Zakázky

Zakázky

Zakázka představuje základní realizační a ekonomickou jednotku Zakázkového systému.
Právě na úrovni zakázky probíhá každodenní práce uživatelů a vzniká většina dat, se kterými systém pracuje.

Každá zakázka je vždy součástí projektu a představuje konkrétní činnost, dílo, službu nebo obchodní případ, který je potřeba naplánovat, realizovat, vyúčtovat a ekonomicky vyhodnotit.

Na zakázce jsou soustředěny všechny důležité informace související s realizací:

• plán zakázky,
• rozpočet,
• úkoly,
• vykázaná práce,
• interní výkony,
• externí výkony,
• objednávky,
• příchozí faktury,
• podklady k fakturaci,
• fakturace,
• vyúčtování hotovosti,
• dokumenty,
• harmonogram,
• ekonomické výsledky.

Zakázka představuje místo, kde se propojuje operativní řízení práce s ekonomickým řízením společnosti.
Umožňuje sledovat nejen průběh realizace, ale také skutečné náklady, výnosy a výslednou ziskovost.

Hlavní funkce

Zakázka umožňuje:

• plánovat realizaci práce,
• řídit pracovníky a úkoly,
• sledovat náklady a výnosy,
• evidovat interní i externí výkony,
• spravovat objednávky,
• zpracovávat fakturaci,
• evidovat dokumentaci,
• pracovat s harmonogramem,
• provádět ekonomické vyhodnocení,
• sledovat ziskovost zakázky,
• řídit schvalovací procesy.

Specifická pravidla

Každá zakázka musí být zařazena pod konkrétní projekt.

Bez projektu nelze novou zakázku vytvořit.

Zakázka má vlastní životní cyklus, během kterého prochází jednotlivými stavy od založení až po uzavření.

Na zakázce vznikají veškeré náklady a výnosy, které jsou následně automaticky promítány do ekonomiky nadřazeného projektu.

Každá zakázka může mít několik odpovědných uživatelů s různými oprávněními. Rozsah možností jednotlivých uživatelů závisí na jejich roli a současně na jejich přiřazení k dané zakázce.

Zakázka sama o sobě standardně nepodléhá schvalovacímu procesu. Schvalování se týká vybraných procesů a dokumentů navázaných na zakázku.

Podle nastavení organizace mohou schvalování podléhat například:

• plán zakázky,
• rozpočet zakázky,
• objednávky,
• příchozí faktury,
• podklady k fakturaci,
• vyúčtování hotovosti,
• další procesy definované organizací.

Rozsah využívaných funkcionalit se může mezi jednotlivými organizacemi lišit. Ne všechny společnosti využívají všechny části Zakázkového systému.

Stavy zakázky

Stav zakázky vyjadřuje její aktuální fázi v životním cyklu.

Pomocí stavů lze jednoduše rozlišit, zda se zakázka teprve připravuje, aktivně realizuje nebo již byla dokončena.

Systém podporuje následující stavy:

Plánovaná

Zakázka byla založena, ale její realizace dosud nezačala.

Tento stav se používá zejména během přípravy projektu, plánování kapacit nebo tvorby rozpočtu.

V běhu

Zakázka je aktivně realizována.

Na zakázce mohou vznikat:

• úkoly,
• výkazy práce,
• interní výkony,
• externí výkony,
• objednávky,
• faktury,
• další navázané záznamy.

Tento stav představuje nejčastěji používanou fázi zakázky.

Ukončená

Realizace zakázky byla dokončena.

Zakázka zůstává v evidenci a je možné ji nadále vyhodnocovat, ale zpravidla již nevznikají nové výkony ani ekonomické operace.

Nerealizováno

Zakázka byla založena, ale nebyla realizována.

Tento stav se používá například v případech, kdy byl projekt zrušen nebo nebyla zahájena plánovaná realizace.

Odloženo

Realizace zakázky byla dočasně pozastavena.

Zakázka zůstává evidována v systému a může být později znovu aktivována.

Role a přístup k zakázkám

Přístup k zakázkám je řízen kombinací role a přiřazení uživatele.

Pro práci se zakázkou musí být splněny obě podmínky:

• uživatel musí mít odpovídající roli,
• uživatel musí být k zakázce přiřazen.

Role určují, co může uživatel v systému dělat.

Přiřazení k zakázce určuje, s jakými zakázkami může pracovat.

Odpovědná osoba

Odpovědná osoba je hlavním vlastníkem zakázky.

Zpravidla:

• zakládá a spravuje zakázku,
• nastavuje plán a rozpočet,
• řídí realizaci,
• sleduje ekonomické výsledky,
• schvaluje navazující procesy.

Odpovědná osoba má nejširší oprávnění v rámci konkrétní zakázky.

Oprávněná osoba

Oprávněná osoba může pracovat se zakázkou v rozsahu přidělených oprávnění.

Typicky:

• upravuje údaje zakázky,
• pracuje s doklady,
• podílí se na správě realizace.

Rozsah dostupných zakázek je omezen pouze na zakázky, ke kterým je přiřazena.

Výkonná osoba

Výkonná osoba se podílí na realizaci zakázky.

Typicky:

• vykazuje práci,
• pracuje s přidělenými úkoly,
• eviduje činnosti související se zakázkou.

Výkonné osoby obvykle nemají oprávnění měnit nastavení zakázky ani její ekonomické parametry.

Senior

Role Senior je určena vedoucím pracovníkům.

Vedle běžné práce umožňuje zejména:

• správu podřízených pracovníků v rámci Zakázkového systému,
• práci s výkazy práce podřízených,
• nastavení sazeb,
• definici nadřízených a podřízených vztahů,
• nastavení limitů zpětného vykazování práce.

Správce

Správce disponuje nejvyššími oprávněními v modulu Zakázkový systém.

Může:

• pracovat se všemi projekty a zakázkami,
• provádět opravy dat,
• upravovat schválené záznamy,
• řešit nestandardní situace,
• provádět administrativní zásahy.

Role Správce je určena pouze omezenému okruhu uživatelů.

Práce s přehledem zakázek

Přehled zakázek slouží jako hlavní pracovní obrazovka modulu.

Poskytuje rychlý přehled o všech zakázkách, ke kterým má uživatel přístup.

V přehledu jsou zobrazovány například:

• číslo zakázky,
• název zakázky,
• projekt,
• odpovědné osoby,
• ekonomické ukazatele,
• termíny,
• stav zakázky.

Filtrování dat

Přehled umožňuje filtrovat zakázky podle různých kritérií.

Typicky podle:

• projektu,
• názvu zakázky,
• odpovědné osoby,
• stavu zakázky,
• období,
• partnera.

Filtrování umožňuje rychle zobrazit pouze relevantní data.

Řazení dat

Data lze řadit podle jednotlivých sloupců.

Nejčastěji podle:

• názvu zakázky,
• čísla zakázky,
• projektu,
• termínu,
• ekonomických údajů.

Řazení lze přepínat mezi vzestupným a sestupným pořadím.

Otevření detailu zakázky

Kliknutím na vybranou zakázku se otevře její detail.

Detail zakázky obsahuje všechny informace potřebné pro její řízení a vyhodnocení.

Právě zde probíhá většina práce uživatelů v Zakázkovém systému.

Životní cyklus zakázky

Každá zakázka prochází vlastním životním cyklem podle potřeb organizace a charakteru realizované práce.

Některé společnosti využívají pouze evidenci práce a ekonomiku zakázek, jiné využívají také plánování, rozpočty, objednávky, fakturaci, dokumenty nebo schvalovací procesy.

Zakázkový systém umožňuje jednotlivé funkcionality kombinovat podle potřeb organizace.

Vytvoření zakázky

Zakázka vzniká v rámci projektu.

V této fázi jsou nastaveny základní údaje, odpovědné osoby a další potřebné parametry.

Plánování

Po založení dochází k vytvoření plánu zakázky a případně rozpočtu.

Stanovují se:

• cíle realizace,
• předpokládané náklady,
• plánované výnosy,
• termíny plnění.

Vyplnění plánu není povinná součást zakázky.

Realizace

Během realizace vznikají:

• úkoly,
• výkazy práce,
• interní výkony,
• externí výkony,
• objednávky,
• faktury,
• dokumentace.

Současně probíhá průběžné sledování ekonomiky zakázky.

Vyhodnocení

Po dokončení realizace dochází k vyhodnocení:

• nákladů,
• výnosů,
• plnění rozpočtu,
• ziskovosti,
• skutečné pracnosti.

Uzavření zakázky

Po dokončení všech aktivit lze zakázku uzavřít.

Uzavřením se zpravidla ukončí další ekonomické operace a zakázka přechází do historické evidence.

Postupy

Vytvoření nové zakázky

Postup

1. Otevřete požadovaný projekt.
2. Klikněte na Nová zakázka.
3. Vyplňte základní údaje zakázky.
4. Nastavte odpovědnou osobu.
5. Doplňte další role a parametry.
6. Nastavte počáteční stav zakázky.
7. Uložte zakázku.

Úprava zakázky

Postup

1. Otevřete detail zakázky.
2. Klikněte na Upravit.
3. Proveďte požadované změny.
4. Uložte změny.

Uzavření zakázky

Postup

1. Ověřte dokončení všech prací.
2. Zkontrolujte vyúčtování nákladů a výnosů.
3. Ověřte uzavření navazujících procesů.
4. Změňte stav zakázky na uzavřenou.
5. Uložte změnu.

Doporučené postupy

✅ Zakládání zakázek vždy provádějte z konkrétního projektu.

✅ Před zahájením realizace zkontrolujte přiřazené odpovědné osoby a oprávnění.

✅ Pravidelně sledujte ekonomiku zakázky a nečekejte až na její ukončení.

✅ Využívejte plán a rozpočet jako nástroj průběžné kontroly realizace.

✅ Veškeré náklady a výkony přiřazujte ke správné zakázce co nejdříve po jejich vzniku.

✅ Pravidelně kontrolujte návaznost mezi úkoly, výkazy práce, výkony a ekonomickými výsledky zakázky.

✅ Pamatujte, že role určují oprávnění uživatele, zatímco přiřazení k zakázce určuje, s jakými zakázkami může pracovat.

1. Nová zakázka
2. Import zakázek
3. Detail zakázky
4. Přesun zakázky do jiného projektu

V hierarchii systému zakázek jsou Zakázky podřazeny projektům, tj. pro jeden projekt můžete vést souběžně několik zakázek (např. tisk vizitek, pořádání večírku, nákup květinových dekorací atd.). Přehled zakázek lze řadit podle sloupců a vyhledávat podle názvu nebo podle vazby na Projekt a Manažera. Tlačítko Reset obnoví původní zobrazení přehledu.

Kliknutím na název zakázky zobrazíte zakázkové přehledy:

• Přehled
• Plán
• Rozpočty
• Objednávky
• Úkoly
• Příchozí faktury
• Externí výkony
• Interní výkony
• Faktury vydané/podklady k fakturaci
• Vyúčtování
• Dokumenty/archiv
• Harmonogram

Nová zakázka

K vytvoření nové zakázky slouží tlačítko Nová zakázka. Ve vyvolaném okně zvolte Projekt, zadejte Název zakázky a stručný Popis. Ze seznamu partnerů spolupracujících na projektu vyberte Realizátora. Čísla zakázek jsou systémem generováno automaticky.

V dalším okně vyberte pracovníky do jednotlivých rolí:

• Odpovědný pracovník – zakládá a vede projekty, má právo editovat obchodní plán; zakládá a edituje zakázky a veškeré údaje v zakázkách.
• Oprávněný pracovník – edituje veškeré údaje v zakázkách, nemá přístup k obchodnímu plánu.
• Výkonný pracovník – eviduje své výkony na zakázce, nemá přístup k detailním informacím o zakázce.

Import zakázek

Pokud máte evidenci Vašich stávajících zakázek, použijte tlačítko Import zakázek a postupujte podle uvedeného návodu.

Detail zakázky

Přehled

Přehled zakázky je ukazatelem plánu a skutečné reality v daném čase. Pro zobrazení dalších parametrů zakázky využijte záložky v horní části stránky.

Plán

Plán je finanční rozvahou zakázky.

Nový plán

Tlačítko Nový plán vyvolá nové okno, v něm vyplňte pole Název a Popis. Po uložení vytvořte jednotlivé Interní výkony, Externí výkony a plán Fakturace / Budget.

Vytvořený plán lze dodatečně Upravit nebo Smazat, provést Export do Excelu a nakonec zahájit proces Schvalování.

Importovat plán

Tlačítkem Importovat plán můžete tvořit plán zakázky jednoduchými importy Z rozpočtu, Z vyúčtování, Z reality zakázky.

Import z Excelu

Tlačítkem Import z Excelu můžete vytvořit plán zakázky importem excelovské tabulky. Postupujte podle návodu.

Rozpočty

Nový rozpočet

Tlačítko Nový rozpočet vyvolá nové okno, v něm vyplňte pole Název a Popis. Po uložení vytvořte jednotlivé Interní výkony, Externí výkony a plán Fakturace / Budget.

Vytvořený rozpočet lze dodatečně Upravit, Duplikovat nebo Smazat, provést Export do Excelu.

Importovat rozpočet

Tlačítkem Importovat rozpočet můžete tvořit rozpočet zakázky jednoduchými importy Z plánu, Z vyúčtování, Z reality zakázky.

Import z Excelu

Tlačítkem Import z Excelu můžete vytvořit rozpočet zakázky importem excelovské tabulky. Postupujte podle návodu.

Objednávky

V záložce Objednávky naleznete přehled objednávek k dané zakázce.

Nová objednávka

Tlačítko Nová objednávka vyvolá nové okno, v něm zvolte Dodavatele a uveďte Název objednávky. Po uložení vyplňte další informace, zejména v povinných polích označených hvězdičkou.

Vytvořenou objednávku lze dodatečně Upravit nebo Smazat, zahájit proces Schvalování a nakonec Odeslat e-mailem. Text objednávky lze před každým odesláním upravit či doplnit. Šablona e-mailu objednávky je editovatelná administrátorem v modulu Administrace – Šablony e-mailů.

Úkoly

V záložce Úkoly se odehrává rozplánování zakázky do dílčích kroků. Tato stránka předkládá přehled všech úkolů s vazbou na zakázku včetně informace, kterému pracovníkovi je ten který přiřazený. Úkoly mají barevně odlišené stavy, podle nich je možné úkoly filtrovat. Úkoly lze rovněž řadit podle jednotlivých sloupců.

Praktické tlačítko Export do Excelu vygeneruje excelovskou tabulku zobrazených (vyfiltrovaných) záznamů a uloží do Vašeho počítače.

Nový úkol

Tlačítko Nový úkol otevře okno, ve kterém zadáte sobě nebo jinému pracovníkovi úkol. Vyberte tedy pracovníka a vyplňte jednotlivá pole. Jedná-li se o úkol, který bude pracovník vykonávat v pravidelných intervalech, zaškrtněte Opakování úkolu.

Zvolte interval opakování a předpokládaný konec úkolu – pokud termín skončení neznáte, zadejte jakékoliv datum v budoucnosti např. 31. 12. 2999. Do pole Generovat na … dní uveďte, v jakém předstihu chcete pracovníkovi jednotlivé úkoly přidělit. Například úkol opakovaný každý 1 týden můžete vygenerovat na 30 dní dopředu a pracovník o svých úkolech bude vědět s měsíčním předstihem. Pracovní činnosti a vlastní úkoly může lépe plánovat.

V části Přiřazení zakázky je úkol svázán se zakázkou, pole jsou automaticky předvyplněna a není třeba je měnit, snad jen pokud chcete zvolit jinou sazbu.

Povinné uzavření úkolu zadavatelem, vykázání nákladů po uzavření zaškrtněte v případě, že chcete čas strávený plněním úkolu propsat až po schválení zadavatelem. Jakmile pracovník označí úkol jako Hotový, je zadavateli odeslána notifikace ke schválení. Teprve po schválení času se hodiny propíší do výkazu práce pracovníka. Ponecháte-li uzavření úkolu zadavatelem nepovinné, hodiny se propíší do výkazu v okamžiku, kdy pracovník označí úkol jako Hotový.

Vytvořené úkoly jsou automaticky propojeny s kalendářem pracovníků v modulu Správa úkolů.

Příchozí faktury

Záložka přehledně zobrazuje příchozí faktury přiřazené k zakázce. Faktury lze řadit podle jednotlivých sloupců.

Více v manuálu zde

Externí výkony

Tato záložka zobrazuje přehled všech externích výkonů přiřazených k zakázce včetně vazeb na objednávky. Jednotlivé sloupce přehledu lze řadit sestupně a vzestupně.

Tlačítkem Nový externí výkon vytvoříte nový záznam.

Tlačítkem Upravit u příslušného externího výkonu vyvoláte okno s možností úprav výkonu (viz screen níže).

• Mimo jiné je zde také možnost přesunu externího výkonu pod určitou, vámi vybranou zakázku. Ve výběru zakázek se vám zobrazí pouze ty zakázky, ke kterým máte přístup na základě přidělených oprávnění.
• Pokud máte přístup k mnoha zakázkám a je pro vás těžké v seznamu najít tu správnou, můžete použít vyhledávání, které vám tento proces usnadní.

Tlačítkem Export do Excelu stáhnete přehled výkonů do počítače v podobě excelovské tabulky.

Interní výkony

Tato záložka zobrazuje přehled všech výkonů na zakázce. Jednotlivé sloupce přehledu lze řadit sestupně a vzestupně. Interní výkony se do zakázky propisují automaticky z výkazů práce jednotlivých pracovníků, pokud využíváte vedení výkazů práce.

Pokud je výkon navázaný na úkol, je funkční proklik přímo k danému úkolu.

Tlačítkem Upravit u příslušného interního výkonu vyvoláte okno s možností úprav výkonu (viz screen níže).

• Mimo jiné je zde také možnost přesunu interního výkonu pod určitou, vámi vybranou zakázku. Ve výběru zakázek se vám zobrazí pouze ty zakázky, ke kterým máte přístup na základě přidělených oprávnění.
• Pokud máte přístup k mnoha zakázkám a je pro vás těžké v seznamu najít tu správnou, můžete použít vyhledávání, které vám tento proces usnadní.

Tlačítkem Export do Excelu stáhnete přehled výkonů do počítače v podobě excelovské tabulky.

Faktury vydané/podklady k fakturaci

Záložka přehledně zobrazuje vydané faktury a podklady k fakturaci přiřazené k zakázce. Faktury lze řadit podle jednotlivých sloupců.

Více v manuálu zde

Vyúčtování

Vyúčtování slouží k finální kontrole plánu, rozpočtu zakázky.

Nové vyúčtování

Tlačítkem Nové vyúčtování zadáte skutečné náklady externích a interních výkonů a vytvoříte vyúčtování ručně.

Tlačítkem Importovat vyúčtování máte možnost vytvořit vyúčtování importem Z plánu, Z rozpočtu nebo Z reality zakázky.

Tlačítkem Import z Excelu můžete vytvořit vyúčtování importem excelovské tabulky. Postupujte podle návodu.

Dokumenty/archiv

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží zvýrazněné pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky po přetažení souborů. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu  . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Ikonou  lze zobrazit náhled dokumentu, je-li jeho formát pro náhled podporován.

Dokument je možné kdykoliv znovu stáhnout do počítače a také z archivu navždy odstranit.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Pozvat uživatele k dokumentu

Pro sdílení vybraných dokumentů s jiným uživatelem využijte funkci Pozvat uživatele k dokumentu. Ve vyvolaném okně zvolte uživatele a potvrďte tlačítkem Přidat. Uživatel je systémem notifikován o zpřístupnění vybraných dokumentů.

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete přesunout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Hromadné smazání

Smazat vybrané dokumenty umožňuje funkce Hromadné smazání. Pozor, tato akce je nevratná.

 

U dokumentů můžete využít i automatickou archivaci a skartaci - jak na to najdete v samostatné záložce s názvem Archivace a skartace v daném modulu.

Přesun zakázky do jiného projektu

V případě potřeby je možné provést Přesun zakázky do jiného projektu kliknutím na stejnojmenné tlačítko.

V otevřeném okně vyberte Nový projekt a tlačítkem Uložit potvrdíte přesun zakázky včetně všech navázaných dokumentů do zvoleného projektu.