Podklady k fakturaci a vystavování faktur
Záložka Faktury vydané / Podklady k fakturaci představuje centrální evidenci všech podkladů k fakturaci a vydaných faktur v Zakázkovém systému.
Slouží k vytváření podkladů k fakturaci, jejich schvalování, vystavování faktur, správě opakovaných faktur, sledování fakturace napříč projekty a zakázkami a následnému předání do účetnictví.
Je důležité rozlišovat dvě místa, kde se s fakturací pracuje:
- Faktury vydané / Podklady k fakturaci v hlavním menu Zakázkového systému představují centrální evidenci všech podkladů a faktur v systému.
- Faktury vydané / Podklady k fakturaci v detailu zakázky zobrazují pouze podklady a faktury vztahující se ke konkrétní zakázce.
Funkcionalita je v obou případech stejná. Liší se pouze rozsah zobrazovaných dat.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- evidovat podklady k fakturaci,
- vystavovat vydané faktury,
- schvalovat podklady k fakturaci,
- rozdělovat fakturaci mezi zakázky,
- vytvářet opakované faktury,
- pracovat s více měnami,
- publikovat faktury,
- odesílat faktury e-mailem,
- generovat PDF dokumenty,
- sledovat historii schvalování,
- exportovat faktury do účetních systémů,
- předávat faktury do agendy K zaúčtování.
Specifická pravidla
Zakázkový systém podporuje dva režimy práce s fakturací.
Varianta A – pouze podklady k fakturaci
Organizace vytváří a schvaluje pouze podklady k fakturaci.
Po schválení je podklad připraven:
- pro účetní oddělení,
- pro export do účetního systému,
- pro další zpracování mimo Zakázkový systém.
Samotná faktura není v Zakázkovém systému vystavována.
Varianta B – podklady k fakturaci a vydané faktury
Organizace vytváří podklady k fakturaci a následně vystavuje faktury přímo v Zakázkovém systému.
Po schválení podkladu lze:
- vystavit fakturu,
- potvrdit ji,
- publikovat ji,
- odeslat zákazníkovi,
- exportovat ji do účetního systému.
Důležité pravidlo nastavení
Volba mezi variantou A a variantou B se nastavuje centrálně v Nastavení Zakázkového systému.
Nastavení platí pro celý modul Zakázkový systém.
Pokud je povoleno vystavování vydaných faktur, platí toto nastavení pro celý Zakázkový systém, a to jak pro centrální agendu Faktury vydané / Podklady k fakturaci, tak pro stejnojmennou záložku v detailu zakázky.
Není možné používat jednu variantu pro některé zakázky a druhou variantu pro jiné zakázky.
Role a přístup k fakturaci
Viditelnost podkladů a faktur závisí na oprávněních uživatele.
Přístup mají zejména:
- správci systému,
- odpovědné osoby projektů,
- odpovědné osoby zakázek,
- oprávněné osoby zakázek,
- účetní pracovníci.
Správce systému vidí všechny podklady a faktury.
Ostatní uživatelé vidí pouze dokumenty související s projekty a zakázkami, ke kterým mají oprávnění.
Přehled podkladů a faktur
Přehled zobrazuje všechny podklady a faktury dostupné podle oprávnění uživatele.
U jednotlivých záznamů lze sledovat například:
- číslo dokladu,
- zákazníka,
- zakázku,
- odpovědnou osobu,
- datum vystavení,
- částku,
- měnu,
- stav,
- informaci o schválení.
Přehled umožňuje:
- filtrování,
- vyhledávání,
- řazení podle sloupců,
- otevření detailu,
- spuštění schvalování,
- vystavení faktury,
- export dat.
Vznik podkladu k fakturaci
Podklad k fakturaci lze vytvořit:
- ze záložky menu modulu ZS Vydané faktury/ Podklady k fakturaci,
- z detailu zakázky.
Vytvoření podkladu ze záložky Vydané faktury/podklady z hlavního menu modulu ZS
Při vytváření podkladu je nutné vybrat:
- zákazníka,
- zakázku,
- další požadované údaje.
Vytvoření podkladu z detailu zakázky
Pokud je podklad vytvářen přímo ze sekce Faktury vydané / Podklady k fakturaci v detailu zakázky, je příslušná zakázka automaticky přednastavena.
Uživatel ji nemusí vybírat ručně a podklad je od začátku navázán na danou zakázku.
Fakturační položky
Podklad může obsahovat jednu nebo více fakturačních položek.
U položek se eviduje zejména:
- název položky,
- popis,
- částka,
- sazba DPH.
Součet položek tvoří celkovou fakturovanou částku.
Rozdělení fakturace na zakázky
Pokud je podklad vytvořen přímo ze zakázky, je tato zakázka automaticky přiřazena jako příjemce fakturovaného výnosu.
V běžných případech proto není nutné provádět žádné další rozdělení.
Rozdělení se používá pouze tehdy, pokud má být část fakturované částky přiřazena jiné zakázce nebo více zakázkám.
Při rozdělení musí platit:
- součet rozdělených částek odpovídá celkové fakturované částce,
- všechny částky musí být přiřazeny konkrétním zakázkám.
Rozdělení slouží pro správné ekonomické vyhodnocení jednotlivých zakázek.
Schvalování podkladů k fakturaci
Podklady k fakturaci mohou podléhat schvalovacímu procesu.
Schvalování umožňuje:
- kontrolu správnosti fakturace,
- kontrolu částek,
- kontrolu rozdělení mezi zakázky,
- schválení výnosů před vystavením faktury.
Po schválení závisí další zpracování na zvolené variantě fakturace.
Zrušení vlastního schválení
Schvalovatel může využít funkci:
Zrušit moje schválení
Po zrušení schválení:
- je vyžadováno zdůvodnění,
- ostatní účastníci obdrží notifikaci,
- informace se uloží do historie schvalovacího procesu.
Tuto akci lze provést pouze tehdy, pokud na schválený doklad již není navázána automaticky provedená systémová operace.
Vystavení faktury
Pokud organizace využívá vystavování faktur přímo v systému, lze po schválení podkladu vystavit fakturu.
K dispozici jsou dvě možnosti.
Vystavit fakturu
Faktura vznikne, ale zůstává upravitelná.
Vystavit fakturu a potvrdit
Faktura vznikne jako finální doklad.
Po finálním potvrzení již není možné fakturu upravovat.
Pokud je potřeba provést změnu, musí být faktura zrušena a vytvořena znovu.
Úprava podkladu a faktury
Nový podklad nebo podklad ve schvalování
Podklad lze upravovat prostřednictvím tlačítka Upravit.
Lze měnit:
- údaje podkladu,
- zákazníka,
- položky,
- rozdělení mezi zakázky,
- odpovědnou osobu.
Schválený podklad
Pokud schválený podklad upravuje běžný uživatel, dojde ke zrušení schvalovacího procesu.
Po provedení změn je nutné schvalování spustit znovu.
Schválený podklad upravený správcem
Správce systému může provádět úpravy bez zrušení schvalovacího procesu.
Finálně vystavená faktura
Finálně potvrzenou fakturu již není možné upravit.
V případě potřeby je nutné:
- fakturu zrušit,
- vytvořit nový doklad.
Zodpovědná osoba
Každý podklad a faktura mají přiřazenou zodpovědnou osobu.
Zodpovědná osoba:
- odpovídá za fakturaci,
- spouští schvalování,
- může vystavit fakturu,
- je příjemcem souvisejících notifikací.
U opakovaných faktur lze odpovědnou osobu nastavovat i pro budoucí generované doklady.
Zodpovědnou osobu lze editovat:
- na faktuře – pouze do jejího schválení,
- v nastavení opakování – pole Zodpovědná osoba příští faktury.
Opakované faktury
Při vytváření podkladu lze aktivovat opakování fakturace.
Nastavuje se:
- frekvence opakování,
- odpovědná osoba,
- text faktury.
Po vytvoření dalšího období:
- systém automaticky vytvoří nový podklad k fakturaci,
- odpovědná osoba obdrží notifikaci.
U opakovaných faktur lze:
- sledovat historii,
- měnit nastavení,
- opakování ukončit.
Práce s měnami
Systém podporuje fakturaci v cizích měnách.
Používání měn je nutné povolit v Nastavení Zakázkového systému.
Při vytvoření podkladu lze vybrat měnu dokladu.
Systém:
- ukládá kurz ČNB platný k datu fakturace,
- zobrazuje částku v cizí měně,
- rozdělení mezi zakázky vždy provádí v Kč.
Při aktualizaci kurzu tlačítkem Přenačíst kurz:
- dojde k přepočtu částek,
- může dojít ke změně rozdělení mezi zakázky,
- schvalovací proces se zruší a je nutné jej provést znovu.
Měnu lze změnit pouze tehdy, pokud doklad neobsahuje žádné položky a nachází se ve stavu podkladu k fakturaci.
Detail faktury
Detail podkladu nebo faktury umožňuje:
- zobrazit PDF,
- otevřít veřejnou stránku faktury,
- zkopírovat veřejný odkaz,
- odeslat fakturu e-mailem,
- zobrazit historii schvalování,
- zobrazit historii změn,
- spravovat publikaci faktury pro zákazníka.
Vazba na Vyúčtování
Do Vyúčtování zakázky vstupují:
- schválené podklady k fakturaci,
- vystavené faktury,
v závislosti na zvoleném způsobu fakturace.
Výnosy z fakturace se promítají do:
- Vyúčtování zakázky,
- Přehledu zakázky,
- výpočtu zisku,
- výpočtu marže.
Předání k zaúčtování
Po schválení podkladu nebo po finálním vystavení faktury je doklad připraven k předání do účetnictví - zařazuje se do záložky K zaúčtování.
Při použití varianty B se po potvrzení faktury doklad automaticky zařazuje do agendy: K zaúčtování
Odtud může být exportován do účetního systému.
Postupy
Vytvoření podkladu k fakturaci
- Otevřete záložku Faktury vydané / Podklady k fakturaci.
- Klikněte na Nový podklad k fakturaci.
- Vyberte zákazníka.
- Vyberte zakázku.
- Vyplňte potřebné údaje.
- Přidejte fakturační položky.
- Uložte podklad.
Zahájení schvalování
- Otevřete podklad.
- Klikněte na Schvalování.
- Vyberte schvalovatele.
- Spusťte schvalovací proces.
Vystavení faktury
- Otevřete schválený podklad.
- Klikněte na Vystavit fakturu.
- Zvolte požadovaný způsob vystavení.
- Zkontrolujte údaje.
- Potvrďte vytvoření faktury.
Odeslání faktury zákazníkovi
Fakturu lze zákazníkovi odeslat přímo ze systému.
Postup
- Otevřete detail podkladu nebo vydané faktury.
- Zkontrolujte správnost údajů faktury.
- Klikněte na možnost Odeslat e-mailem.
- Zkontrolujte nebo doplňte e-mailovou adresu příjemce.
- V případě potřeby upravte text zprávy.
- Ověřte přiložený PDF dokument faktury.
- Odešlete e-mail.
Po odeslání obdrží zákazník fakturu ve formátu PDF.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Zakázky
Každý podklad i faktura jsou navázány na konkrétní zakázku.
Faktury vydané / Podklady k fakturaci v zakázce
Zobrazují pouze podklady a faktury související s konkrétní zakázkou.
Vyúčtování
Fakturace představuje výnosovou část vyúčtování zakázky.
Přehled zakázky
Fakturace ovlivňuje ekonomické vyhodnocení zakázky.
K zaúčtování
Schválené podklady a vystavené faktury mohou být předávány do účetnictví.
Účetní systémy
Systém podporuje export faktur do účetních systémů podle nastavených integrací.
Doporučené postupy
✅ Podklady k fakturaci vytvářejte bezprostředně po vzniku nároku na fakturaci.
✅ Před zahájením schvalování ověřte správnost rozdělení mezi zakázky.
✅ U pravidelných plnění využívejte opakované faktury.
✅ Při práci s cizí měnou kontrolujte aktuálnost použitého kurzu.
✅ Po změně kurzu vždy ověřte rozdělení mezi zakázky.
✅ Finálně potvrzenou fakturu považujte za uzavřený doklad.
✅ Pravidelně kontrolujte návaznost mezi fakturací a ekonomikou zakázek.
✅ Sledujte vývoj fakturace ve Vyúčtování a Přehledu zakázky.