytváření, správě a automatickému generování opakovaných úkolů.
Je určen především pro vlastní šablony uživatele, zatímco firemní a týmové procesy by měly být spravovány prostřednictvím záložky Katalogy úkolů.
Správné rozdělení šablon mezi osobní a firemní katalogy výrazně usnadňuje jejich dlouhodobou správu a zastupitelnost.
