Vyúčtování hotovosti

Záložka Vyúčtování hotovosti slouží k evidenci hotovostních výdajů, proplácení účtenek, vyúčtování záloh a zpracování dalších hotovostních dokladů.

Umožňuje zaměstnancům nebo spolupracovníkům elektronicky předkládat doklady k proplacení, rozdělovat náklady na zakázky, vytvářet externí výkony a předávat vyúčtování ke schválení a následnému účetnímu zpracování.

Vyúčtování hotovosti představuje digitální obdobu papírové obálky, do které jsou shromažďovány jednotlivé doklady určené k proplacení nebo vyúčtování.

Hlavní funkce

Záložka umožňuje:

vytvářet vyúčtování hotovosti,
žádat o zálohy,
evidovat hotovostní doklady,
přikládat doklady a přílohy,
rozdělovat náklady na zakázky,
vytvářet externí výkony,
evidovat majetkové nákupy,
využívat víceúrovňové schvalování,
sledovat stav vyúčtování,
předávat schválená vyúčtování do agendy K zaúčtování.

Specifická pravidla

Vyúčtování hotovosti se skládá ze dvou částí:

samotného vyúčtování,
jednotlivých dokladů vložených do vyúčtování.

Jedno vyúčtování může obsahovat více dokladů.

Schvalování probíhá vždy nad celým vyúčtováním, nikoli nad jednotlivými doklady.

Každý doklad musí být před schválením vyúčtování rozdělen mezi zakázky.

Pokud je náklad rozdělen na více zakázek, musí součet rozdělených částek odpovídat celkové hodnotě dokladu.

Při vytváření nových dokladů nebo změně vzhledu formulářů doporučujeme v případě potíží vyčistit cache internetového prohlížeče, aby systém nepoužíval dříve uložené verze formulářů.

Druhy vyúčtování

Systém podporuje několik variant vyúčtování.

Nové vyúčtování bez zálohy

Používá se v případě, kdy pracovník nejprve zaplatí výdaj z vlastních prostředků a následně žádá o jeho proplacení.

Nové vyúčtování se zálohou

Používá se v případě, kdy pracovník nejprve požádá o zálohu a teprve následně předkládá doklady k jejímu vyúčtování.

Nestandardní vyúčtování

Používá se pro specifické situace podle interních pravidel organizace.

Ostatní závazky

Slouží pro evidenci dalších závazků, které nespadají do běžného režimu vyúčtování.

Proces vyúčtování se zálohou

Pokud pracovník využívá zálohu, proces probíhá v následujících krocích:

vytvoření žádosti o zálohu,
schválení žádosti o zálohu,
výplata zálohy účetním oddělením,
postupné vkládání jednotlivých dokladů do stejného vyúčtování, ve kterém byla záloha schválena,
rozdělení dokladů na zakázky,
schválení vyúčtování,
účetní vypořádání zálohy.

Po schválení a vyplacení zálohy se nové doklady nevkládají do nového vyúčtování, ale přímo do existujícího vyúčtování, které bylo založeno pro danou zálohu.
Do tohoto vyúčtování se postupně doplňují všechny doklady související s čerpáním poskytnuté zálohy až do okamžiku jeho předložení ke schválení.

Role a přístup k vyúčtování

Přístup k vyúčtování závisí na oprávněních uživatele.

Do procesu obvykle vstupují:

žadatel,
schvalovatelé,
odpovědné osoby zakázek,
účetní pracovníci,
správce systému.

Rozsah oprávnění se řídí nastavením organizace.

Přehled vyúčtování

Přehled zobrazuje všechna vyúčtování dostupná podle oprávnění uživatele.

U jednotlivých vyúčtování lze sledovat například:

pracovníka,
datum vytvoření,
stav,
částku,
schvalovací informace,
informace o záloze.

Přehled umožňuje:

filtrování,
vyhledávání,
otevření detailu,
zahájení schvalování,
sledování historie zpracování.

Vložení dokladu

Do vyúčtování lze vkládat například:

účtenky,
hotovostní doklady,
pokladní doklady,
faktury hrazené v hotovosti,
další doklady související s hotovostními výdaji.

U dokladu se eviduje zejména:

příjemce,
dodavatel,
datum vystavení,
číslo dokladu,
textace,
částka,
sazby DPH.

Po vytvoření dokladu lze přiložit:

PDF dokument,
fotografii,
obrázek dokladu.

Doklady lze do vyúčtování nahrávat přímo nebo vybírat z dokumentů, které byly dříve digitalizovány v záložce Zpracování dokumentů.

Pokud bylo vyúčtování založeno jako vyúčtování se zálohou, vkládají se všechny doklady související s čerpáním zálohy přímo do tohoto vyúčtování.

Mobilní zpracování dokladů

Doklady lze pořizovat i z mobilního zařízení.

Uživatel může:

vyfotit doklad mobilním telefonem,
přiložit fotografii přímo do vyúčtování,
dokončit celý proces bez použití počítače.

Vazba na Zpracování dokumentů

Doklady lze do vyúčtování přikládat dvěma způsoby:

přímým vložením dokladu do vyúčtování,
využitím záložky Zpracování dokumentů.

Při využití záložky Zpracování dokumentů může uživatel dokument:

naskenovat,
vyfotografovat,
nahrát ve formátu PDF nebo obrázku,
případně vytěžit pomocí AI.

Následně lze již digitalizovaný dokument použít při vytváření dokladu ve vyúčtování hotovosti.

Vzhledem k tomu, že uživatelé pracující s Vyúčtováním hotovosti mají současně k dispozici i záložku Zpracování dokumentů, mohou si dokumenty digitalizovat sami bez nutnosti zapojení dalších pracovníků.

Způsoby vložení dokladu do vyúčtování

Doklady určené k vyúčtování lze do systému vložit dvěma způsoby.

Přímé vložení do vyúčtování

Nejčastější způsob práce.

Uživatel:

otevře vyúčtování,
klikne na Nový doklad,
vyplní údaje dokladu,
přiloží PDF, fotografii nebo naskenovaný doklad,
uloží doklad.

Tento způsob je vhodný zejména pro:

účtenky,
drobné nákupy,
cestovní výdaje,
běžné hotovostní doklady.

Využití záložky Zpracování dokumentů

Doklad lze nejprve digitalizovat v záložce Zpracování dokumentů.

Zde může být:

nahrán jako PDF,
naskenován,
vyfotografován,
vytěžen pomocí AI.

Následně lze již digitalizovaný doklad vybrat při vytváření dokladu ve vyúčtování hotovosti.

Tento způsob je vhodný zejména v případech, kdy:

organizace využívá AI vytěžování,
je potřeba pracovat s větším množstvím dokladů,

Doporučený postup

Pro běžné hotovostní doklady a účtenky je zpravidla jednodušší přímé vložení dokladu do vyúčtování.

Pokud organizace využívá proces digitalizace dokumentů pomocí záložky Zpracování dokumentů, doporučuje se dokument nejprve zpracovat zde a následně jej použít při vytváření dokladu ve vyúčtování hotovosti.

Rozdělení dokladu na zakázky

Každý doklad musí být přiřazen k jedné nebo více zakázkám.

Rozdělení určuje:

ke které zakázce náklad patří,
jak bude náklad promítnut do ekonomiky zakázky,
zda bude vytvořen externí výkon.

Při rozdělení musí být vždy rozdělen celý náklad dokladu.

Vytvoření externího výkonu

Při rozdělení dokladu je standardně zapnuta volba:

Vytvořit externí výkon

Pokud zůstane zaškrtnuta:

vznikne externí výkon,
externí výkon bude navázán na příslušnou zakázku,
náklad se promítne do ekonomiky zakázky,
náklad vstoupí do výpočtu zisku a marže.

Pokud je doklad rozdělen mezi více zakázek, vznikne samostatný externí výkon pro každou z nich.

Pokud externí výkon vzniknout nemá, je nutné tuto volbu při rozdělení zrušit.

Vztah mezi vyúčtováním hotovosti a externími výkony

Vyúčtování hotovosti představuje jeden ze zdrojů externích výkonů.

Tok dat probíhá následovně:

Vyúčtování hotovosti → Rozdělení na zakázky → Externí výkon → Vyúčtování zakázky → Přehled zakázky

Externí výkon představuje ekonomický záznam nákladu konkrétní zakázky.

Vazba na Evidenci majetku

Pokud doklad představuje pořízení majetku, lze využít volbu:

Evidovat doklad v majetku

Po schválení vyúčtování:

vznikne záznam v agendě Čekající nákupy,
doklad bude zařazen do části Hotovostní doklady,
správce majetku může vytvořit kartu majetku.

Vyúčtování samo o sobě majetek nezakládá.

Založení majetku se provádí ručně v modulu Evidence majetku.

Schvalování vyúčtování

Vyúčtování podporuje víceúrovňové schvalování.

Před zahájením schvalování systém ověřuje:

vyplnění povinných údajů,
rozdělení dokladů na zakázky,
úplnost vyúčtování.

V rámci schvalování mohou účastníci:

přidávat komentáře,
vést diskusi,
přikládat soubory,
využívat systémové notifikace.

Zrušení vlastního schválení

Schvalovatel může využít funkci:

Zrušit moje schválení

Po zrušení schválení:

je vyžadováno zdůvodnění,
ostatní účastníci obdrží notifikaci,
informace se uloží do historie schvalování.

Tuto akci lze provést pouze tehdy, pokud na schválené vyúčtování není navázána automaticky provedená systémová operace.

Stavy vyúčtování

Vyúčtování prochází během svého životního cyklu několika stavy.

Typicky:

rozpracované,
ve schvalování,
schválené,
exportované,
zaúčtované.

Přehled využívá barevné odlišení jednotlivých stavů pro rychlou orientaci uživatelů.

Úprava či smazání vyúčtování

Dokud není vyúčtování předáno ke schválení, lze:

přidávat doklady,
upravovat doklady,
mazat doklady,
přesouvat doklady mezi vyúčtováními.

Pokud je již vyúčtování ve schvalovacím procesu a je potřeba provést změny, úpravy nebo smazání dokladů, je nutné nejprve odebrat všechny schvalovatele.

Po odebrání všech schvalovatelů lze:

upravovat doklady,
mazat doklady,
přidávat nové doklady,
měnit rozdělení mezi zakázky.

Po dokončení změn je nutné znovu nastavit schvalovatele a zahájit nový schvalovací proces.

Schválené vyúčtování nelze přímo editovat.

V případě potřeby změn je nutné využít nový schvalovací cyklus nebo vytvořit nové vyúčtování podle interních pravidel organizace.

Smazání vyúčtování je možné po smazání všech dokladů přidaných k vyúčtování. Po smazání dokladů, použijte tlačítko Smazat vyúčtování.

Předání k zaúčtování

Schválená vyúčtování jsou automaticky předána do agendy:

K zaúčtování

Zde jsou připravena pro export do účetního systému a další účetní zpracování.

Postupy

Vytvoření nového vyúčtování

Otevřete záložku Vyúčtování hotovosti.
Zvolte typ vyúčtování.
Vyberte pracovníka.
Doplňte zdůvodnění.
Uložte vyúčtování.

Přidání nového dokladu

Otevřete vyúčtování.
Klikněte na Nový doklad.
Vyplňte požadované údaje.
Nahrajte přílohu.
Uložte doklad.
V případě problémů se zobrazením nových formulářů nebo polí vyčistěte cache internetového prohlížeče.

Rozdělení dokladu na zakázky

Otevřete doklad.
Klikněte na Zbývá / Rozděleno.
Vyberte zakázky.
Rozdělte částky.
Zkontrolujte celkový součet.
Uložte změny.

Zahájení schvalování

Otevřete vyúčtování.
Klikněte na Na schválení vyúčtování.
Otevřete Panel schvalování.
Vyberte schvalovatele.
Spusťte schvalovací proces.

Úprava vyúčtování ve schvalovacím procesu

Otevřete vyúčtování.
Otevřete Panel schvalování.
Odeberte všechny schvalovatele.
Proveďte požadované změny dokladů nebo rozdělení, včetně případného smazání chybných dokladů.
Uložte změny.
Znovu nastavte schvalovatele.
Zahajte nový schvalovací proces.

Smazání vyúčtování je možné po smazání všech dokladů přidaných k vyúčtování. Po smazání dokladů, použijte tlačítko Smazat vyúčtování.

Řešení problémů se zobrazením dokumentů a formulářů

Po nahrazení přílohy, změně dokumentu nebo úpravě formulářů může internetový prohlížeč zobrazovat dříve uloženou verzi souboru z lokální cache.

Pokud se po uložení změny stále zobrazuje původní dokument, původní PDF nebo starší verze formuláře, doporučujeme nejprve obnovit stránku a případně vyčistit cache internetového prohlížeče.

Typické situace

Tento postup doporučujeme zejména v případech:

nahrazení PDF faktury novou verzí,
výměny přílohy u dokladu,
změny naskenovaného dokumentu,
nasazení nových formulářů,
změny vzhledu formulářů,
změny šablon dokumentů.

Příklad

Uživatel nahradí PDF příchozí faktury novým souborem, uloží změny, ale po otevření faktury stále vidí původní PDF.

Ve většině případů není problém v systému, ale v lokálně uložené cache internetového prohlížeče.

Rychlé obnovení stránky

Nejprve doporučujeme použít:

Ctrl + F5

Tím dojde k opětovnému načtení stránky přímo ze serveru.

Pokud problém přetrvává, pokračujte vyčištěním cache prohlížeče.

Microsoft Edge

Postup

Otevřete Nastavení.
Zvolte Ochrana osobních údajů, vyhledávání a služby.
V části Vymazat údaje o procházení klikněte na Zvolit položky k vymazání.
Zaškrtněte možnost Obrázky a soubory v mezipaměti.
Klikněte na Vymazat nyní.
Znovu otevřete Zakázkový systém.

Google Chrome

Postup

Otevřete nabídku prohlížeče.
Zvolte Smazat údaje o prohlížení.
Zaškrtněte možnost Obrázky a soubory v mezipaměti.
Klikněte na Vymazat data.
Znovu načtěte Zakázkový systém.

Doporučení

✅ Po změně dokumentu vždy nejprve vyzkoušejte Ctrl + F5.

✅ Pokud se stále zobrazuje původní verze dokumentu, vyčistěte cache prohlížeče.

✅ Při nasazení nových formulářů nebo šablon doporučujeme vyčištění cache provést preventivně.

✅ Pokud problém přetrvává i po vyčištění cache, obraťte se na podporu systému.

Návaznosti na ostatní části systému či moduly

Externí výkony

Vyúčtování hotovosti je jedním ze zdrojů externích výkonů.

Vyúčtování zakázky

Náklady z vyúčtování hotovosti vstupují do ekonomického vyhodnocení zakázky.

Přehled zakázky

Externí výkony vzniklé z vyúčtování ovlivňují náklady, zisk a marži zakázky.

Evidence majetku

Doklady označené jako majetek mohou být předány do Evidence majetku.

Čekající nákupy

Majetkové doklady se po schválení zobrazují v agendě Čekající nákupy.

K zaúčtování

Schválená vyúčtování jsou automaticky zařazena do agendy K zaúčtování.

Zpracování dokumentů

Do vyúčtování lze využít dokumenty již digitalizované v systému.

Doporučené postupy

✅ Doklady přidávejte průběžně, ne až při uzavírání vyúčtování.

✅ Ke každému dokladu přikládejte čitelnou přílohu.

✅ Před schválením vždy zkontrolujte rozdělení mezi zakázky.

✅ Pokud má náklad vstoupit do ekonomiky zakázky, ponechte aktivní volbu Vytvořit externí výkon.

✅ Majetkové nákupy označujte volbou Evidovat doklad v majetku.

✅ Pokud potřebujete upravit vyúčtování ve schvalovacím procesu, nejprve odeberte všechny schvalovatele.

✅ Po přidání nových dokladů nebo při problémech se zobrazením formulářů vyčistěte cache internetového prohlížeče.

✅ Pravidelně kontrolujte návaznost mezi vyúčtováním hotovosti a externími výkony.

✅ Před spuštěním schvalování ověřte úplnost všech dokladů.

✅ Po schválení pravidelně sledujte předání vyúčtování do agendy K zaúčtování.