Zaměstnanci

Tato sekce přehledně zobrazuje Vaše zaměstnance s kontakty, profily, kontrakty, dokumentací a přehledem docházky.

Pro rychlou orientaci je možné řadit podle daného sloupce sestupně či vzestupně a vyhledávat např. podle příjmení, identifikátoru, čísla čipu, firmy, oddělení, typu kontraktu. Výsledek filtrování a hledání zrušíte tlačítkem Reset, kdy se zobrazí původní přehled.

Praktické tlačítko Export všech (z firmy) vygeneruje excelovskou tabulku zobrazených (vyfiltrovaných) záznamů a uloží do Vašeho počítače.

Hromadná akce

umožňuje vybraným uživatelům odeslat odkaz pro vyplnění údajů zaměstnancem. Při odesílání se primárně použije Kontaktní e-mail ze zaměstnance, pokud není vyplněn, použije se e-mail z uživatele.
Po odeslání je zobrazen přehled, kterým uživatelům se podařilo/nepodařilo e-mail odeslat.
K tomuto je navázána také sestava "Vyplnění dotazníků zaměstnance", která zobrazuje, kdy byl danému uživateli naposledy odeslán e-mail s tímto odkazem a jestli/kdy jej vyplnil.

Nový uživatel

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.

Tlačítkem Nový uživatel vyvoláte okno s formulářem – vyplňte základní údaje o uživateli a přiřaďte ho k příslušné firmě či firmám (potvrďte vždy tlačítkem Přidat).

Zaškrtnutím volby Poslat pozvánku/informaci o zřízení profilu novému uživateli systém odešle uživateli e-mail s pozvánkou do platformy a výzvou k nastavení hesla a prvnímu přihlášení. Toto tlačítko můžete v kdykoliv opakovaně využít, např. v případě, kdy uživatel zapomene heslo nebo potřebuje heslo změnit. Platnost zaslaného linku je 168 hodin.

Přidáním nového uživatele se zároveň provedla registrace uživatele do modulu Administrace, kde je třeba nastavit přístupová práva k jednotlivým modulům a nastavit role pro uživatele.

Nově vytvořený uživatel bez kontraktu se zobrazí v přehledu spolupracovníků až po zaškrtnutí filtru Pouze bez kontraktů (nováčci).

Import

Pro hromadný import údajů o zaměstnancích a jejich kontraktech použijte tlačítko Import umístěné v pravém horním rohu.

Importovat lze:

zaměstnance a jejich kontrakty – veškeré údaje o zaměstnanci a jeho kontraktech,
zaměstnance – osobní údaje o zaměstnanci,
kontrakty – údaje o kontraktu zaměstnance již zavedeného v systému.

Z nabídky vyberte požadovaný import a postupujte podle návodu.

Uživatel

Tlačítko Uživatel zobrazí základní údaje o uživateli uvedené při registraci s možností provedení úprav.

Zaměstnanec

Tlačítko Zaměstnanec zobrazí evidenční kartu zaměstnance s jeho osobními údaji. Evidenční kartu doplňte nebo proveďte změny a uložte.

Datum poslední aktualizace údajů o zaměstnanci najdete v pravém horním rohu, stejně tak v sestavě s názvem Vyplnění dotazníků zaměstnance.

Nemáte-li potřebné údaje k evidenci, můžete požádat nového zaměstnance o vyplnění evidenční karty tlačítkem Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem.

S e-mailem zároveň odchází také souhlas s poskytnutím osobních údajů (Nastavit text GDPR souhlasu můžete v záložce Nastavení/Text GDPR souhlasu v Personální části).

Jakmile zaměstnanec vše potvrdí, v systému se poskytnuté údaje automaticky zaznamenají do evidenční karty a automaticky se ukládá PDF dokument s vyplněnými údaji, souhlasem GDPR a časovým razítkem přímo do dokumentů zaměstnance.

Dotazník obsahuje povinná pole, jejichž nevyplnění znemožní jeho odeslání.
V dotazníku implementována vazba mezi polem Občanství a dalšími částmi formuláře. V případě zvolení jiného než českého občanství je vyplňující osoba povinna vyplnit také oddíl určený k evidenci údajů o cizincích.

Poznámka: Rozdíl mezi „Uložit rozpracované“ a „Uložit a potvrdit údaje“

Při vyplňování osobního dotazníku zaměstnance prostřednictvím zaslaného odkazu je nutné rozlišovat mezi dostupnými akcemi uložení.

Uložit rozpracované
Slouží pouze k průběžnému uložení aktuálně vyplněných údajů.
Použití tohoto tlačítka:
- neukládá PDF dokument vyplněného dotazníku,
- nevytváří notifikaci pro personalisty,
- nezneplatňuje (neukončuje) token pro vyplnění formuláře,
- nevyplňuje datum ve sloupci Vyplnění dotazníku v přehledech.
Uložit a potvrdit údaje
Slouží k finálnímu odeslání dotazníku.
Pouze po použití tohoto tlačítka dojde k:
- uložení vyplněného dotazníku do PDF,
- odeslání notifikací příslušným rolím (např. personalistům),
- zneplatnění tokenu pro vyplnění formuláře,
- zapsání data potvrzení vyplnění dotazníku.

Pokud uživatel použije pouze funkci Uložit rozpracované a nedokončí proces pomocí Uložit a potvrdit údaje, jsou sice data v systému průběžně uložena, ale dotazník je považován za nepotvrzený a finální kroky (PDF, notifikace) se neprovedou.

Platnost odkazu (tokenu) je časově omezená. Pokud dojde k jeho expiraci bez finálního potvrzení, systém již považuje vyplnění za nedokončené.

Ověřování a vyhledávání adres (ARES / RÚIAN)
Při zadávání adres zaměstnanců je k dispozici vyhledávání adres napojené na registry ARES / RÚIAN. Tato funkcionalita slouží k ověření a uložení adres ve formátu odpovídajícím oficiálnímu zápisu v registru územní identifikace (RÚIAN).

Při začátku zadávání adresy systém nabídne možnost vyhledání adresy, kterou lze následně automaticky předvyplnit do jednotlivých polí (ulice, číslo popisné/orientační, obec, PSČ). Pokud je pro zadaný výraz nalezeno více odpovídajících adres, systém zobrazí nabídku nalezených adres, ze které uživatel vybere správnou variantu.

Vyhledávání a ověřování adres se vztahuje na následující typy adres:

adresa trvalého bydliště,
adresa přechodného bydliště,
kontaktní adresa.

Funkcionalita se uplatňuje jak při ruční editaci údajů v Personální agendě, tak při vyplňování osobního dotazníku zaměstnancem prostřednictvím zaslaného odkazu.

Adresy uložené prostřednictvím vyhledávání ARES / RÚIAN jsou ve shodě s oficiálním registrem a jsou vhodné pro další zpracování, včetně podání hlášení v rámci agendy JMHZ.

Pozn.: Ověření adres se provádí zejména u nově zadaných nebo nově upravovaných adres. Již uložené adresy zůstávají beze změny, dokud nejsou znovu editovány.