Sestavy

Záložka Sestavy slouží k analytickému a manažerskému vyhodnocování dat evidovaných v Zakázkovém systému.

Poskytuje souhrnný přehled o:

interních výkonech,
externích výkonech,
objednávkách,
fakturaci,
ekonomice projektů a zakázek,
pracovním vytížení,
hospodářských výsledcích společnosti,
controllingu a kontrolních mechanismech.

Sestavy představují hlavní nástroj pro controlling, reporting a ekonomické vyhodnocování činnosti společnosti.

Hlavní funkce

Záložka umožňuje:

analyzovat ekonomiku zakázek,
sledovat interní a externí náklady,
vyhodnocovat fakturaci,
kontrolovat bilanci projektů,
sledovat výkony pracovníků,
exportovat data do Excelu,
filtrovat data podle různých kriterií,
porovnávat plánované a skutečné hodnoty,
kontrolovat návaznost dat mezi Zakázkovým systémem a účetním softwarem POHODA.

Specifická pravidla

Záložka Sestavy neobsahuje vlastní evidenci dat.

Všechny sestavy pracují s daty evidovanými v ostatních částech systému, zejména v:

Zakázkách,
Výkazech práce,
Interních výkonech,
Externích výkonech,
Fakturaci,
Objednávkách,
Vyúčtování.

Údaje zobrazované v sestavách se průběžně aktualizují podle stavu zdrojových dat.

Sestavy slouží pouze pro analýzu a vyhodnocení.

Úpravy dat se vždy provádějí v původních agendách.

Role a přístup k sestavám

Rozsah dostupných dat závisí na oprávnění uživatele.

Správce

Vidí všechny sestavy a všechna data v systému.

Senior

Vidí data související s jeho týmem a přidělenými projekty.

Odpovědná osoba projektu

Vidí data projektů, za které odpovídá.

Odpovědná osoba zakázky

Vidí data svých zakázek.

Ostatní uživatelé

Vidí pouze data, ke kterým mají přidělené oprávnění.

Stejná pravidla platí i pro část Kontroling a Kontrolní sestavy POHODA.

Práce se sestavami

Většina sestav umožňuje:

filtrovat data,
řadit data podle sloupců,
vyhledávat konkrétní záznamy,
exportovat výsledky do Excelu,
obnovit výchozí pohled pomocí tlačítka Reset.

Nejčastěji používané filtry jsou:

období,
projekt,
zakázka,
pracovník,
zákazník,
dodavatel,
odpovědná osoba,
stav.

Konkrétní nabídka filtrů se liší podle typu sestavy.

Interní výkony

Sestava Interní výkony zobrazuje interní náklady vzniklé z vykázané práce pracovníků.

Obsahuje zejména:

pracovníka,
zakázku,
sazbu,
počet hodin,
finanční hodnotu výkonu,
datum výkonu.

Sestava umožňuje sledovat skutečné personální náklady jednotlivých zakázek.

Externí výkony

Sestava Externí výkony zobrazuje externí náklady vzniklé zejména:

z příchozích faktur,
z vyúčtování hotovosti.

Umožňuje sledovat:

náklady po zakázkách,
náklady po projektech,
náklady za zvolené období.

Sestava je využívána zejména při kontrole nákladovosti zakázek.

Objednávky vydané

Sestava Objednávky vydané poskytuje přehled vystavených objednávek.

Uživatel může analyzovat například:

objednávky podle dodavatelů,
objednávky podle zakázek,
objednávky podle období,
finanční objem objednávek.

Rozsah dat odpovídá oprávněním uživatele.

Fakturace

Sekce Fakturace obsahuje několik sestav:

Faktury vydané

Přehled vystavených faktur zákazníkům.

Faktury vydané (opakované)

Přehled opakovaných faktur a opakované fakturace.

Faktury přijaté

Přehled příchozích faktur evidovaných v systému.

Sestavy umožňují sledovat:

objem fakturace,
zákazníky,
dodavatele,
stavy faktur,
finanční výsledky za zvolené období.

Bilance

Sestavy bilancí slouží k ekonomickému vyhodnocení projektů a zakázek.

K dispozici jsou zejména:

Bilance projektů

Přehled ekonomického výsledku jednotlivých projektů.

Bilance a plán projektů

Porovnání plánovaných a skutečných hodnot projektů.

Celková bilance

Souhrnný ekonomický přehled celé organizace.

Celková bilance a plán

Porovnání plánovaných a skutečných výsledků na úrovni celé společnosti.

Bilance slouží zejména managementu a controllingu.

Pracovníci

Sekce Pracovníci obsahuje sestavy zaměřené na vykázanou práci.

Výkazy práce

Přehled jednotlivých výkazů práce pracovníků.

Výkazy práce – sumarizace

Souhrnný přehled vykázané práce podle:

pracovníků,
zakázek,
sazeb,
firem,
období.

Tato sestava umožňuje detailně sledovat vytížení pracovníků bez nutnosti otevírat jednotlivé zakázky.

Kontroling

Sestava Bilance projektů kontroling slouží pro podrobnější ekonomické vyhodnocování projektů.

Je určena především pro:

vedení společnosti,
controlling,
ekonomické oddělení,
projektové manažery.

Umožňuje sledovat finanční zdraví projektů a identifikovat odchylky mezi plánem a skutečností.

Kontrolní sestavy POHODA

Kontrolní sestavy POHODA slouží ke kontrole souladu dat mezi:

Zakázkovým systémem,
účetním softwarem POHODA.

Účelem sestavy je ověřit, zda jsou údaje v obou systémech shodné.

Sestava umožňuje:

porovnávat faktury vydané,
porovnávat faktury přijaté,
evidovat poznámky ke zjištěným rozdílům,
opakovaně vytvářet nové kontrolní sestavy.

Položky se zobrazují s označením:

shoda dat,
neshoda dat.

Kontrolní sestava vždy zobrazuje stav platný v okamžiku svého vytvoření.

Pokud dojde ke změně dat v Zakázkovém systému nebo v POHODĚ, je nutné vytvořit novou kontrolní sestavu.

Exporty

Všechny hlavní sestavy podporují export dat do formátu:

Microsoft Excel (*.xlsx)

Export umožňuje další zpracování dat mimo Zakázkový systém.

Postupy

Zobrazení sestavy

Postup

Otevřete záložku Sestavy.
Vyberte požadovanou kategorii sestavy.
Nastavte filtry.
Klikněte na Filtrovat.
Zobrazte výsledky.

Export sestavy do Excelu

Postup

Otevřete požadovanou sestavu.
Nastavte filtry.
Zkontrolujte výsledky.
Klikněte na Export do Excelu.
Uložte vytvořený soubor.

Obnovení původního zobrazení

Postup

Otevřete sestavu.
Klikněte na tlačítko Reset.
Systém obnoví výchozí nastavení zobrazení.

Vytvoření kontrolní sestavy POHODA

Postup

Otevřete sekci Kontrolní sestavy POHODA.
Klikněte na Nová sestava.
Vyberte měsíc.
Doplňte případnou poznámku.
Klikněte na Vytvořit.
Připraví se nový řádek pro vytvoření sestavy, stav sestavy Čeká na spuštění jobů
Postupně použijte tlačítka pro Vytvoření datového přenosu pro faktury vydané a po dokončení pro faktury přijaté
okamžiku použití tlačítka dojde k zapnutí aplikace PohodaConnector a zároveň se aktivuje SW POHODA, objeví se hláška: "MySmartplace Pohoda Connector: Datový přenos byl zařazen do fronty ke zpracování". Původní tlačítko se po spuštění změní na Otevřít detail přenosu a po dobu, co aplikace PohodaConnector běží, je ikona aplikace v pravém dolním rohu na vašem PC s ozubeným kolečkem.
Po ukončení se objeví hláška "MySmartplace Pohoda Connector: Datový přenos byl ukončen a výsledek vrácen na server", ikona PohodaConnector se změní zpět na ikonu zásuvky a můžete pokračovat ve vytvoření datového přenosu pro faktury přijaté stejným postupem.
Jdyž jsou oba datové přenosy ukončeny, změní se stav na Joby vytvořeny, čeká na data.
Použijte F5 nebo v pravo ihned nad sestavami (nad tlačítkem Smazat) je kolečko se šipkami, kterým resetujete aktuální stav a následně se v řádku pro sestavu přidá nové tlačítko Na sestavu, kde najdete vytvořenou sestavu a stav sestavy je nyní HOTOVO.
Sestavu se otevře tlačítkem Na sestavu
V levo - je stav v MSPL, vpravo je stav v SW POHODA
Kde jsou údaje shodné - je zelená fajfka
Kde údaje shodné nejsou - je červený vykřičník
V každém řádku máte možnost ikonou tužky vložit Poznámku
Sestava zobrazuje vždy stav v momentě jejího vytvoření
Po provedení změn na straně MSPL či SW POHODA je nutno vytvořit sestavu novou, která bude zohledňovat nový stav opět platný k danému momentu vytvoření.