Zaměstnanci

K čemu slouží záložka Zaměstnanci

Záložka Zaměstnanci představuje hlavní pracovní prostor personální agendy.
Slouží k evidenci zaměstnanců, správě jejich osobních údajů, pracovních kontraktů, dokumentace a docházky.
Z této části zpravidla začíná většina personálních procesů v systému.

V rámci záložky Zaměstnanci můžete:

zakládat nové zaměstnance,
evidovat a aktualizovat osobní údaje,
spravovat pracovní kontrakty,
ukládat personální dokumentaci,
sledovat docházku zaměstnanců,
evidovat personální termíny,
pracovat s žádostmi zaměstnanců,
odesílat zaměstnancům dotazníky pro doplnění údajů,
vytvářet exporty a přehledy zaměstnanců.

Přehled zaměstnanců

Po otevření záložky Zaměstnanci se zobrazí seznam evidovaných zaměstnanců.
V přehledu můžete zobrazovat zaměstnance napříč spravovanými společnostmi a odděleními podle přidělených oprávnění.

U každého zaměstnance jsou k dispozici základní informace, například:

jméno a příjmení,
interní identifikátor,
společnost,
oddělení,
pracovní pozice,
typ kontraktu,
kontaktní údaje,
stav pracovního poměru.

Poznámka: Pokud se v systému nachází více osob se stejným jménem, jsou jednotliví zaměstnanci rozlišeni pomocí interního identifikátoru (ID).

Vyhledávání a filtrace

Pro rychlou orientaci v seznamu zaměstnanců můžete využívat vyhledávání a filtry.

Vyhledávat lze například podle:

jména a příjmení,
interního ID,
čísla čipu,
společnosti,
oddělení,
typu kontraktu.

Výsledky lze dále zpřesnit pomocí dostupných filtrů.

Pro návrat k úplnému seznamu použijte tlačítko Reset.

Řazení záznamů

Seznam zaměstnanců je možné řadit podle jednotlivých sloupců.

Kliknutím na název sloupce lze záznamy seřadit:

vzestupně,
sestupně.

Tato funkce je užitečná zejména při práci s větším počtem zaměstnanců.

Export zaměstnanců

Pomocí tlačítka Export všech (z firmy) můžete vytvořit export aktuálně zobrazených zaměstnanců do formátu Microsoft Excel.
Export respektuje použité filtry a vyhledávání.

Praktické využití:

kontrola personálních údajů,
příprava podkladů pro vedení společnosti,
další zpracování dat mimo systém.

Hromadné akce

Nad vybranými zaměstnanci lze provádět vybrané hromadné operace.

Hromadné odeslání osobního dotazníku zaměstnancům

Pokud potřebujete získat nebo aktualizovat údaje od více zaměstnanců současně, můžete využít funkci hromadného odeslání osobního dotazníku.

Tato funkce je vhodná například:

při nástupu většího počtu zaměstnanců,
při pravidelné aktualizaci osobních údajů,
při zavedení Personální agendy do společnosti,
při doplňování chybějících údajů v evidenci zaměstnanců.

Postup

V přehledu zaměstnanců označte jednoho nebo více zaměstnanců.
Klikněte na tlačítko Akce.
Vyberte možnost Odeslat odkazy pro vyplnění dotazníku zaměstnancem.
Systém odešle zaměstnancům e-mail s odkazem na elektronický dotazník.

Při odesílání systém primárně použije:

Kontaktní e-mail zaměstnance uvedený v personální kartě.
Není-li kontaktní e-mail vyplněn, použije e-mail uložený u uživatelského účtu.

Vyhodnocení odeslání

Po dokončení akce systém zobrazí přehled:

zaměstnanců, kterým byl e-mail úspěšně odeslán,
zaměstnanců, u kterých se odeslání nezdařilo.

Díky tomu můžete okamžitě identifikovat zaměstnance s chybějící nebo neplatnou e-mailovou adresou.

Platnost odkazu

Odkaz pro vyplnění dotazníku je platný 168 hodin (7 dní).

Po uplynutí této doby je možné zaměstnanci zaslat nový odkaz opakovaně.

Kontrola vyplnění dotazníků

Informace o odeslaných a vyplněných dotaznících lze sledovat v sestavě:

Sestavy → Vyplnění dotazníků zaměstnance

V sestavě můžete zjistit například:

kdy byl zaměstnanci naposledy odeslán odkaz,
zda byl dotazník vyplněn,
datum poslední aktualizace údajů.

Doporučení: Při větším počtu zaměstnanců doporučujeme nejprve zkontrolovat správnost e-mailových adres. Výrazně tím snížíte počet neúspěšně doručených výzev.

Základní logika práce se zaměstnancem

Správa zaměstnance v systému obvykle probíhá v následujících krocích:

Založení uživatele
Nejprve vytvoříte nový uživatelský účet zaměstnance.
Vyplnění osobních údajů
Následně doplníte evidenční údaje nebo požádáte zaměstnance o jejich vyplnění prostřednictvím elektronického dotazníku.
Vytvoření kontraktu
Ke zaměstnanci založíte pracovní kontrakt a nastavíte pracovní podmínky.
Založení personální dokumentace
Nahrajete nebo vygenerujete potřebné personální dokumenty.
Správa pracovního poměru
Po dobu trvání pracovního poměru evidujete změny, docházku, nepřítomnosti, školení a další personální informace.

Tipy a doporučení

✅ Pokud zakládáte nového zaměstnance, vytvořte nejprve uživatele a teprve následně kontrakt.

✅ Pro získání osobních údajů doporučujeme využívat elektronický dotazník zaměstnance. Údaje se po potvrzení automaticky propisují do personální karty a ukládá se PDF dokument o získaných údajích.

✅ Pravidelně kontrolujte zaměstnance bez kontraktů, kteří se mohou zobrazovat jako nováčci čekající na dokončení personální evidence.

✅ Využívejte filtry a exporty při práci s větším počtem zaměstnanců.

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.