Skartace dokumentů

Skartace dokumentů

Záložka Skartace dokumentů slouží k řízení poslední fáze životního cyklu dokumentů – jejich vyřazení a trvalého odstranění.

Umožňuje:

• evidovat dokumenty připravené ke skartaci
• spravovat tzv. skartační dávky
• kontrolovat dokumenty před smazáním
• potvrdit nebo odložit skartaci
• generovat skartační protokol

👉 Skartace zajišťuje:

• dodržení legislativních lhůt
• řízené mazání dokumentů
• auditní stopu odstranění

Praktické použití / postup

Kontrola skartační dávky

• Otevřete záložku Skartace dokumentů.
• V seznamu vyberte konkrétní skartační dávku.
• Klikněte na otevření (ikona oka).
• Zkontrolujte seznam dokumentů:
  • typ dokumentu
  • datum archivace
  • skartační datum

✔ Výsledek: máte přehled, co bude skartováno.

Potvrzení skartace (trvalé smazání)

• Otevřete skartační dávku.
• Klikněte na Potvrdit skartaci.
• Potvrďte akci.

⚠️ Výsledek:

• dokumenty budou trvale odstraněny
• nelze obnovit
• systém vytvoří skartační protokol

Odložení skartace

• Otevřete skartační dávku.
• Klikněte na Odložit skartaci.

✔ Výsledek:

• dokumenty zůstanou zachovány
• skartace se posune o 1 rok

Ruční vytvoření skartační dávky

• Klikněte na Generovat skartační dávku ručně.
• ✔ Výsledek: systém okamžitě vytvoří novou dávku (pokud jsou splněny podmínky)

Struktura / prvky obrazovky

Přehled skartačních dávek

Zobrazuje:

• ID dávky
• Stav
  • Nová
  • Odloženo
  • Potvrzeno
  • Smazáno
• Modul
• Datum vytvoření
• Počet dokumentů

Detail skartační dávky

Obsahuje:

• seznam dokumentů
• důvod zařazení
• datum archivace
• skartační datum
• vazbu na archiv

Ovládací prvky

• Potvrdit skartaci
• Odložit skartaci
• Detail dokumentu
• případně filtrování a vyhledávání

Podmínky zařazení do skartace

Dokument se dostane do skartační dávky pouze pokud:

✅ je ve stavu Archivovaný
✅ má vyplněné Začátek archivační lhůty
✅ má přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou
✅ uplynula skartační lhůta

Výpočet skartační lhůty

Klíčové pravidlo
📌 Skartační lhůta se nepočítá od konkrétního dne
👉 začíná vždy 1. ledna následujícího roku po archivaci

Příklad

• archivace: 15. 3. 2020
• skartační lhůta: 5 let
  ➡️ začátek běhu: 1. 1. 2021
  ➡️ skartační datum: 1. 1. 2026
• 👉 dokument může být skartován od roku 2026

Skartační dávky

Co je skartační dávka

• skupina dokumentů určených ke skartaci
• základní jednotka práce

Jak dávky vznikají

• Automaticky
  
  • systémem (robot)
  • 1× ročně (začátkem roku)
• Ručně
  • kliknutím na tlačítko Generovat skartační dávku

Kdy se dávka nevytvoří

• existuje nevyřízená dávka:
  • Nová
  • Potvrzená
• (u automatu) už byla v daném roce vytvořena

Co dávka obsahuje

• dokumenty ke skartaci
• metadata
• auditní informace

👉 Dávka může vzniknout i bez dokumentů (evidence běhu procesu).

 

Skartace dokumentů

Záložka Skartace dokumentů slouží k řízení finální fáze životního cyklu dokumentů v platformě MySmartplace – tedy jejich vyřazování a trvalého odstranění na základě předem definovaných skartačních pravidel.

Umožňuje:

• evidovat dokumenty určené ke skartaci,
• spravovat tzv. skartační dávky,
• kontrolovat a schvalovat samotné odstranění dokumentů,
• generovat skartační protokoly.

Funkcionalita podporuje:

• dodržování legislativních požadavků,
• systematickou správu archivovaných dat,
• transparentní evidenci odstraněných dokumentů.

Vazba na archivaci a agendy archivů

Záložka Skartace dokumentů je přímo závislá na:

• nastavení v záložce Systémové agendy archivů,
• principu popsaném v kapitole Automatická archivace a skartace napříč moduly.

Princip fungování:

Dokument je zařazen do skartace pouze pokud:

• je ve stavu Archivovaný,
• má vyplněno pole Začátek archivační lhůty,
• má přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou,
• je vypočtené datum skartace starší než 1. leden aktuálního roku

Výpočet data skartace

Systém pracuje s následující logikou:

• Datum archivace + skartační lhůta (roky) = datum skartace

Dokument je zařazen do skartační dávky, pokud:

• datum skartace < 1.1. aktuálního roku

?? Příklad:

• archivace: 15. 3. 2018
• lhůta: 5 let
• datum skartace: 15. 3. 2023
• ? do dávky bude zařazen v roce 2026

Generování skartačních dávek

Způsob spuštění

Skartační dávky vznikají:

• Automaticky
  
  • probíhá pomocí naplánované úlohy (robot),
  • spouští se jednou ročně v období 1.–8. ledna, 
  • pokud dojde k chybě, systém opakuje pokus v tomto okně.
• Ručně
  
  • tlačítkem „Generovat další skartační dávku ručně“,
  • kdykoliv během roku (okamžité zpracování). 
     

Podmínky generování

Skartační dávka se nevytvoří, pokud:

• existuje nevyřízená dávka ve stavu:
  • Nová
  • Potvrzená
• (u automatického běhu) již byla dávka v daném roce vytvořena.

V takovém případě systém:

• nevytváří další dávku,
• pouze upozorní správce.

Struktura skartačních dávek

Co dávka obsahuje

• dokumenty připravené ke skartaci,
• dokumenty již skartované,
• metadata o vzniku a průběhu,
• důvod zařazení dokumentu.

?? Dávka může být vytvořena i bez dokumentů – slouží jako doklad o provedení generování.

Rozdělení podle modulů

Skartační dávky se generují po jednotlivých modulech:

• Evidence Majetku ? 1 dávka za modul
• Zakázkový systém ? 1 dávka za každou instanci (každý zakázkový systém)
• Personální agenda Zaměstnanci ? 1 dávka za modul
• Spolupracovníci ? samostatná dávka
• Digitální archivv (uživatelské agendy) ? 1 společná dávka

Specifické chování (důležité)

Modul Personální agenda

• skartují se pouze dokumenty uživatelů:
  • kteří nemají žádný aktivní pracovní poměr
• aktivním zaměstnancům (mají alespoň jeden aktivní kontrakt) se dokumenty nikdy neskartují.

Modul Spolupracovníci

• řešeni odděleně,
• zabráněno duplicitní skartaci (sdílené agendy).
   

Modul Zakázkový systém

• každý zakázkový systém generuje samostatnou dávku,
• data ze zakázek i partnerů jsou sloučena.

Zobrazení přehledu

Přehled obsahuje:

• ID dávky
• stav (Nová / Odloženo / Potvrzeno / Smazáno)
• modul
• datum vytvoření
• počet dokumentů

Umožňuje:

• otevření detailu,
• filtrování podle stavu,
• kontrolu průběhu.

Práce se skartační dávkou

Se skartační dávkou je možné pracovat následujícími způsoby:

Potvrzení skartace

• dokumenty v dávce budou trvale odstraněny,
• systém automaticky vytvoří skartační protokol.

Odložení skartace

• skartace se posune o 1 rok.

Detail dokumentu

Každý dokument ve skartační dávce obsahuje:

• důvod zařazení do skartace,
• datum archivace,
• vypočtené datum skartace,
• informace o potvrzení / odložení,
• vazbu na archiv a agendu.

Detail dokumentu lze zobrazit samostatně z přehledu dávky.

Notifikace

Po vygenerování dávky:

• jsou informováni příslušní správci modulu,
• dostanou:
  • notifikaci
  • přímý odkaz na dávku.

Skartační protokol

Při potvrzení skartace systém automaticky generuje:

• skartační protokol,
• který obsahuje:
  • seznam skartovaných dokumentů,
  • identifikaci dávky,
  • datum skartace,
  • auditní stopu.

Protokol slouží jako:

• doklad o provedené skartaci,
• auditní stopa.
   

Důležité principy

• ??skartace je nevratná operace,
• dokument musí být před skartací vždy:
  • archivovaný,
  • správně zařazený typem,
  • s nastavenou lhůtou,
  • s validní datem
• systém automaticky hlídá splnění podmínek.

Doporučené postupy

• pravidelně kontrolujte skartační dávky,
• před potvrzením skartace ověřte obsah dávky,
• neodkládejte skartaci bez důvodu
• využívejte odložení v případě nejistoty,
• nastavujte skartační lhůty v souladu s legislativou, kontrolujte správnost skartačních lhůt
• archivní nastavení řešte systémově (ne ručně v dávkách)
• uchovávejte skartační protokoly jako evidenční dokumenty. 

Shrnutí

Záložka Skartace dokumentů:

• automaticky vytváří dávky dle pravidel,
• umožňuje kontrolované mazání dokumentů,
• funguje napříč všemi moduly,
• je klíčová pro compliance a audit,
• navazuje na archivaci a systémové agendy,
• podporuje dodržování legislativy a interních pravidel,
• uzavírá životní cyklus dokumentů v systému.