Zaměstnanci

Tato sekce přehledně zobrazuje Vaše zaměstnance s kontakty, profily, kontrakty, dokumentací a přehledem docházky.

Pro rychlou orientaci je možné řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně a vyhledávat např. podle příjmení, identifikátoru, čísla čipu, firmy, oddělení, typu kontraktu. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled.

Praktické tlačítko Export všech (z firmy) vygeneruje excelovskou tabulku zobrazených (vyfiltrovaných) záznamů a uloží do Vašeho počítače.

Hromadná akce

umožňuje vybraným uživatelům odeslat odkaz pro vyplnění údajů zaměstnancem. Při odesílání se primárně použije Kontaktní e-mail ze zaměstnance, pokud není vyplněn, použije se e-mail z uživatele.
Po odeslání je zobrazen přehled, kterým uživatelům se podařilo/nepodařilo e-mail odeslat.
K tomuto je navázána také sestava "Vyplnění dotazníků zaměstnance", která zobrazuje, kdy byl danému uživateli naposledy odeslán e-mail s tímto odkazem a jestli/kdy jej vyplnil.

Nový uživatel

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.

Tlačítkem Nový uživatel vyvoláte okno s formulářem – vyplňte základní údaje o uživateli a přiřaďte ho k příslušné firmě či firmám (potvrďte vždy tlačítkem Přidat).

Zaškrtnutím volby Poslat pozvánku/informaci o zřízení profilu novému uživateli systém odešle uživateli e-mail s pozvánkou do platformy a výzvou k nastavení hesla a prvnímu přihlášení. Toto tlačítko můžete v kdykoliv opakovaně využít, např. v případě, kdy uživatel zapomene heslo nebo potřebuje heslo změnit.

Přidáním nového uživatele se zároveň provedla registrace uživatele do modulu Administrace, kde je třeba nastavit přístupová práva k jednotlivým modulům a nastavit role pro uživatele.

Nově vytvořený uživatel bez kontraktu se zobrazí v přehledu spolupracovníků až po zaškrtnutí filtru Pouze bez kontraktů (nováčci).

Import

Pro hromadný import údajů o zaměstnancích a jejich kontraktech použijte tlačítko Import umístěné v pravém horním rohu.

Importovat lze:

zaměstnance a jejich kontrakty – veškeré údaje o zaměstnanci a jeho kontraktech,
zaměstnance – osobní údaje o zaměstnanci,
kontrakty – údaje o kontraktu zaměstnance již zavedeného v systému.

Z nabídky vyberte požadovaný import a postupujte podle návodu.

Uživatel

Tlačítko Uživatel zobrazí základní údaje o uživateli uvedené při registraci s možností provedení úprav.

Zaměstnanec

Tlačítko Zaměstnanec zobrazí evidenční kartu zaměstnance s jeho osobními údaji. Evidenční kartu doplňte nebo proveďte změny a uložte.

Nemáte-li potřebné údaje k evidenci, můžete požádat nového zaměstnance o vyplnění evidenční karty tlačítkem Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem.

S e-mailem zároveň odchází také souhlas s poskytnutím osobních údajů (Nastavit text GDPR souhlasu můžete v záložce Nastavení/Text GDPR souhlasu v Personální části).

Jakmile zaměstnanec vše potvrdí, v systému se poskytnuté údaje automaticky zaznamenají do evidenční karty a automaticky se ukládá PDF dokument s vyplněnými údaji, souhlasem GDPR a časovým razítkem přímo do dokumentů zaměstnance.

Datum poslední aktualizace údajů o zaměstnanci najdete v pravém horním rohu, stejně tak v sestavě s názvem Vyplnění dotazníků zaměstnance.