Dokumenty
Sekce Správa dokumentů slouží k nahrání a třídění firemních dokumentů.
Dokumenty určené ke zveřejnění v modulu Vnitřní předpisy doporučujeme připravit ve formátu PDF. Ostatní formáty dokumentů můžete uchovat ve zdrojových datech každého dokumentu pro případné aktualizace.
Dokumenty můžete filtrovat a řadit sestupně a vzestupně podle jednotlivých sloupců. Zrušit filtr a zobrazit původní přehled lze tlačítkem Reset.
Nový dokument
Tlačítkem Nový dokument otevřete nové okno s formulářem, v něm vyplňte Název dokumentu, jeho stručný Popis a pokud uvažujete z dokumentu vytvořit vzor, zaškrtněte pole Dokument je šablona. Je možné nastavit i předpokládanou platnost dokumentu, ale není to podmínkou. Tlačítkem Vytvořit potvrďte. Otevře se editační okno Detail dokumentu.
Detail dokumentu
Ve formuláři v levém sloupci lze provést dodatečné úpravy z předchozího okna. Lze tak učinit rovněž kdykoliv v budoucnu.
Zdrojové soubory
Do této sekce nahrajte tlačítkem Vybrat soubor nebo přetažením souborů myší Vaše pracovní verze a otevřené soubory určené k editaci a aktualizacím. Pro provedení aktualizace dokumentu můžete odtud stáhnout poslední verzi, provést v ní úpravy a následně nahrát upravený dokument zpět.
Zveřejněné soubory
Dokumenty ke zveřejnění (pouze PDF)
Do této sekce nahrajte tlačítkem Vybrat soubor nebo přetažením souborů myší finální verze dokumentů určené k publikování a sdílení s uživateli. Pozor na pořadí! Dokumenty se řadí podle stanoveného pořadí čísel vzestupně, tj. nejnižší číslo je zobrazeno jako první.
Soubory ke stažení
Do této sekce nahrajte soubory běžných formátů, u nichž předpokládáte, že je uživatelé budou potřebovat např. jako vzory pro vytvářené dokumenty. Tyto soubory jsou uživatelům přístupné ke stažení.
Publikování dokumentu
Před zveřejněním dokumentu musí dojít k jeho schválení přes Panel schvalování. Před započetím schvalovacího procesu je ale nutné uložit všechny doposud provedené změny. Pokud by došlo k uložení až v průběhu schvalování, došlo by k chybě a proces schvalování by musel začít znovu.
Zde je poté nutné nastavit schvalovatele a zahájit schvalovací proces:
Poté musí dojít ke schválení:
Po schválení je již možné dokument Zveřejnit kliknutím na příslušné tlačítko.
Pozvánky (sdílené dokumentu)
Sdílet dokument lze jednoduše přes Pozvánky. Vyberte ze seznamu uživatele, kterým chcete vybraný dokument nasdílet tlačítkem Přidat a nakonec stiskněte tlačítko Odeslat pozvánku vybraným uživatelům. Vybraní uživatelé jsou v tom okamžiku informováni systémovou notifikací.
Aktualizace dokumentu
Pro aktualizaci zveřejněného dokumentu použijte tlačítko Upravit na konci řádku v přehledu dokumentů. Proveďte požadované úpravy (úpravy textu, výměna dokumentů apod.).
Pozor na pořadí. Dokumenty se řadí podle stanoveného pořadí čísel vzestupně, tj. nejnižší číslo je zobrazeno jako první.
Pro informování o provedených změnách můžete využít pole Shrnutí změn. Upozorníte tak uživatele, kterým částem dokumentu věnovat pozornost.
Tlačítkem Administrátorské uložení uložíte provedenou administrátorskou změnu, při které není třeba zaslat uživatelům notifikaci o provedené změně (např. při drobných opravách překlepů či narovnání názvosloví).
Klonování dokumentu
Tlačítko Klonovat uvítáte v případě, že potřebujete vytvořit stejný dokument. Nemusíte jej vytvářet znovu, existující dokument jednoduše naklonujete.