Docházka
Záložka Docházka slouží k evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců a představuje alternativní způsob pořizování docházkových záznamů.
Funguje obdobně jako:
- mobilní aplikace,
- docházkové terminály,
- čtečkové a čipové systémy,
- jiné externí docházkové systémy napojené na platformu.
Tuto funkcionalitu často využívají například personalisté, vedoucí pracovníci nebo pracovníci recepce, kteří potřebují ručně zaznamenávat příchody a odchody zaměstnanců.
Přístup lze nastavit na úrovni společnosti nebo oddělení.
Přehled docházky
Po otevření záložky se zobrazí seznam zaměstnanců s informacemi o jejich aktuální přítomnosti.
V přehledu lze sledovat například:
- zaměstnance,
- identifikátor zaměstnance,
- číslo čipu,
- společnost,
- oddělení,
- aktuální přítomnost,
- stav docházky.
Pro rychlé vyhledání konkrétní osoby lze využít filtrování a vyhledávání podle jména, identifikátoru, čísla čipu, společnosti nebo oddělení.
Pomocí tlačítka Reset lze kdykoliv obnovit původní zobrazení.
Zaznamenání příchodu a odchodu
Oprávněný uživatel může jedním tlačítkem zaznamenat příchod nebo odchod zaměstnance.
Princip fungování je jednoduchý:
- pokud zaměstnanec není evidován jako přítomný, systém zaznamená příchod,
- pokud je zaměstnanec evidován jako přítomný, systém zaznamená odchod.
Tato funkce je vhodná například:
- při výpadku docházkového terminálu,
- při výpadku čipového systému,
- pokud zaměstnanec zapomene provést příchod nebo odchod,
- při ruční evidenci docházky na recepci.
Detail docházky zaměstnance
Pomocí tlačítka Docházka lze otevřít detail konkrétního zaměstnance.
Zde jsou zobrazeny jednotlivé docházkové záznamy za vybrané období včetně informací o:
- datu,
- čase příchodu,
- čase odchodu,
- odpracované době,
- poznámkách,
- způsobu pořízení záznamu.
Automaticky vytvořené záznamy jsou v systému označeny příslušnou informací.
Nová docházka
Pokud je potřeba doplnit chybějící evidenci, lze vytvořit nový záznam ručně.
Při vytváření záznamu se zadává zejména:
- zaměstnanec,
- datum,
- čas příchodu,
- čas odchodu,
- případná poznámka.
Tato možnost se využívá především při opravách nebo doplnění chybějících údajů.
Úprava a smazání záznamu
Uživatel s odpovídajícím oprávněním může existující záznamy:
- upravovat,
- mazat.
Při ručních úpravách doporučujeme vždy uvést důvod změny do poznámky.
Přítomnost a evidence pracovní doby
Je důležité rozlišovat dva samostatné údaje:
- Přítomnost
- Prezence
Tyto údaje mohou být shodné, ale nemusí.
Přítomnost
Přítomnost představuje skutečně evidované příchody a odchody zaměstnance.
Tyto údaje vznikají například:
- v mobilní aplikaci,
- na docházkovém terminálu,
- pomocí čipového systému,
- ručním zadáním v záložce Docházka.
Informace o přítomnosti se zobrazují například:
- v Přehledu docházky,
- v Osobním menu zaměstnance v části Moje přítomnost v budově,
- v záložce Kontakty, pokud má organizace tuto funkcionalitu aktivní.
Přítomnost tak vždy představuje skutečný záznam o pohybu zaměstnance.
Prezence
Prezence představuje evidenci pracovní doby, která se používá jako podklad pro personální a mzdové procesy.
Způsob jejího vzniku závisí na nastavení kontraktu zaměstnance.
Generování docházky vypnuto
Pokud není u kontraktu aktivováno generování docházky, systém vychází ze skutečně evidovaných příchodů a odchodů.
Záznamy přítomnosti se promítají také do sloupce Prezence a představují skutečnou evidenci odpracované doby zaměstnance.
V tomto režimu jsou podkladem pro zpracování mezd reálně zaznamenané příchody, odchody a odpracované hodiny.
Generování docházky zapnuto
Pokud je u kontraktu aktivováno Generování docházky, systém během nočního zpracování automaticky vytváří evidenci pracovní doby podle nastaveného úvazku.
Při generování zohledňuje zejména:
- pracovní fond zaměstnance,
- pracovní režim,
- rozložení pracovní doby,
- počet hodin v jednotlivých dnech.
Výsledkem je automaticky vytvořená evidence pracovní doby ve sloupci Prezence.
Skutečně zaznamenané příchody a odchody zůstávají zachovány ve sloupci Přítomnost, ale pro další mzdové zpracování se používá generovaná docházka.
Dopad na zpracování mezd
Generování docházky zapnuto
Pro přípravu mezd se používá automaticky generovaná evidence pracovní doby podle nastaveného úvazku.
Skutečné příchody a odchody slouží pouze jako informativní údaj.
Generování docházky vypnuto
Pro přípravu mezd se používá skutečně evidovaná docházka zaměstnance.
Podkladem pro výpočet mezd jsou reálně zaznamenané příchody, odchody a odpracované hodiny.
Docházka jako podklad pro mzdy
Evidence pracovní doby představuje jeden ze základních podkladů pro zpracování mezd.
Proto doporučujeme pravidelně kontrolovat:
- správnost generované docházky,
- evidované příchody a odchody,
- schválené nepřítomnosti,
- pracovní neschopnosti,
- případné ruční úpravy.
Správně vedená docházka je nezbytnou podmínkou pro správný výpočet mezd a dalších pracovněprávních nároků zaměstnance.
Doporučené postupy
✅ Docházku doplňujte bezprostředně po zjištění chybějícího záznamu.
✅ Pravidelně kontrolujte chybějící příchody a odchody zaměstnanců.
✅ Před úpravou automaticky vytvořených záznamů ověřte nastavení generování docházky u kontraktu.
✅ Při ručních úpravách využívejte poznámky pro zdůvodnění změn.
✅ Oprávnění k úpravám docházky přidělujte pouze pověřeným osobám.
✅ Před zpracováním mezd vždy ověřte, zda společnost využívá skutečnou nebo automaticky generovanou docházku.
