Vydané faktury/podklady

Podklady k fakturaci a vystavování faktur

Základní přehled fakturace v Zakázkovém systému

Zakázkový systém umožňuje evidenci:

• podkladů k fakturaci
• vystavených/vydaných faktur

které jsou vždy navázány na konkrétní zakázky (projekty).

Podklady k fakturaci i vydané faktury jsou přehledně zobrazeny v systému a lze je filtrovat, řadit a dále s nimi pracovat podle nastavených oprávnění.

 Odkud lze podklad k fakturaci nebo fakturu vytvořit

Vystavení podkladu k fakturaci a případné vystavení faktury lze zahájit z těchto míst:

✅ Záložka Vydané faktury

• centrální přehled všech podkladů a faktur v systému v závislosti na přidělené roli
• vhodné pro účetní nebo uživatele pracující s fakturací napříč zakázkami.

✅ Detail konkrétní zakázky → sekce Vydané faktury

• přehled podkladů a faktur vztahujících se pouze k dané zakázce,
• vhodné pro projektové manažery.

Funkcionalita je v obou případech totožná – liší se pouze místo, odkud proces zahájíte.

Varianty práce s fakturací

Systém podporuje dvě možné varianty práce s fakturací.

Varianta A – Pouze podklady k fakturaci (standardní funkčnost)

• vystavujete podklad k fakturaci,
• podklad projde schvalovacím procesem,
• schválený podklad je připraven:
  • k exportu do externího účetního softwaru,
  • k dalšímu zpracování účetní.

👉 Samotná faktura se v Zakázkovém systému nevystavuje.

 
Varianta B – Podklady + vystavení faktur v systému (volitelná funkčnost)

• vystavíte podklad k fakturaci,
• podklad projde schválením,
• po schválení můžete:
  • vystavit fakturu přímo v Zakázkovém systému (provádí zodpovědná osoba, která zahajovala schvalovací proces případně uživatel s rolí správce)
  • potvrdit ji,
  • odeslat klientovi,
  • exportovat do účetního softwaru.

Důležité omezení nastavení varianty

Volbu varianty (A / B) je nutné provést centrálně pro celý modul Zakázkový systém.

• ⚠️ Nelze nastavit rozdílně pro jednotlivé projekty nebo zakázky
• nastavení platí jednotně pro všechny uživatele a zakázky v modulu.

Volba se provádí v Nastavení Zakázkového systému.

 
Záložka Vydané faktury – přehled

Záložka přehledně zobrazuje:

• podklady k fakturaci,
• vydané faktury.

Zobrazené záznamy lze:

• řadit podle jednotlivých sloupců (vzestupně, sestupně - kliknutím na daný sloupec),
• filtrovat (dle filtračních parametrů v horní části obrazovky: např. podle zodpovědné osoby, stavu, zakázky).

Nastavení fakturace

V záložce Nastavení Zakázkového systému lze mimo jiné:

• povolit vystavování vydaných faktur,
• nastavit číselné řady,
• nastavit formy úhrady,
• povolit výběr měny u vydaných faktur,
• povolit zobrazení čísla zakázky na podkladu k fakturaci (volitelná komponenta).

Vytvoření nového podkladu k fakturaci / faktury – postup

Krok 1: Založení podkladu

• Klikněte na Nový podklad k fakturaci
• Vyberte Zakázku
• Vyberte Klienta
• Vyplňte dostupná pole (datum, měna, poznámka apod.)
• Pokračujte přidáním položek faktury

Krok 2: Přidání položek

• zadejte položky faktury (text, částka, DPH),
• součet položek určuje celkovou fakturovanou částku.

 

Krok 3: Rozdělení částky do zakázek

Pokud má být částka rozdělena do více zakázek:

• Klikněte na tlačítko ve sloupci Zbývá / Rozděleno
• Otevře se okno Rozdělení faktury do zakázek
• Klikněte na Upravit
• V bloku Upravit podíl zakázky:
  • upravte částky a přiřazení ke konkrétním zakázkám

🔔 Finální součet rozdělených částek musí přesně odpovídat fakturované částce.

Tip: Pro rychlé nalezení zakázky použijte horní vyhledávací pole.

 

Schválení podkladu k fakturaci

• Klikněte na tlačítko Schvalování
• Vyberte schvalovatele
• Spusťte schvalovací proces

 

Chování po schválení

• Varianta A (pouze podklad)
  Podklad je připraven k exportu pro účetní.

 

• Varianta B (vystavování faktur)
  Vedle tlačítka Schvalování se zobrazí tlačítko Vystavit fakturu.

 

Vystavení faktury v systému (varianta B)

• Klikněte na Vystavit fakturu
• Otevře se editační okno faktury
• Zvolte jednu z možností:
  • Vystavit fakturu – faktura zůstává upravitelná
  • Vystavit fakturu a potvrdit – faktura je finální

 

Po potvrzení faktury

• faktura se automaticky přesune do záložky K zúčtování,
• je připravena k exportu do účetního softwaru (např. Pohoda),
• při propojení a provedení synchronizace s Pohodou se zobrazí DUZP a ID dokladu.

Detail faktury, práce s dokumentem a sdílení

Z detailu faktury nebo podkladu lze:

• zobrazit veřejnou stránku faktury,
• zkopírovat odkaz na veřejnou stránku,
• otevřít PDF,
• odeslat fakturu klientovi e‑mailem.

Detail otevřete kliknutím na:

• ikonu detailu,
• nebo číslo faktury.

Práce s měnami

Nastavení měny

• Funkci je nutné povolit v Nastavení → Povolit výběr měny u vydaných faktur
• K dispozici je 32 měn

Měna se volí při vytváření podkladu v poli Měna.

Chování systému

• ve sloupci Částka je zobrazena částka v cizí měně,
• rozdělení do zakázek probíhá vždy v CZK (dle aktuálního kurzu).

Důležitá omezení

• měnu lze změnit pouze:
  • pokud faktura nemá žádné položky,
  • ve stavu Podklad k fakturaci.

Při výběru cizí měny:

• systém uloží kurz ČNB dle data fakturace,
• kurz se automaticky neaktualizuje při změně data.

Pro aktualizaci kurzu slouží tlačítko Přenačíst kurz:

• dojde k přepočtu CZK částek,
• může dojít k rozhození rozdělení do zakázek,
• schválení faktury se zruší.

Úpravy faktury

• tlačítkem Upravit otevřete editaci - lze použít ve stavu faktury Nová či Ve schvalovacím procesu
• pokud je faktura ve stavu schválená a zatím neproběhlo finální vystavení faktury:
  • změnu lze provést správcem - bez zrušení schvalovacího procesu nebo 
  • uživatelem - tlačítko Upravit - v tomto případě dojde ke zrušení schvalovacího procesu a po úpravě je nutno schvalovací proces zahájit znovu
• pokud je faktura ve stavu již finálního vystavení - nelze již provádět úpravy. Fakturu je možné tlačítkem koše Zrušit a zadat ji znovu.

Opakované faktury

Při vytváření podkladu lze nastavit Opakování faktury:

• zaškrtnete volbu Opakování faktury,
• zvolíte frekvenci opakování,
• faktura je označena ikonou opakování.

Po vygenerování další faktury:

• systém automaticky vytvoří nový podklad,
• odpovědná osoba obdrží notifikaci.

Text opakované faktury lze sestavit pomocí:

• šablon textu,
• nápovědných náhrad.

V detailu opakované faktury je k dispozici:

• historie vygenerovaných faktur,
• možnost úpravy nebo zrušení opakování.

Zodpovědná osoba

Nastavení

• zodpovědnou osobu lze nastavit u opakované faktury,
• lze ji měnit pouze u poslední faktury v řetězci.

Editace

Zodpovědnou osobu lze editovat:

• na faktuře – pouze do jejího schválení,
• v nastavení opakování – pole Zodpovědná osoba příští faktury.

Filtrování

Ve filtrech je možné zobrazit:

• všechny faktury přiřazené ke konkrétní zodpovědné osobě.