Uživatelé

Uživatelé

Záložka Uživatelé slouží ke správě přístupu k Digitálnímu archivu prostřednictvím tzv. týmu uživatele (podřízených).

Umožňuje:

• zobrazit seznam uživatelů, kteří pracují s archivem
• definovat vlastní tým (podřízené osoby)
• získat přístup k archivům těchto uživatelů
• efektivně spravovat více archivů v rámci týmu

👉 Tato záložka je primárně určena pro:

• vedoucí pracovníky
• uživatele s rolí Senior
• administrátory 

Praktické použití / postup

Zobrazení uživatelů

• Otevřete záložku Uživatelé.
• Zobrazí se seznam uživatelů s přístupem do Digitálního archivu.

✔ Výsledek: vidíte, kdo v systému s archivy pracuje.

Otevření správy týmu

• Vyberte uživatele (typicky sebe).
• Klikněte na Tým uživatele / podřízení.

✔ Výsledek: otevře se okno pro správu týmu.

Přidání podřízeného (ručně)

• Klikněte na Otevřít přidání člena týmu.
• Vyberte uživatele ze seznamu.
• Klikněte na Přidat vybrané.

✔ Výsledek: uživatel je přidán do vašeho týmu.

Automatické přidání podřízených

• Klikněte na Přidat podřízené dle personalistiky.

✔ Výsledek: systém načte podřízené podle organizační struktury (pokud je dostupný modul Personální agenda)

Odebrání podřízeného

• Otevřete tým uživatele.
• Odeberte vybraného uživatele ze seznamu (kliknutím na ikonu koše u uživatele).
• V případě, kdy chcete odebrat celý tým - použijte červené tlačítko Odebrat celý tým
• Uložte změny.

✔ Výsledek: uživatel již není členem vašeho týmu.

Struktura / prvky obrazovky

Seznam uživatelů

Obsahuje:

• jméno uživatele
• identifikátor (ID)
• dostupné akce

👉 ID pomáhá rozlišit uživatele se stejným jménem.

Tlačítko „Tým uživatele / podřízení“

• otevře správu týmu
• klíčová funkce této záložky

Okno správy týmu

Obsahuje:

• seznam aktuálních členů týmu
• možnost:
  • přidání uživatele
  • odebrání uživatele
  • automatického naplnění

Dopad na práci s archivy

Jak tým ovlivňuje přístup

👉 Pokud si vytvoříte tým:

• získáte přístup k archivům: kde jsou vlastníky vaši podřízení
• můžete tyto archivy: zobrazit, upravovat (dle své role)

Praktický příklad

Vedoucí oddělení:

• má vytvořený tým (podřízení)
• vidí archivy svých lidí
• může: kontrolovat dokumenty a upravovat archivy

Důležité

• přístup je kombinací:
  • týmu
  • role v modulu (např. Senior)
• samotné přidání do týmu nemusí vždy stačit
• → záleží na celkovém nastavení práv

Důležité principy

• tým = skupina uživatelů, ke kterým máte rozšířený přístup
• tým neznamená automaticky plná práva
• přístupy se kombinují s:
  • rolemi v modulu
  • oprávněními v archivech
• seznam podřízených lze:
  • spravovat ručně
  • načítat automaticky

Doporučené postupy

• využívejte tým, pokud:
  • spravujete více lidí
  • potřebujete kontrolovat jejich archivy
• používejte automatické načítání (pokud je dostupné)
• pravidelně kontrolujte, kdo je ve vašem týmu
• nepřidávejte zbytečně uživatele, může dojít k nechtěnému sdílení dat

Shrnutí

Záložka Uživatelé slouží ke správě týmu a přístupů k archivům v rámci organizace.

Umožňuje:

• definovat podřízené uživatele
• získat přístup k jejich archivům
• efektivně spravovat dokumenty v týmu

👉 Klíčové je:

• pochopit vazbu mezi týmem a přístupy
• správně pracovat s rolemi a oprávněními

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.