Systémové agendy archivu
Záložka Systémové agendy archivů slouží k centrální správě struktury digitálních archivů v platformě MySmartplace. Umožňuje definovat:
- strukturu složek archivů,
- typy ukládaných dokumentů,
- pravidla pro archivaci a skartaci.
Tato sekce je klíčová pro správné fungování:
- ukládání dokumentů napříč moduly,
- jejich dlouhodobé archivace,
- automatizované skartace dle nastavených pravidel.
Vazba na archivaci a skartaci
Sekce je úzce provázána s:
- kapitolou Automatická archivace a skartace napříč moduly,
- záložkou Skartace dokumentů.
Princip vazby:
- v této sekci se nastavují pravidla a struktura,
- v archivech (napříč moduly) se dokumenty reálně ukládají,
- v sekci Skartace dokumentů se pak řeší jejich životní cyklus (mazání).
👉 Jednoduše:
- Systémové agendy archivů = definice pravidel
- Archiv = ukládání dokumentů
- Skartace dokumentů = mazání dle pravidel
Agendy archivů
Agenda archivu představuje:
- šablonu struktury pro konkrétní typ archivu,
- která je následně aplikována na jednotlivé archivy v systému.
Každá agenda obsahuje:
- složky (hierarchii dokumentů),
- typy souborů,
- nastavení skartačních lhůt.
Vytvoření nové agendy
Novou agendu vytvoříte tlačítkem Nová agenda.
Postup:
- Zadejte název agendy,
- potvrďte vytvoření,
- nastavte:
- strukturu složek,
- typy souborů,
- případné vazby na firmy.
Možnosti:
- uzamčení agendy (ochrana proti změnám),
- přiřazení agendy ke konkrétním firmám.
Správa složek
Každá agenda obsahuje stromovou strukturu složek:
- výchozí (kořenová) složka Kořen je neměnná,
- další složky lze:
- vytvářet,
- upravovat,
- mazat,
- reorganizovat pomocí přetažení (drag & drop).
Struktura složek určuje:
- kde budou dokumenty ukládány,
- jak budou v archivech členěny.
Typy souborů
V této části definujete typy dokumentů, které lze v dané agendě evidovat.
Pro každý typ lze nastavit:
- název typu dokumentu,
- případně skartační lhůtu.
Skartační lhůta
- zadává se v letech,
- začíná běžet od 1. dne následujícího roku po archivaci,
- dokumenty jsou po jejím uplynutí automaticky zařazeny do skartační dávky.
Synchronizace agendy
Tlačítko Synchronizovat agendu se všemi archivy slouží k promítnutí změn:
Při synchronizaci:
- se doplní nové složky do existujících archivů,
- aktualizují se názvy složek a jejich struktura,
- doplní se nové typy dokumentů,
- upraví se názvy typů souborů.
⚠️ Důležité:
- synchronizace neodstraňuje existující složky ani typy,
- pouze je přidává a upravuje.
Důležité principy fungování
- archiv (např. zakázky) se vytváří až při prvním otevření,
- pokud vznikl před změnou agendy:
- obsahuje původní strukturu,
- aktualizace proběhne až po synchronizaci.
Vazba na skartaci dokumentů
Nastavení typů souborů a skartačních lhůt v této sekci přímo ovlivňuje:
- které dokumenty budou zařazeny do skartačních dávek,
- kdy dojde k jejich automatickému vyřazení,
- chování sekce Skartace dokumentů.
Doporučené postupy
- navrhujte strukturu archivů přehledně a systematicky,
- používejte jednoznačné názvy složek a typů dokumentů,
- nastavujte skartační lhůty v souladu s legislativou,
- po změnách vždy proveďte synchronizaci agendy,
- větší změny provádějte s ohledem na již existující archivy.
Shrnutí
Sekce Systémové agendy archivů:
- definuje strukturu a pravidla archivace dokumentů,
- je základem pro fungování digitálních archivů,
- přímo ovlivňuje proces skartace,
- propojuje správu dokumentů napříč celou platformou.