Projekty
Projekt představuje základní organizační jednotku Zakázkového systému.
Slouží ke sdružení souvisejících zakázek pod jeden společný celek a umožňuje sledovat jejich průběh, ekonomické výsledky a celkovou úspěšnost realizace.
Projekt obvykle představuje:
- dlouhodobou spolupráci se zákazníkem,
- investiční akci,
- stavební nebo výrobní celek,
- interní projekt společnosti,
- soubor více navazujících zakázek.
Každá zakázka musí být vždy zařazena pod konkrétní projekt. Samostatná zakázka bez projektu nemůže v systému existovat.
Projekt slouží především pro manažerské řízení a ekonomické vyhodnocení. Veškerá operativní práce, dokumentace, plánování, náklady, výnosy, objednávky i fakturace jsou evidovány na jednotlivých zakázkách.
Hlavní funkce
Projekt umožňuje:
- sdružovat více zakázek pod jeden celek,
- evidovat odběratele a dodavatele projektu,
- určit odpovědnou osobu projektu,
- sledovat ekonomiku projektu,
- vyhodnocovat náklady a výnosy,
- sledovat ziskovost projektu,
- zobrazovat souhrnné přehledy a bilance,
- vytvářet nové zakázky,
- sledovat stav jednotlivých zakázek.
Specifická pravidla
Projekt je povinnou nadřazenou úrovní všech zakázek.
Jeden projekt může obsahovat:
- jednu zakázku,
- více zakázek,
- více odběratelů,
- více dodavatelů.
Každý projekt má jednu odpovědnou osobu, která odpovídá za jeho správu a ekonomické vyhodnocování.
Projekt má vlastní ekonomiku. Veškeré náklady a výnosy vzniklé na jednotlivých zakázkách se automaticky promítají do ekonomiky projektu.
Projekt se samostatně neuzavírá. Uzavírají se jednotlivé zakázky, které mají vlastní životní cyklus a stavy zpracování.
Přístup k projektům je ovlivněn:
- rolí uživatele v modulu Zakázkový systém,
- přiřazením uživatele k projektu.
Uživatel může mít dostatečná oprávnění, ale pokud není k projektu přiřazen, nemusí jej vidět nebo s ním pracovat.
Role a přístup k projektům
Přístup k projektům je řízen kombinací role a přiřazení uživatele k projektu.
Pro práci s projektem musí být splněny obě podmínky:
- uživatel musí mít odpovídající roli v modulu Zakázkový systém,
- uživatel musí být k projektu přiřazen nebo mít oprávnění zobrazovat daný rozsah projektů.
Role určuje, co může uživatel provádět, například:
- vytvářet projekty,
- upravovat projekty,
- zakládat zakázky,
- sledovat ekonomiku projektu.
Přiřazení k projektu určuje, s jakými projekty může uživatel pracovat.
Uživatel tedy může mít oprávnění pro správu projektů, ale pokud není k projektu přiřazen, nemusí jej vidět nebo editovat.
Oprávnění se následně promítají i do navazujících zakázek a ekonomických přehledů projektu.
Práce s přehledem projektů
Přehled projektů slouží k vyhledávání, filtrování a správě evidovaných projektů.
V seznamu projektů lze zobrazovat například:
- název projektu,
- odpovědnou osobu,
- odběratele,
- ekonomické ukazatele,
- stav projektu,
- datum vytvoření,
- další evidované údaje.
Uživatel může podle svého oprávnění:
- otevírat detail projektu,
- vytvářet nové projekty,
- upravovat existující projekty,
- vytvářet zakázky,
- zobrazovat ekonomické souhrny.
Filtrování dat
Přehled umožňuje filtrovat projekty podle vybraných kritérií, například:
- názvu projektu,
- odpovědné osoby,
- partnera,
- stavu projektu,
- období.
Filtrování pomáhá rychle zobrazit pouze relevantní projekty.
Řazení dat
Data lze řadit podle jednotlivých sloupců (vzestupně a sestupně).
Nejčastěji podle:
- názvu projektu,
- data vytvoření,
- odpovědné osoby,
- ekonomických ukazatelů.
Řazení lze přepínat mezi vzestupným a sestupným pořadím.
Zobrazení detailu projektu
Kliknutím na název projektu nebo ikonu detailu se otevře karta projektu.
V detailu projektu uživatel získá přístup ke:
- základním údajům,
- seznamu zakázek,
- odběratelům,
- dodavatelům,
- ekonomickým přehledům,
- dalším navázaným informacím.
Vytvoření nového projektu
Projekt se vytváří před založením první zakázky.
Postup
- Otevřete záložku Projekty.
- Klikněte na Nový projekt.
- Vyplňte název projektu.
- Vyberte odpovědnou osobu projektu.
- Doplňte odběratele a dodavatele podle potřeby.
- Nastavte další požadované údaje.
- Projekt uložte.
Po uložení lze k projektu zakládat jednotlivé zakázky.
Úprava projektu
Postup
- Otevřete požadovaný projekt.
- Klikněte na Upravit.
- Proveďte potřebné změny.
- Uložte změny.
Změny se okamžitě projeví v přehledech projektu.
Přidání odběratele
Postup
- Otevřete detail projektu.
- Přejděte do sekce odběratelů.
- Klikněte na Přidat odběratele.
- Vyberte partnera ze seznamu.
- Potvrďte výběr.
- Uložte změny.
Projekt může být navázán na více odběratelů současně.
Vytvoření zakázky z projektu
Nejběžnějším způsobem založení zakázky je vytvoření přímo z projektu.
Postup
- Otevřete požadovaný projekt.
- Klikněte na Nová zakázka.
- Vyplňte základní údaje zakázky.
- Nastavte odpovědné osoby.
- Vyplňte další požadované parametry.
- Zakázku uložte.
Nová zakázka bude automaticky navázána na vybraný projekt.
Ekonomika projektu
Projekt poskytuje souhrnný ekonomický pohled na všechny své zakázky.
Do ekonomiky projektu vstupují zejména:
- interní výkony,
- externí výkony,
- příchozí faktury,
- vyúčtování hotovosti,
- objednávky,
- vydané faktury,
- podklady k fakturaci,
- plánované hodnoty,
- rozpočty jednotlivých zakázek.
Projekt nevytváří vlastní ekonomické transakce. Veškeré náklady a výnosy vznikají na zakázkách. Projekt pouze automaticky agreguje data ze všech podřízených zakázek a poskytuje jejich souhrnné vyhodnocení.
Manažeři projektů tak mohou průběžně sledovat:
- skutečné náklady,
- skutečné výnosy,
- zisk nebo ztrátu,
- stav fakturace,
- ekonomický vývoj projektu,
- plnění plánů a rozpočtů.
Role a odpovědnosti
Každý projekt má jednu odpovědnou osobu.
Odpovědná osoba zpravidla:
- koordinuje průběh projektu,
- sleduje ekonomické výsledky,
- odpovídá za správnost nastavení projektu,
- koordinuje jednotlivé zakázky,
- vyhodnocuje průběh realizace.
Odpovědnost za projekt automaticky neznamená přístup ke všem funkcím systému. Rozsah oprávnění vždy určuje kombinace role a přiřazení uživatele.
Návaznosti na ostatní moduly
Správa úkolů
Projekty nejsou přímo navázány na úkoly.
Vazba vzniká prostřednictvím zakázek, které jsou součástí projektu. Úkoly jsou vytvářeny a evidovány na jednotlivých zakázkách.
Díky tomu lze následně sledovat návaznost mezi:
- projektem,
- zakázkou,
- úkolem,
- vykázanou prací,
- vzniklými náklady.
Archiv
Digitální archiv je navázán na jednotlivé zakázky.
Dokumentace není evidována na projektu jako samostatném objektu. Veškeré dokumenty jsou ukládány na konkrétní zakázky, kde jsou následně archivovány, verzovány a spravovány podle nastavených pravidel.
Doporučené postupy
✅ Projekt zakládejte jako samostatný obchodní nebo realizační celek.
✅ Před založením nového projektu vždy ověřte, zda již obdobný projekt v systému neexistuje.
✅ Udržujte správně nastavenou odpovědnou osobu projektu.
✅ Pravidelně kontrolujte ekonomické výsledky projektu, nejen jednotlivých zakázek.
✅ Vytvářejte zakázky přímo z projektu, aby byly správně vytvořeny všechny vazby.
✅ Dbejte na správné přiřazení uživatelů k projektům.
✅ Ekonomické výsledky vyhodnocujte především na úrovni projektu, kde se promítají všechny související zakázky.