Dokumenty
Sekce Správa dokumentů slouží k nahrání a třídění firemních dokumentů.
Dokumenty určené ke zveřejnění v modulu Vnitřní předpisy doporučujeme připravit ve formátu PDF. Ostatní formáty dokumentů můžete uchovat ve zdrojových datech každého dokumentu pro případné aktualizace.
Dokumenty můžete filtrovat a řadit sestupně a vzestupně podle jednotlivých sloupců. Zrušit filtr a zobrazit původní přehled lze tlačítkem Reset.
Nový dokument
Tlačítkem Nový dokument otevřete nové okno s formulářem, v něm vyplňte Název dokumentu, jeho stručný Popis a pokud uvažujete z dokumentu vytvořit vzor, zaškrtněte pole Dokument je šablona. Je možné nastavit i předpokládanou platnost dokumentu, ale není to podmínkou. Tlačítkem Vytvořit potvrďte. Otevře se editační okno Detail dokumentu.
Detail dokumentu
Ve formuláři v levém sloupci lze provést dodatečné úpravy z předchozího okna. Lze tak učinit rovněž kdykoliv v budoucnu.
Zdrojové soubory
Do této sekce nahrajte tlačítkem Vybrat soubor nebo přetažením souborů myší Vaše pracovní verze a otevřené soubory určené k editaci a aktualizacím. Pro provedení aktualizace dokumentu můžete odtud stáhnout poslední verzi, provést v ní úpravy a následně nahrát upravený dokument zpět.
Zveřejněné soubory
Dokumenty ke zveřejnění (pouze PDF)
Do této sekce nahrajte tlačítkem Vybrat soubor nebo přetažením souborů myší finální verze dokumentů určené k publikování a sdílení s uživateli. Pozor na pořadí! Dokumenty se řadí podle stanoveného pořadí čísel vzestupně, tj. nejnižší číslo je zobrazeno jako první.
Soubory ke stažení
Do této sekce nahrajte soubory běžných formátů, u nichž předpokládáte, že je uživatelé budou potřebovat např. jako vzory pro vytvářené dokumenty. Tyto soubory jsou uživatelům přístupné ke stažení.
Publikování dokumentu
Pokud je v nastavení vybráno, že musí být dokumenty VP před zveřejněním schváleny, musí dojít k jeho schválení přes Panel schvalování. Pokud je tato možnost vypnuta, lze VP zveřejnit bez procesu schvalování.
Před započetím schvalovacího procesu je ale nutné uložit všechny doposud provedené změny. Pokud by došlo k uložení až v průběhu schvalování, došlo by k chybě a proces schvalování by musel začít znovu.
Zde je poté nutné nastavit schvalovatele a zahájit schvalovací proces:
Poté musí dojít ke schválení:
Po schválení je již možné dokument Zveřejnit kliknutím na příslušné tlačítko.
Pozvánky (sdílené dokumentu)
Sdílet dokument lze jednoduše přes Pozvánky. Vyberte ze seznamu uživatele, kterým chcete vybraný dokument nasdílet tlačítkem Přidat a nakonec stiskněte tlačítko Odeslat pozvánku vybraným uživatelům. Vybraní uživatelé jsou v tom okamžiku informováni systémovou notifikací.
Aktualizace dokumentu
Pro aktualizaci zveřejněného dokumentu použijte tlačítko Upravit na konci řádku v přehledu dokumentů. Proveďte požadované úpravy (úpravy textu, výměna dokumentů apod.).
Pozor na pořadí. Dokumenty se řadí podle stanoveného pořadí čísel vzestupně, tj. nejnižší číslo je zobrazeno jako první.
Pro informování o provedených změnách můžete využít pole Shrnutí změn. Upozorníte tak uživatele, kterým částem dokumentu věnovat pozornost.
Tlačítkem Administrátorské uložení uložíte provedenou administrátorskou změnu, při které není třeba zaslat uživatelům notifikaci o provedené změně (např. při drobných opravách překlepů či narovnání názvosloví).
Klonování dokumentu
Tlačítko Klonovat uvítáte v případě, že potřebujete vytvořit stejný dokument. Nemusíte jej vytvářet znovu, existující dokument jednoduše naklonujete.