Vydané faktury/podklady
Záložka přehledně zobrazuje podklady k fakturaci a vydané faktury přiřazené k zakázce. Podklady a faktury lze řadit podle jednotlivých sloupců.
Upozornění: Vystavování podkladů k fakturaci je standardní funkcionalitou a podklady lze exportovat pro fakturaci v externím softwaru. Vystavování faktur z těchto podkladů přímo v Zakázkovém modulu je funkcionalitou volitelnou – chcete-li tuto funkci využívat, zapněte si ji v záložce Nastavení.
Je zde zároveň i možnost nastavení měny u vystavovaných faktur. V záložce Nastavení stačí zatrhnout: Povolit výběr měny u vydaných faktur.
Nový podklad k fakturaci / Nová faktura
Pro vložení faktury do systému použijte tlačítko Nový podklad k fakturaci. V otevřeném okně vyberte Klienta a vyplňte zbývající pole. V dalším kroku přidejte položky faktury.
Upravit rozdělení do jiné zakázky nebo do více zakázek je možné tlačítkem ve sloupci Zbývá / Rozděleno. V okně Rozdělení faktury do zakázek stiskněte tlačítko Upravit a v otevřeném bloku Upravit podíl zakázky editujte částku a rozdělení částky do zakázky. Finální součet rozdělených částek musí odpovídat částce fakturované.
Nyní již zbývá podklad k fakturaci schválit pomocí tlačítka Schvalování – zde určíte schvalovatele a zahájíte schvalovací proces. Pokud máte povolenou přípravu podkladů a vystavování faktur vydaných (viz Nastavení), po schválení se vedle tlačítka Schvalování zobrazí nové tlačítko Vystavit fakturu. To otevře editační okno a po vyplnění údajů potvrďte formulář tlačítkem Vystavit fakturu, pokud chcete zachovat možnost dodatečné úpravy faktury, nebo Vystavit fakturu a potvrdit, pokud se k editaci faktury nebudete vracet.
Tip: Číselné řady a formy úhrady nastavíte v záložce Nastavení.
Potvrzená faktura se automaticky přenese do záložky K zúčtování mezi Vydané faktury připravené pro export do účetního softwaru. Pokud máte napojeno propojení s účetním programem Pohoda, zobrazí se ve sloupci Pohoda/DUZP identifikačního číslo a DUZP faktury z účetního softwaru.
Detail faktury či podkladu k fakturaci zobrazíte tlačítkem a čísla. Z této stránky lze vydanou fakturu sdílet: zobrazit veřejnou stránku faktury, zkopírovat odkaz na veřejnou stránku faktury, otevřít PDF faktury, odeslat fakturu e-mailem.
Úpravy faktury
Tlačítkem Upravit vyvoláte okno pro editaci faktury. Rychlou administrátorskou změnu datumů (fakturace, zdanitelné plnění, splatnost) provedete ikonou .
Opakované faktury
Pokud pravidelně vystavujete podklady k vystavení faktur, zaškrtněte volbu Opakování faktury a zvolte požadovanou frekvenci opakování. Faktura opakovaná získá ikonu a kliknutí vyvolá okno s možností upravit opakování faktury, případně zrušit opakování.
Text pro opakovanou fakturu můžete nastavit pomocí nápovědných tlačítek s náhradami, které najdete pod polem Šablona textu faktury. Podklad k vystavení opakované faktury se při příštím generování vystaví automaticky a upozorní notifikací odpovědnou osobu na vystavený podklad k fakturaci s textem „Faktura č. ... byla úspěšně prodloužena“. Odpovědná osoba má možnost doklad zkontrolovat, případně upravit a následně spustit předpřipravený schvalovací proces jako u běžného podkladu k vydané faktuře.