Archivy

Archivy

Záložka Archivy slouží jako hlavní přehled všech archivů, ke kterým má uživatel přístup.

Umožňuje:

• zobrazit přehled archivů, ke kterým má uživatel přístup
• vyhledávat archivy podle různých kritérií
• otevřít archiv a pracovat s jeho obsahem
• vytvářet nové archivy
• upravovat nebo mazat existující archivy

👉 Každý archiv představuje samostatné úložiště dokumentů s vlastní strukturou složek a nastavením přístupů.

Praktické použití / postup

Vyhledání archivu

• Do pole Název zadejte část názvu archivu.
• (Volitelně) vyberte Vlastníka.
• (Volitelně) zadejte datum vytvoření.
• Klikněte na Hledat.
• Výsledek: zobrazí se seznam odpovídajících archivů.

👉 Tlačítkem Reset vymažete filtr.

Otevření archivu

• V seznamu klikněte na ikonu oka (u ID).
• Otevře se detail archivu s dokumenty.
• Výsledek: dostanete se k dokumentům a složkám.

Vytvoření nového archivu

• Klikněte na Nový archiv (vpravo nahoře).
• Vyplňte:
  • název archivu
  • šablonu agendy
  • režim přístupu
• Potvrďte vytvoření.
• Nastavte přístupy uživatelům.
• Uložte.

Výsledek: archiv je vytvořen a připraven k použití.

Úprava archivu

• Klikněte na Upravit.
• Proveďte změny:
  • název
  • přístupy
  • nastavení
• Uložte.

Smazání archivu

• Klikněte na Smazat.
• Potvrďte akci.

⚠️ Dojde k:

• smazání archivu
• smazání všech dokumentů

👉 Akce je nevratná.

Struktura / prvky obrazovky

Filtr (horní část)

• Název – textové vyhledávání
• Vlastník – výběr uživatele
• Vytvořeno – filtr podle data
• Hledat – spustí vyhledávání
• Reset – vymaže filtr 

Tabulka archivů

Každý řádek obsahuje:

• ID + ikona oka → otevření archivu
• Název archivu
• Datum vytvoření
• Vlastník
• Upravit
• Smazat

Ovládací prvky

• Nový archiv – vytvoření archivu
• Nápověda – otevře nápovědu k modulu
• Stránkování – přepínání mezi stránkami
• Počet položek na stránce 

Navigace (levé menu)

Z této záložky se přepínáte do dalších částí modulu (např. Systémové archivy, Skartace dokumentů atd.).

Režim přístupu

Režim přístupu určuje, jakým způsobem se nastavují oprávnění k dokumentům v archivu.

Otevřený archiv

Jak funguje

• oprávnění platí pro celý archiv
• každý uživatel má stejné oprávnění ke všem dokumentům

Co to znamená v praxi

• uživatel vidí všechny dokumenty v archivu
• nelze omezit přístup jen na vybrané dokumenty

Typické použití

• sdílené týmové dokumenty
• obecné agendy bez citlivých dat 

Omezený archiv

Jak funguje

• přístup lze nastavit až na úroveň jednotlivých dokumentů
• platí zejména pro uživatele s přístupem pouze ke čtení

Co to znamená v praxi

• uživatel nevidí automaticky všechny dokumenty
• vidí pouze ty, které mu byly přiřazeny

Důležité

• uživatel s právem editace nebo vlastník: vidí celý archiv bez omezení

Typické použití

• HR dokumenty
• smlouvy
• citlivé dokumenty

Role a oprávnění

Práce v archivu je řízena:

• oprávněními v konkrétním archivu
• kombinací s rolemi v modulu (viz kapitola Řízení přístupů) 

Role v archivu

Vlastník

• má plný přístup
• spravuje:přístupy
• nastavení archivu
• může archiv smazat 

Přístup k editaci (disponent)

• může:
  • nahrávat dokumenty
  • upravovat dokumenty
  • mazat dokumenty
  • spravovat složky
• nemůže měnit vlastníka 

Přístup pouze ke čtení

• může:
  • zobrazit dokumenty
  • stáhnout dokumenty
• nemůže:
  • upravovat
  • mazat
  • nahrávat

Chování podle režimu archivu

Detail archivu

Detail archivu je hlavní pracovní prostor, kde uživatel pracuje s dokumenty.

Co uvidíte po otevření

• strukturu složek (strom)
• seznam dokumentů
• nahrávací oblast
• hromadné akce
• správu složek 

Typické akce uživatele

• nahrání dokumentu
• otevření a stažení dokumentu
• úprava dokumentu
• přesun dokumentu
• hromadné operace 

Důležité principy

• vidíte pouze archivy, ke kterým máte přístup
• mazání archivu je nevratné
• režim archivu ovlivňuje viditelnost dokumentů
• role v archivu určují každodenní práci
• role v modulu (Administrace) mají nadřazený vliv

Doporučené postupy

• používejte srozumitelné názvy archivů
• nastavte přístupy hned při vytvoření
• pro běžnou práci používejte otevřený archiv
• pro citlivá data používejte omezený archiv
• pravidelně kontrolujte přístupy uživatelů
• nemažte archivy bez důvodu 

Shrnutí

Záložka Archivy slouží jako vstupní bod do práce s dokumenty.

Umožňuje:

• vyhledat a otevřít archiv
• spravovat archivy a jejich přístupy
• rozhodovat o viditelnosti dokumentů

👉 Klíčové pro správné použití:

• pochopit rozdíl mezi otevřeným a omezeným archivem
• správně nastavit role uživatelů

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží označené pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu  . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Vkládat lze soubory s koncovkami: .jpg, .jpeg, .png, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .gif, .ppt, .pptx, .mp3, .mp4, .zip, .xml, .msg, .dwg, .zfo, .pptm, .txt, .csv, .mov.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Hromadné akce

Ze seznamu dokumentů označte zaškrtnutím ty, s nimiž si přejete provést hromadnou akci. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte požadovanou operaci.

 

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Tuto funkci můžete také velmi prakticky využít například při přesunu dokumentů mezi archivy.

 

Přiřazení uživatele k dokumentu pro uživatele Omezených archivů s přístupem pouze ke čtení

Volba Přiřadit uživatele k dokumentu  (ikona panáček) vyvolá okno s názvem Pozvat uživatele k dokumentu, v němž vyberete uživatele a tlačítkem Přidat mu odešlete pozvánku.

 

Nastavení notifikací

K nastavení notifikací pro daný archiv klikněte na  a poté na možnost "nastavení notifikací".

Funkce je přístupná pouze pro archivy z modulu Digitální archiv.

Uživatel s oprávněním editace v archivu může notifikace zapnout/vypnout. Může také zapnout notifikace pro určité pracovníky z týmu archivu.

Pokud má pracovník v archivu právo pouze pro čtení, může zapnout/vypnout notifikace pouze pro sebe.

Editace dokumentů archivu

datum začátku archivační lhůty, které se povinně vyplní při prvním přepnutí do režimu archivovaný, ať ho provede robot v rámci systémové akce  (ukončení kontraktu) nebo člověk manuálně
zámek tohoto data (aby manuální nastavení případně přebilo to od robota), zámek nastavuje pouze člověk

V editaci dokumentu archivu je políčko "Stav". Zde volíte mezi aktivním dokumentem a dokumentem archivovaným. (V rámci archivu je také k dispozici možnost hromadné akce pro změnu tohoto stavu). 

U dokumentu archivovaného je dále nutné vyplnit políčko pro "Začátek archivační lhůty".

• toto datum se následně bere jako výchozí pro výpočet doby skartace, ať ho provede robot v rámci systémové akce  (ukončení kontraktu) nebo člověk manuálně

• zámek tohoto data slouží k ujištění, že datum nebude upraveno automaticky od robota, zámek nastavuje pouze člověk

Funkce pro generování skartační dávky je nastavena, aby brala v potaz pouze dokumenty ve stavu "Archivovaný" a datum skartace počítá z políčka "Začátek archivační lhůty".

Více o funkcionalitě archivace a skartace naleznete zde.