Partneři

  2. Dokumentace systému
  3. Zakázkový systém
  4. Partneři

Partneři

Záložka Partneři slouží jako centrální evidence všech subjektů, se kterými organizace spolupracuje. Partner představuje obchodní subjekt, který může v systému vystupovat jako:

  • odběratel,
  • dodavatel,
  • zákazník,
  • obchodní partner,
  • státní instituce,
  • fyzická osoba.

Evidence partnerů tvoří základ pro práci v celém Zakázkovém systému. Na partnery navazují projekty, zakázky, objednávky, fakturace i další ekonomické procesy.

Správně vedená databáze partnerů pomáhá udržovat kvalitní data napříč systémem, zjednodušuje administrativu a umožňuje sledovat historii spolupráce s jednotlivými subjekty.

Screenshot_17.png

Hlavní funkce

Záložka Partneři umožňuje:

  • evidenci odběratelů a dodavatelů,
  • zakládání nových partnerů,
  • registraci partnerů prostřednictvím elektronického formuláře,
  • automatické načítání údajů z registru ARES,
  • import partnerů z Excelu,
  • správu kontaktních osob,
  • evidenci bankovních účtů,
  • sledování DPH a DIČ,
  • kontrolu nespolehlivých plátců,
  • propojení s modulem CRM,
  • evidenci historie spolupráce,
  • správu blacklistu partnerů
  • kontrolu kvality evidovaných údajů.

Evidence obchodních partnerů

Databáze partnerů slouží jako jednotný zdroj informací pro všechny navazující procesy.

U každého partnera lze evidovat například:

  • název společnosti,
  • identifikační údaje,
  • adresu,
  • IČ,
  • DIČ,
  • bankovní účty,
  • kontaktní osoby,
  • komunikační údaje,
  • způsob zasílání objednávek,
  • způsob zasílání faktur.

Evidovaný partner může být současně odběratelem i dodavatelem.

Přehled partnerů lze filtrovat podle různých parametrů a vyhledávat například podle názvu společnosti, IČ nebo DIČ.

Založení nového partnera

Nového partnera lze vytvořit několika způsoby.

Ruční založení partnera

Uživatel vytvoří nový záznam a vyplní potřebné identifikační údaje.

Tlačítko Nový partner slouží k okamžitému založení partnera přímo uživatelem.

Po zadání IČ je možné využít tlačítko ARES/ADIS, které automaticky načte dostupné údaje z veřejných registrů a předvyplní evidenci partnera. Tím se výrazně snižuje riziko chyb při zadávání a urychluje založení nového partnera.

Tento způsob je vhodný zejména tehdy, když potřebujete partnera ihned použít například na zakázce, objednávce nebo faktuře.

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Klikněte na Nový partner.
  3. Vyplňte identifikační údaje partnera.
  4. Zadejte IČ a použijte kontrolu přes ARES.
  5. Doplňte kontaktní údaje.
  6. Uložte partnera.

Screenshot_18.png

Screenshot_19.png

Registrace nového partnera

Použití tlačítka Registrace nového partnera je zaslání registračního odkazu přímo obchodnímu partnerovi.

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Klikněte na Registrace nového partnera.
  3. Vyplňte e-mail příjemce.
  4. Odešlete registrační odkaz.
  5. Partner vyplní registrační formulář.
  6. Po dokončení registrace se partner automaticky vytvoří v systému.

Partner po otevření odkazu vyplní registrační formulář a potřebné údaje se uloží do systému. Platnost zaslaného linku je 168 hodin. 

Tento způsob je vhodný zejména v případech, kdy:

  • partner poskytuje více kontaktních osob,
  • potřebujete ověřit aktuálnost údajů,
  • chcete získat potřebné souhlasy pro komunikaci a fakturaci.

Výhodou tohoto postupu je zejména:

  • získání aktuálních údajů přímo od partnera,
  • možnost zadání více kontaktních osob,
  • kontrola údajů proti veřejným registrům,
  • kontrola DIČ a DPH,
  • kontrola bankovních účtů,
  • možnost souhlasu s elektronickou fakturací.

Po dokončení registrace vzniká partner v systému automaticky a není vyžadováno další schvalování.

Screenshot_20.png

Screenshot_21.png

Import partnerů z excelu

Pokud organizace již eviduje své obchodní partnery v jiném systému, lze využít hromadný import z Excelu.

Import umožňuje:

  • založení nových partnerů,
  • aktualizaci existujících partnerů,
  • kontrolu duplicit,
  • automatickou validaci dat.

Pokud partner již existuje, systém aktualizuje evidované údaje a zabrání vytvoření duplicitního záznamu.

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Klikněte na tlačítko Import z Excelu.
  3. Stáhněte nebo připravte importní soubor v požadované struktuře.
  4. Vyplňte údaje o partnerech.
  5. Nahrajte soubor do systému.
  6. Spusťte kontrolu dat.
  7. Zkontrolujte případná upozornění na chyby nebo duplicity.
  8. Potvrďte import.
  9. Ověřte správnost importovaných záznamů v seznamu partnerů.

Výsledek importu

Systém při importu:

  • vytvoří nové partnery,
  • aktualizuje existující partnery,
  • kontroluje duplicity,
  • ověřuje povinné údaje,
  • zabraňuje vzniku duplicitních záznamů.

Import je vhodný zejména při prvotním nasazení systému nebo při přebírání dat z jiných aplikací.

Screenshot_22.png

Screenshot_23.png

Kontrola údajů pomocí ARES

Při práci s partnery systém využívá informace z veřejných registrů.

Funkce ARES pomáhá:

  • ověřovat existenci subjektu,
  • doplňovat identifikační údaje,
  • ověřovat DIČ,
  • kontrolovat adresu sídla,
  • identifikovat skupinové DIČ,
  • kontrolovat plátcovství DPH.

Používání údajů z ARES významně snižuje počet chyb v evidenci partnerů.

Skupinové DIČ (Skupinové DPH)

Některé společnosti využívají tzv. skupinové DIČ.

Pokud ARES vrátí skupinové DIČ, systém jej automaticky zapíše do evidence partnera a označí jej jako skupinové.

Tato informace pomáhá zejména účetním a pracovníkům fakturace při správném zpracování dokladů.

V případě potřeby lze hodnotu DIČ upravit ručně.

Nespolehlivý plátce

Pokud je partner evidován Finanční správou jako nespolehlivý plátce DPH, systém na tuto skutečnost upozorní.

Informace je zobrazována:

  • v seznamu partnerů,
  • v detailu partnera,
  • při výběru dodavatele na ekonomických dokladech.

Partnera lze do systému evidovat i v případě, že je veden jako nespolehlivý plátce. Informace slouží jako upozornění pro uživatele při schvalování a zpracování obchodních případů.

Bankovní účty a registrované účty

Systém umožňuje kontrolovat bankovní účty partnerů vůči dostupným registrům.

Součástí evidence jsou registrované účty využívané zejména pro DPH kontroly.

Ruční doplnění registrovaných účtů je možné pouze u partnerů evidovaných jako neplátci DPH.

Fyzické osoby bez IČ

Specifickou situací jsou fyzické osoby, které nemají IČ, ale současně jsou plátci DPH.

Takového partnera je nutné zadat ručně.

V těchto případech nepoužívejte načítání údajů pomocí ARES, protože partner není v registru ARES veden a systém jeho údaje nemůže automaticky dohledat.

Narazíte-li na problém, kdy víte, že Váš partner je plátcem DPH, má DIČ, a systém jej přesto nenačetl, doporučujeme obrátit se na MFCR.cz:

  • Mgr. Jan Sádlík (Jan.Sadlik@mfcr.cz) – projektový manažer IS ARES;
  • Ing. Martina Malátková (Martina.Malatkova@mfcr.cz) – vedoucí oddělení 7002 – Informační systémy.

Kontaktní osoby

U každého partnera lze evidovat neomezený počet kontaktních osob.

Díky tomu lze oddělit například:

  • obchodní kontakty,
  • fakturační kontakty,
  • technické kontakty,
  • osoby odpovědné za realizaci zakázek.

Kontaktní osoby mohou být následně využívány při komunikaci, zasílání objednávek nebo fakturaci.

Screenshot_28.png

Screenshot_26.png

Screenshot_27.png

Historie partnera

Každý partner má k dispozici vlastní historii spolupráce.

Uživatelé tak mohou jednoduše sledovat:

  • vydané faktury,
  • příchozí faktury,
  • objednávky,
  • další navázané ekonomické dokumenty.

Historie partnera umožňuje získat rychlý přehled o rozsahu spolupráce bez nutnosti vyhledávat informace v jednotlivých částech Zakázkového systému.

Screenshot_29.png

Screenshot_30.png

Blacklist partnerů

Funkce Blacklist slouží k řízení spolupráce s problematickými partnery.

Zařazení partnera na Blacklist

Blacklist slouží k zablokování partnera pro další používání v nových procesech.

Po zařazení na blacklist partner:

  • zůstává zachován v evidenci,
  • zůstává dostupná historie spolupráce,
  • přestává být nabízen při vytváření nových záznamů.

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Vyhledejte požadovaného partnera.
  3. Aktivujte volbu Blacklist.
  4. Uložte změnu.
  5. Pokud je nastaven schvalovací proces, odešle se požadavek ke schválení.
  6. Po schválení se partner zařadí na blacklist.

Výsledek

Partner již nebude nabízen například při:

  • zakládání nových obchodních případů,
  • vytváření nových zakázek,
  • dalším využití v navazujících procesech.

Historická data zůstávají zachována.

Vyřazení partnera z Blacklistu

Pokud pominou důvody blokace partnera, lze blacklist zrušit.

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Vyhledejte partnera zařazeného na blacklist.
  3. Zrušte příznak Blacklist.
  4. Uložte změnu.
  5. Pokud je nastaven schvalovací proces, odešle se požadavek ke schválení.
  6. Po schválení bude partner opět dostupný pro běžnou práci v systému.

Tyto tři postupy bych do finální kapitoly rozhodně doplnil. Jsou to přesně ty případy, které bývají častým dotazem uživatelů i zákaznické podpory.

zakazkovy_system_-_partneri_-_blacklist.png

Problémy v evidenci partnerů

Funkce Problémy v evidenci partnerů slouží ke kontrole kvality dat.

Systém pravidelně vyhodnocuje evidované partnery a upozorňuje na problémy, které mohou způsobovat komplikace při fakturaci, účetnictví nebo obchodních procesech.

Typicky se jedná například o:

  • chybějící údaj o plátci nebo neplátci DPH,
  • nesoulad údajů s registrem ARES,
  • nenalezený subjekt v ARES,
  • chybějící adresu,
  • chybějící stát,
  • chybějící PSČ,
  • neplatný formát IČ,
  • nesoulad názvu společnosti s registrem.

Doporučujeme tuto kontrolu pravidelně sledovat a nalezené problémy průběžně opravovat.

Kvalita dat partnerů významně ovlivňuje správné fungování celé ekonomické části systému.

Řešení problémů v evidenci partnerů

Postup

  1. Otevřete záložku Partneři.
  2. Klikněte na Problémy v evidenci partnerů.
  3. Vyberte nalezený problém.
  4. Klikněte na Upravit partnera.
  5. Opravte chybějící nebo nesprávné údaje.
  6. Uložte změny.
  7. Obnovte kontrolu partnerů.

7695c8ad-7484-497c-93d6-d0ebce58bb00.png

Specifická pravidla

Partner představuje sdílený objekt využívaný napříč celým Zakázkovým systémem.

Změna údajů partnera může ovlivnit:

  • fakturaci,
  • objednávky,
  • zakázky,
  • projekty,
  • ekonomické sestavy.

Před změnou základních identifikačních údajů doporučujeme vždy ověřit správnost navázaných dat.

Partner může být evidován i bez úplné identifikace, například při prvotním zpracování dokladu. Takový stav by však měl být pouze dočasný a údaje by měly být následně doplněny.

Role a přístup k partnerům

Přístup k evidenci partnerů je řízen rolí uživatele.

Role se nastavují v modulu Administrace a určují, zda může uživatel:

  • zobrazovat partnery,
  • zakládat nové partnery,
  • upravovat údaje partnerů,
  • pracovat s blacklistem,
  • provádět importy,
  • řešit problémy v evidenci partnerů.

Na rozdíl od projektů a zakázek nejsou partneři standardně omezeni přiřazením ke konkrétnímu partnerovi. Rozsah práce s partnery je primárně řízen přidělenou rolí.

Pokud uživatel nevidí požadované funkce nebo nemůže provádět očekávané operace, je vhodné ověřit nastavení jeho role v modulu Administrace.

Návaznosti na ostatní moduly

CRM

Pokud organizace využívá modul CRM, může být partner propojen s CRM subjektem.

CRM subjekt vzniká samostatně v modulu CRM a následně může být propojen s partnerem evidovaným v Zakázkovém systému.

Partner propojený s CRM je označen příznakem CRM.

Díky propojení získávají uživatelé jednotný pohled na:

  • obchodní komunikaci,
  • aktivity,
  • plánované aktivity,
  • kontaktní osoby,
  • historii spolupráce,
  • vazby na jednotlivé Zakázkové systémy.

Z prostředí CRM je možné zobrazit všechny navázané Zakázkové systémy a historii partnera v jednotlivých organizacích.

Propojení CRM a Zakázkového systému významně usnadňuje předávání informací mezi obchodním a realizačním týmem.

Propojení vytváří jednotný pohled na obchodní vztah se zákazníkem nebo dodavatelem. Uživatelé tak mohou pracovat s informacemi z obou modulů současně a sledovat:

  • obchodní komunikaci,
  • aktivity a plánované aktivity,
  • obchodní příležitosti,
  • kontaktní osoby,
  • historii spolupráce,
  • vazby na jednotlivé Zakázkové systémy.

Po otevření CRM subjektu je k dispozici záložka Zakázkové systémy, která zobrazuje vazby mezi CRM subjektem a jednotlivými evidencemi partnerů v Zakázkových systémech.

Díky tomu vzniká jednotná evidence obchodních i ekonomických informací napříč platformou MySmartplace.

Screenshot_13.png

Screenshot_14.png

Screenshot_15.png

Screenshot_16.png

Doporučené postupy

✅ Využívejte zakládání partnerů pomocí ARES a minimalizujte ruční přepisování údajů.

✅ Pravidelně kontrolujte obrazovku Problémy v evidenci partnerů a řešte nalezené nesrovnalosti.

✅ Udržujte aktuální kontaktní osoby a jejich kontaktní údaje.

✅ Před založením nového partnera vždy ověřte, zda již není v systému evidován.

✅ U partnerů propojených s CRM využívejte jednotnou evidenci informací v obou modulech.

✅ U významných obchodních partnerů pravidelně kontrolujte správnost DIČ, DPH a bankovních účtů.

✅ Partnery zařazujte na blacklist pouze ve výjimečných případech a vždy s jasným odůvodněním.

✅ Nenechávejte dlouhodobě v systému partnery s neúplnými nebo neověřenými údaji.