Partneři

Databáze Vašich kontaktů se zobrazuje v sekci Partneři v přehledné tabulce. Pro rychlou orientaci je možné kontakty řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně, filtrovat podle typu (odběratel, dodavatel) a vyhledávat např. podle jména nebo IČ. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled kontaktů.

Ikona otevře v novém okně výpis identifikačních údajů partnera vedených v registru ARES.

Registrace nového partnera

Zařadit do Vašich kontaktů nového partnera lze jednoduše tlačítkem Registrace nového partnera, kdy ve vyvolaném okně vyplníte e-mailovou adresu partnera, systém mu zašle odkaz na formulář, kde uvede své údaje a uloží je do systému.

Dotazník zaslaný na e-mailovou adresu disponuje chytrými kontrolními funkcemi:

načtení údajů z ARES dle IČ,
doplnění údajů DIČ a vazby na Registr DPH,
kontrola čísel účtu s evidencí Finanční správy,
možnost uvedení neomezeného počtu kontaktních osob,
poskytnutí souhlasu s elektronickým zasíláním faktur.

Další způsob registrace nového partnera je tlačítkem Nový partner, kde ve vyvolaném okně podle IČ dotáhnete tlačítkem ARES/ADIS zbývající identifikační údaje z registru ekonomických subjektů. Uložením se nový partner okamžitě zapíše do systému.

Vaše kontakty můžete také hromadně nahrát do systému tlačítkem Import z Excelu.

Import z Excelu

Stáhněte si vzorovou excelovskou tabulku a do ní zkopírujte údaje Vašich obchodních partnerů. Jeden řádek tabulky = jeden partner. Věnujte pozornost povinným položkám a vyžadovanému formátování.

Nemějte obavy, že byste některý kontakt zavedli do systému dvakrát – systém při importu automaticky zkontroluje, zda partnera již eviduje, nebo vytváří nového. V případě nalezené shody údaje aktualizuje.

Jakmile excelovskou tabulku připravíte, zvolte tento soubor v importním formuláři. Aplikace sama zvaliduje importovaná data a po úspěšné kontrole provede import; o neúspěšné kontrole systém informuje chybovými notifikacemi.

Problémy v evidenci partnerů

Tlačítko Problémy v evidenci partnerů zobrazí historii problémů zjištěných při registraci partnerů. Doporučujeme nalezené problémy vyřešit, aby práce v modulu Zakázkový systém pro vás byla co nejpříjemnější.

Pokud je Váš partner členem skupinové registrace DPH, je třeba ručně doplnit údaje o skupinové registraci DIČ a čísla registrovaných účtů. V tomto případě doporučujeme využít také pole Poznámka, kde si poznamenejte, že jde o skupinovou registraci DIČ, a číslo skupinového DIČ. Bohužel aktuálně dostupné registry neumožňují automatické propojení a načtení těchto údajů.

Ruční doplnění registrovaných účtů u partnera je možné pouze v případě, kdy partnera zakládáte jako neplátce DPH.

Pokud je Váš partner fyzická osoba, která nemá IČ, ale je plátcem DPH, zadejte partnera a jeho údaje ručně. V tomto případě nepoužívejte tlačítko ARES/ADIS, protože tento partner není v registru ARES evidován a jeho údaje není možné automaticky doplnit.

Narazíte-li na problém, kdy víte, že Váš partner je plátcem DPH, má DIČ, a systém jej přesto nenačetl, doporučujeme obrátit se na MFCR.cz:

Mgr. Jan Sádlík (Jan.Sadlik@mfcr.cz) – projektový manažer IS ARES;
Ing. Martina Malátková (Martina.Malatkova@mfcr.cz) – vedoucí oddělení 7002 – Informační systémy.

Nastavte si u partnera také způsob odesílání objednávek a faktur z nabízených možností (písemně, e-mailem). V záložce Osoby můžete přidávat další kontaktní osoby partnerského subjektu.

Blacklist

Funkcionalita Blacklist zablokuje partnera v celé platformě MySmartplace. Tlačítko Blacklist vyvolá okno s žádostí o zařazení partnera na černou listinu nebo o jeho odstranění z listiny a historii dosavadních žádostí. Odeslání žádosti Vás přesměruje na stránku žádosti s možností spustit schvalovací proces v Panelu schvalování. K zablokování či odblokování partnera dojde až po schválení žádosti.

Partneři na černé listině jsou označeni .

Registrace

Tlačítko Registrace odešle Vašemu obchodnímu partnerovi na e-mailovou adresu výzvu k registraci do systému MySmartplace s přímým odkazem na registrační formulář s mnoha chytrými funkcionalitami, takže vyplnění formuláře je velmi pohodlné.

Historie partnera

Ikona vyvolá okno Historie partnera a zobrazí přehledně Objednávky, Vydané faktury, Přijaté faktury.

Dokumenty partnera

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží zvýrazněné pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky po přetažení souborů. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Ikonou lze zobrazit náhled dokumentu, je-li jeho formát pro náhled podporován.

Dokument je možné kdykoliv znovu stáhnout do počítače a také z archivu navždy odstranit.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Pozvat uživatele k dokumentu

Pro sdílení vybraných dokumentů s jiným uživatelem využijte funkci Pozvat uživatele k dokumentu. Ve vyvolaném okně zvolte uživatele a potvrďte tlačítkem Přidat. Uživatel je systémem notifikován o zpřístupnění vybraných dokumentů.

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete přesunout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Hromadné smazání

Smazat vybrané dokumenty umožňuje funkce Hromadné smazání. Pozor, tato akce je nevratná.