Systémové agendy archivu
V této sekci spravujete Systémové agendy archivu a tvoříte strukturu složek jednotlivých agend, kam se mají ukládat patřičné dokumenty. Rovněž zde upravujete výchozí názvy složek personálních dokumentů (viz Nastavení platformy – Složky archivů).
Agendy, které nejsou systémové, je možné Smazat.
Nová agenda
Tlačítkem Nová agenda vyvoláte nové okno s polem, do kterého uvedete Název agendy archivu a uložíte tlačítkem Vytvořit. Zobrazí se editační stránka právě vytvořené agendy archivu s možností uzamčení agendy a nastavení vazby na firmy.
Synchronizace agendy
- Při synchronizaci budou načteny všechny archivy vytvořené z této agendy.
- Do archivů budou přidány složky z agendy, které v nich chybí.
- V archivech budou přejmenovány složky, které byly přejmenovány v agendě a příp. bude upravena jejich stromová struktura.
- Do archivů budou přidány typy dokumentů z agendy, které v nich chybí.
- V archivech budou přejmenovány typy souborů, které byly přejmenovány v agendě.
- Tento nástroj v současné době nemaže složky ani typy souborů, pouze je zakládá a upravuje!
Synchronizaci zahajte tlačítkem Synchronizovat agendu se všemi archivy.
Složky
Kořenová složka nese název Kořen a je neměnný. V kořenové složce můžete vytvářet a do sebe nořit další složky. Slouží k tomu tlačítko Nová podsložka, příp. Upravit složku a Smazat složku. Finální hierarchii složek můžete pohodlně a efektivně provést přetahováním složek myší – uchopte složku stiskem tlačítka myši, táhněte na určené místo a pusťte tlačítko myši. Změny zanoření probíhají okamžitě.
Typy souborů
V části Typy souborů spravujete typy souborů, s nimiž v rámci agendy archivu pracujete a které v agendě podporujete.
Nový typ vytvoříte tlačítkem Přidat typ. Volba Povolit skartační lhůtu vyzve k zadání skartační lhůty v řádu let. Skartační lhůta začíná běžet od 1. dne následujícího roku. Soubory s nastavenou skartační lhůtou budou systémem automaticky zařazeny do skartační dávky, určené ke smazání.
Typy souborů můžete kdykoliv Upravit nebo Smazat.
