Partneři

Databáze Vašich kontaktů se zobrazuje v sekci Partneři v přehledné tabulce. Pro rychlou orientaci je možné kontakty řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně, filtrovat podle typu (odběratel, dodavatel) a vyhledávat např. podle jména nebo IČ. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled kontaktů.

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.

Ikona otevře v novém okně výpis identifikačních údajů partnera vedených v registru ARES.

Registrace nového partnera

Zařadit do Vašich kontaktů nového partnera lze jednoduše tlačítkem Registrace nového partnera, kdy ve vyvolaném okně vyplníte e-mailovou adresu partnera, systém mu zašle odkaz na formulář, kde uvede své údaje a uloží je do systému.

Dotazník zaslaný na e-mailovou adresu disponuje chytrými kontrolními funkcemi:

načtení údajů z ARES dle IČ,
doplnění údajů DIČ a vazby na Registr DPH,
kontrola čísel účtu s evidencí Finanční správy,
možnost uvedení neomezeného počtu kontaktních osob,
poskytnutí souhlasu s elektronickým zasíláním faktur.

Další způsob registrace nového partnera je tlačítkem Nový partner, kde ve vyvolaném okně podle IČ dotáhnete tlačítkem ARES/ADIS zbývající identifikační údaje z registru ekonomických subjektů. Uložením se nový partner okamžitě zapíše do systému.

Vaše kontakty můžete také hromadně nahrát do systému tlačítkem Import z Excelu.

Skupinové DIČ / Skupinové DPH
U některých subjektů může ARES vracet tzv. skupinové DIČ, které sdílejí firmy sdružené do jedné skupiny pro účely DPH. Pokud ARES vrátí skupinové DIČ, systém ho automaticky vyplní do pole DIČ partnera. U takového partnera se zobrazí označení, že jde o skupinové DIČ. DIČ je také možné ručně upravit.

Nespolehlivý plátce
Pokud je partner veden Finanční správou jako nespolehlivý plátce, systém na to upozorní.
Partnera lze bez omezení založit i pokud je nespolehlivý plátce. Informace o nespolehlivém plátci se zobrazí v seznamu partnerů, při výběru dodavatele (např. na faktuře) a v detailu partnera.

Import z Excelu

Stáhněte si vzorovou excelovskou tabulku a do ní zkopírujte údaje Vašich obchodních partnerů. Jeden řádek tabulky = jeden partner. Věnujte pozornost povinným položkám a vyžadovanému formátování.

Nemějte obavy, že byste některý kontakt zavedli do systému dvakrát – systém při importu automaticky zkontroluje, zda partnera již eviduje, nebo vytváří nového. V případě nalezené shody údaje aktualizuje.

Jakmile excelovskou tabulku připravíte, zvolte tento soubor v importním formuláři. Aplikace sama zvaliduje importovaná data a po úspěšné kontrole provede import; o neúspěšné kontrole systém informuje chybovými notifikacemi.

Problémy v evidenci partnerů

Tlačítko Problémy v evidenci partnerů zobrazí historii problémů zjištěných při registraci partnerů. Doporučujeme nalezené problémy vyřešit, aby práce v modulu Zakázkový systém pro vás byla co nejpříjemnější.

Pokud je Váš partner členem skupinové registrace DPH, je třeba ručně doplnit údaje o skupinové registraci DIČ a čísla registrovaných účtů. V tomto případě doporučujeme využít také pole Poznámka, kde si poznamenejte, že jde o skupinovou registraci DIČ, a číslo skupinového DIČ. Bohužel aktuálně dostupné registry neumožňují automatické propojení a načtení těchto údajů.

Ruční doplnění registrovaných účtů u partnera je možné pouze v případě, kdy partnera zakládáte jako neplátce DPH.

Pokud je Váš partner fyzická osoba, která nemá IČ, ale je plátcem DPH, zadejte partnera a jeho údaje ručně. V tomto případě nepoužívejte tlačítko ARES/ADIS, protože tento partner není v registru ARES evidován a jeho údaje není možné automaticky doplnit.

Narazíte-li na problém, kdy víte, že Váš partner je plátcem DPH, má DIČ, a systém jej přesto nenačetl, doporučujeme obrátit se na MFCR.cz:

Mgr. Jan Sádlík (Jan.Sadlik@mfcr.cz) – projektový manažer IS ARES;
Ing. Martina Malátková (Martina.Malatkova@mfcr.cz) – vedoucí oddělení 7002 – Informační systémy.

Nastavte si u partnera také způsob odesílání objednávek a faktur z nabízených možností (písemně, e-mailem). V záložce Osoby můžete přidávat další kontaktní osoby partnerského subjektu.

Blacklist

Funkcionalita Blacklist zablokuje partnera v celé platformě MySmartplace. Tlačítko Blacklist vyvolá okno s žádostí o zařazení partnera na černou listinu nebo o jeho odstranění z listiny a historii dosavadních žádostí. Odeslání žádosti Vás přesměruje na stránku žádosti s možností spustit schvalovací proces v Panelu schvalování. K zablokování či odblokování partnera dojde až po schválení žádosti.

Partneři na černé listině jsou označeni .

Registrace

Tlačítko Registrace odešle Vašemu obchodnímu partnerovi na e-mailovou adresu výzvu k registraci do systému MySmartplace s přímým odkazem na registrační formulář s mnoha chytrými funkcionalitami, takže vyplnění formuláře je velmi pohodlné.

Historie partnera

Ikona vyvolá okno Historie partnera a zobrazí přehledně Objednávky, Vydané faktury, Přijaté faktury.