Příprava podkladů pro mzdy
Záložka Příprava podkladů pro mzdy navazuje na modul Efektivita a slouží k převzetí schválených podkladů pro mzdy a odměny.
Po dokončení výpočtů a schvalovacího procesu v modulu Efektivita přebírá personalista schválené podklady a připravuje je pro další zpracování ve mzdovém systému.
V této části lze:
- kontrolovat schválené podklady,
- rozdělovat mzdy a odměny mezi kontrakty zaměstnance,
- upravovat vybrané mzdové položky,
- schvalovat podklady za společnost,
- publikovat výsledky zaměstnancům,
- exportovat podklady pro další zpracování.
Přehled schválených podkladů
Po otevření záložky se zobrazí přehled společností a oddělení, za která byly schváleny podklady z modulu Efektivita.
U jednotlivých oddělení je zobrazen sloupec Rozděleno.
Tento údaj informuje o stavu zpracování zaměstnanců v daném oddělení.
Příklad: 3 / 3 - znamená, že byly zpracovány a rozděleny podklady všech tří zaměstnanců daného oddělení.
Pokud jsou zpracováni všichni zaměstnanci, řádek se automaticky zvýrazní zelenou barvou.
Přehled umožňuje personalistovi rychle zjistit, která oddělení jsou již připravena k finálnímu schválení a která ještě vyžadují další zpracování.
Přehled zaměstnanců
Po otevření oddělení tlačítkem Zobrazit se zobrazí seznam zaměstnanců, jejichž podklady byly schváleny v modulu Efektivita.
U každého zaměstnance lze otevřít detail pomocí tlačítka Výpočet.
V detailu jsou zobrazeny:
- jednotlivé kontrakty zaměstnance,
- rozdělení mezd a odměn,
- přenesené výsledky z Efektivity,
- mzdové složky určené pro další zpracování.
Rozdělení mezi kontrakty
Pokud má zaměstnanec více kontraktů, je potřeba rozhodnout, jak budou jednotlivé mzdové složky mezi kontrakty rozděleny.
Rozdělení je při prvním otevření předvyplněno automaticky podle údajů nastavených u jednotlivých kontraktů.
Personalista však může hodnoty upravit podle:
- interních pravidel společnosti,
- pokynů vedoucích pracovníků,
- skutečného způsobu odměňování zaměstnance,
- požadavků mzdové účetní.
Odpovědnost za správné rozdělení podkladů nese personalista nebo jiná pověřená osoba.
Úprava mzdových položek
V rámci přípravy podkladů lze upravovat jednotlivé položky mzdy.
Podle oprávnění uživatele lze upravit například:
- odpracované hodiny,
- hodinovou sazbu,
- fixní složku mzdy,
- pohyblivou složku mzdy,
- odměnu nebo sankci,
- stravenkový paušál.
Úpravy se využívají zejména v případech, kdy je potřeba reagovat na specifické požadavky společnosti nebo doplnit podklady před finálním schválením.
Po provedení změn je nutné údaje uložit.
Poznámky
Součástí podkladů jsou také poznámky určené pro další zpracování.
Lze evidovat například:
- poznámku pro zaměstnance,
- poznámku pro personalistu,
- poznámku pro mzdovou účetní.
Poznámky pomáhají předávat důležité informace mezi jednotlivými účastníky mzdového procesu.
Aktualizace podkladů
Pokud po vytvoření podkladů dojde ke změnám v kontraktech zaměstnance, lze použít funkci Aktualizovat podklady.
Při aktualizaci systém:
- znovu načte aktuální informace z kontraktů,
- obnoví rozdělení mezi kontrakty,
- načte aktuální nastavení mzdových složek.
Pozor: Aktualizace podkladů může přepsat dříve provedené rozdělení mezi kontrakty. Před použitím této funkce doporučujeme ověřit, zda již nebyly provedeny ruční úpravy.
Schválení podkladů za společnost
Po dokončení kontrol a případném rozdělení mezd mezi kontrakty je možné zahájit finální schválení podkladů za společnost.
Schválením personalista potvrzuje, že:
- byly zkontrolovány všechny podklady,
- byly správně rozděleny jednotlivé mzdové složky,
- jsou splněny interní pravidla společnosti,
- podklady mohou být předány mzdové účetní.
Po schválení jsou podklady připraveny k exportu do mzdového systému.
Publikace výsledků
Publikace slouží ke zveřejnění výsledků zaměstnanci.
Organizace si může zvolit, zda bude publikace prováděna:
- již v modulu Efektivita,
- až v rámci Přípravy podkladů pro mzdy.
Obě varianty vytvářejí pro zaměstnance stejný výstup.
Po publikaci:
- systém vytvoří dokument s výsledky,
- dokument uloží do dokumentace zaměstnance,
- zaměstnanec získá přístup k výsledkům ve svém Osobním menu/Moje dokumenty/Efektivita zaměstance.
Doporučujeme publikaci provádět až po finálním schválení podkladů.
Export do Excelu
Pro potřeby personalistů a mzdových účetních lze vytvořit export podkladů do formátu Microsoft Excel.
Export je vhodný například pro:
- kontrolu podkladů,
- interní reporting,
- předání dat mzdové účetní pokud není napojen export do mzdového SW
- předání dat dalším uživatelům,
- archivaci výsledků.
Doporučené postupy
✅ Rozdělení mezi kontrakty vždy zkontrolujte ještě před finálním schválením.
✅ U zaměstnanců s více kontrakty ověřte správnost rozdělení všech mzdových složek.
✅ Před použitím funkce Aktualizovat podklady zkontrolujte, zda již nebyly provedeny ruční úpravy.
✅ Finální schválení provádějte až po kontrole všech oddělení společnosti.
✅ Výsledky publikujte až po ukončení celého procesu přípravy mezd.
✅ Před exportem do mzdového systému proveďte závěrečnou kontrolu schválených podkladů.
