Úvod
Modul Digitální archiv slouží k ukládání, správě a dlouhodobé evidenci dokumentů v platformě MySmartplace.
Umožňuje:
- bezpečně ukládat soubory na jedno místo
- organizovat dokumenty do přehledné struktury archivů a složek
- řídit přístup jednotlivých uživatelů
- pracovat s životním cyklem dokumentu (aktivní → archivovaný → skartace)
- splnit požadavky na archivaci a evidenci dokumentů
Jak modul funguje (z pohledu uživatele)
Práce v modulu probíhá v několika krocích:
- Vytvoříte archiv (např. Smlouvy, Faktury, HR dokumenty)
- Nastavíte přístup uživatelům
- Nahrajete dokumenty do složek
- Pracujete s dokumenty (prohlížení, úpravy, sdílení)
- Archivujete dokumenty, když již nejsou aktivní
- Systém následně řeší skartaci podle nastavených pravidel
👉 Modul tedy pokrývá celý životní cyklus dokumentu – od uložení až po jeho případné odstranění.
Struktura modulu
Digitální archiv je rozdělen do několika záložek (viz levé menu):
- Archivy – přehled a správa běžných archivů (hlavní pracovní část)
- Systémové archivy – archivy vznikající automaticky v jiných modulech
- Sestavy – přehledy a výstupy nad daty - připravuje se
- Uživatelé – správa přístupů a týmů
- Nastavení notifikací – řízení upozornění
- Uživatelské agendy archivů – definice struktury a typů dokumentů
- Skartace dokumentů – řízení mazání dokumentů
- Manuál – nápověda k modulu
Důležité principy
- Archiv ≠ archivovaný dokument
Archiv je místo (kontejner), dokument může být:
- aktivní
- archivovaný
- Mazání je nevratné
Smazání dokumentu nebo archivu nelze běžně obnovit. - Přístupy rozhodují o viditelnosti dat
Uživatel vidí pouze archivy a dokumenty, ke kterým má oprávnění. - Archivace je základ pro skartaci
Dokument musí být archivovaný, aby mohl být v budoucnu skartován.
Doporučené postupy
- strukturovat archivy podle agend (např. HR, finance, projekty)
- používat jednotné názvy archivů a dokumentů
- nastavovat přístupy hned při vytvoření archivu
- pravidelně archivovat neaktivní dokumenty
- průběžně kontrolovat skartační dávky
Shrnutí
Modul Digitální archiv je centrálním místem pro práci s dokumenty v systému.
Zajišťuje:
- organizaci dokumentů
- kontrolu přístupů
- správu životního cyklu
- soulad s archivací a skartací
Upozornění k odstranění dat:
Použitím příkazu Smazat kdekoliv v platformě MySmartplace dochází k trvalému odstranění dat. Tato akce je nevratná a nelze ji běžně vzít zpět.
V případě potřeby pokusu o obnovu dat je možné kontaktovat technickou podporu na adrese podpora@mysmartplace.cz. Obnovení dat nelze garantovat a provádí se pouze v případě, že to technické možnosti dovolují. Veškeré práce spojené s rekonstrukcí dat jsou zpoplatněny dle platných hodinových sazeb.