Nastavení

Tato sekce umožňuje spravovat pravidla pro Váš modul Zakázkový systém.

Časový rozsah

V této části můžete nastavit časový zámek zakázkového systému. Je rozlišeno Odemčené období pro běh zakázek a projektů a Odemčené období pro interní výkony, které lze využít pro uzamčení výkazů práce – např. pro uzamčení výkazů za měsíc leden nastavte odemčené období na 1. únor.

Pravidla

V této části určíte nejmenší časový úsek v minutách pro výkaz interních výkonů Vašich pracovníků a další pravidla:

Vynutit unikátní čísla projektů
Vynutit unikátní čísla zakázek
Automaticky přidělovat čísla zakázek
Povinné zadání objednávky / zdůvodnění při rozdělování příchozí faktury
Příchozí faktura obsahuje datum přijetí
Uživatel má k dispozici pouze přiřazené sazby
Zobrazit cenu výkonu v sestavě Výkazy práce
Povolit přípravu podkladů a vystavování faktur vydaných
Povolit číselné řady u příchozích faktur

V případě, že si v nastavení Zakázkového systému zvolíte volbu vypnutí ochran pro přidělování čísel projektů a zakázek (Vynutit unikátní čísla projektů, Vynutit unikátní čísla zakázek, Automaticky přidělovat čísla zakázek), nadále není možné dodržet přidělovaná automatická číslování a je nutné důsledně hlídat číslování zakázek a projektů.

Faktury vydané/podklady k fakturaci

Systém umožňuje nastavit údaje dodavatele (použijte tlačítko ARES/ADIS pro automatické dotažení údajů podle zadaného IČ), způsoby úhrady, předvolený text faktury a její splatnost a také vytvoření číselných řad.

Faktury přijaté

Systém umožňuje vytvoření číselných řad a také vynutit hodnotu číselné řady při přenosu do účetního SW.

Pohoda Connector - datová dálnice SW POHODA a MSPL

Každý uživatel, který bude pracovat s Pohoda connector (dálnice mezi Pohoda a MSPL) si musí nainstalovat aplikaci – ke stažení na webu Aplikace PohodaConnector | MySmartplace.cz.

Po instalaci bude mít uživatel na svém PC novou Ikonu Zelené kolečko se zásuvkou.
Pokud aplikace právě pracuje, tak se místo zásuvky v zeleném kolečku objeví bílé ozubené kolečko.
Aplikace bude mít v budoucnu Certifikát s označením FMM.
Aplikace pracuje na pozadí a vše běhá samo.

První instalace a nastavení:
Běžný postup instalace.
Potřeba spolupráce IT administrátora pro umožnění stažení aplikace.
Potřeba nastavení je jen jednou a následně již vše funguje samo.

Co najdu v ikoně Pohoda Connector

Posledních 100 uskutečněných přenosů - nejnovější nahoře
O programu – verze programu
Nové nastavení

Nastavení Pohoda Connector (dálnice)

URL platformy (např. https://sma.mspl.cz)
Cesta k pohoda exe (vyhledám ve vlastnostech ikony Pohoda na daném PC)
Jméno uživatele Pohoda (uživatel POHODA, který na daném PC s pohodou pracuje)
Heslo uživatele Pohoda (shodné heslo, které má daný uživatel nastaveno v SE POHODA)

Nastavení v ZS

Záložka Nastavení ZS Přenosy Pohoda
Účetní jednotka POHODA – nápověda pod ikonou otazníku
URL platformy je ZS k dispozici ke zkopírování – je identické k dané platformě
Nastavení Uložit

POZOR!!! Pohoda účtuje v přechodném období – účetní jednotka se musí vždy změnit v momentě, kdy účetní udělá datovou závěrku.
Pro tuto činnost doporučujeme nastavení opakovaného úkolu jako upozornění – pozor změnit v nastavení ZS účetní jednotku POHODA v návaznosti na provedení Datové uzávěrky v SW Pohoda.

Provádění exportu z MSPL do SW Pohoda

POZOR!!! Doporučení při importu – nemít otevřené editace v Pohoda, SW Pohoda raději vypnout.

Vyberu doklad či doklady ze záložky K zaúčtování k exportu
Vyberu Pohoda Connector
Vyběhne Spuštění pohoda přenosu
Modré tlačítko – zkouška přenosu – (program připraven k přenosu)
Oranžové upozornění – např. obsahuje fakturu, kterou jsem již exportovala
Kontrola duplicit – zde patrně dojde ke změně, ještě nutno otestovat a udělat konečné rozhodnutí. Pozor nutno otestovat jak se přesně chovají duplicity při exportech…..
Spustit přenos – na moment se objeví i ikona pohody

Otevřít protokol přenosu (dá se otevřít buď přímo z okna přenosu nebo z aplikace v historii „Detail“)
Ověřit v protokolu, zda nedošlo k chybě
- Červeně označené dávky – export pravděpodobně neproběhl – nutno dořešit
- Žlutě označené hlášení – export proběhl, je třeba kontrolu
Po spuštění exportu v MSPL se doklady z dané dávky změní ze statusu Schválená do statusu Exportovaná
V případě potřeby provedení exportu dokladu, který již byl exportován – je nutno daný doklad vyhledat v dokladech již označených ve statusu Exportovaná

Záložka Přenosy Pohoda

Informace o proběhlých přenosech

Záložka Synchronizace identifikátorů faktur

Umožňuje provést přenos informací z SW Pohoda do MSPL. Jde o zpětné informace k importovaným dokladům o Příchozích fakturách a Vydaných fakturách – viz prtscr. (např. číslo dokladu z Pohoda, DUZP z Pohoda).
Tyto operace je nutno provést vždy ručně, dle potřeb uživatelů.

Realizační firma

Tato část je informační, v Zakázkovém systému nelze změnit realizační firmu.

Uživatelé

V této části se tlačítkem Správa uživatelů přesunete na seznam uživatelů a jejich nastavení pro modul Zakázkový systém.

Více v manuálu zde

Sazby

Sazby jsou sazby bez marží (budoucí mzdové náklady), avšak ideálně se započtením Vašich nákladů, které nejste schopni promítnout do nákladů zakázek klientů. Jedná se převážně o režijní náklady jako nájem, výdaje za energie, pojištění, běžné kancelářské potřeby atd.

V této části se tlačítkem Správa sazeb přesunete na seznam sazeb s možností úpravy existujících a přidání nových.

Nastavení sazeb je zásadní pro vykazování výkonů v modulu. Teprve díky sazbám se propíší a vykáží provedené úkoly do finančních ukazatelů.

Střediska

V této části se tlačítkem Správa středisek přesunete na seznam středisek s možností úpravy existujících a přidání nových. Střediska můžete Importovat z modulu Administrace nebo ručně vytvořit Nové středisko.

Dodatek objednávky

V této části tlačítkem Upravit otevřete editační okno s textem dodatku objednávky, který se automaticky připojuje k objednávkám zasílaným e-mailem.