Výkazy práce
Záložka Výkazy práce slouží ke kontrole, správě a případným korekcím vykázané práce v rámci Zakázkového systému. Umožňuje vedoucím pracovníkům, seniorům a správcům systému sledovat odpracovaný čas pracovníků na zakázkách a kontrolovat jeho dopad do ekonomiky zakázek.
Záložka Výkazy práce neslouží primárně k vykazování práce běžnými pracovníky. Je určena především pro kontrolu, správu a korekce již vykázané práce.
Je důležité rozlišovat dvě navazující části systému:
- Můj výkaz práce slouží pracovníkům k evidenci vlastní práce.
- Výkazy práce slouží vedoucím pracovníkům a oprávněným uživatelům ke kontrole, správě a korekcím vykázané práce.
Každý uložený výkaz práce se automaticky promítá do ekonomiky zakázky prostřednictvím interního výkonu.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- zobrazovat výkazy práce pracovníků,
- filtrovat výkazy podle osob, projektů a období,
- vytvářet výkazy práce za jiné pracovníky,
- kontrolovat vykázané hodiny,
- provádět korekce vykázaných výkonů,
- upravovat sazby výkonů,
- měnit zakázky a data výkonů,
- sledovat finanční hodnotu výkonů,
- exportovat data do Excelu,
- kontrolovat návaznost na zakázky, úkoly a interní výkony.
Specifická pravidla
Výkaz práce nepodléhá schvalovacímu procesu.
Po uložení výkazu práce systém okamžitě:
- vytvoří interní výkon,
- vypočítá jeho finanční hodnotu,
- promítne náklad do ekonomiky příslušné zakázky.
Výkaz práce nepoužívá workflow ani stavy schvalování.
Po uložení se výkaz okamžitě stává součástí ekonomických dat systému.
Role a přístup k výkazům práce
Rozsah zobrazených dat je řízen přidělenými rolemi a nastavením uživatele.
Správce
Může:
- zobrazovat všechny výkazy práce,
- vytvářet výkazy za jiné pracovníky,
- provádět korekce výkonů,
- spravovat sazby,
- provádět úpravy napříč systémem.
Senior
Může:
- zobrazovat výkazy svého týmu,
- vytvářet výkazy za své podřízené,
- provádět korekce výkonů pracovníků svého týmu.
Pracovník
Vlastní výkazy práce vytváří prostřednictvím záložky Můj výkaz práce.
Přehled výkazů práce
Přehled umožňuje zobrazovat výkazy podle různých kritérií.
Výkazy lze filtrovat například podle:
- pracovníka,
- projektu,
- zakázky,
- období,
- měsíce.
Výsledný přehled lze exportovat do formátu Excel.
Vznik výkazu práce
Výkaz práce může vzniknout dvěma způsoby.
Ruční vykázání práce
Pracovník zadává výkaz prostřednictvím záložky Můj výkaz práce.
Vyplňuje zejména:
- datum,
- zakázku,
- sazbu,
- počet hodin,
- popis vykonané práce.
Automatické vytvoření z úkolu
Výkaz práce může být vytvořen automaticky po dokončení úkolu.
Pro automatické vytvoření musí být u úkolu nastaveno:
- propojení se zakázkou,
- sazba,
- časový limit úkolu.
Po dokončení úkolu se automaticky převezmou:
- pracovník,
- zakázka,
- sazba,
- počet hodin,
- vazba na úkol.
Vazba na úkoly
Výkazy práce jsou úzce propojeny se Správou úkolů.
Tok dat probíhá následovně:
Úkol → Výkaz práce → Interní výkon → Vyúčtování → Přehled zakázky
Pokud je dosažen časový limit úkolu:
- systém upozorní na vyčerpání limitu,
- neumožní vykázat další čas,
- pracovník musí požádat o navýšení limitu úkolu.
Teprve po navýšení limitu lze pokračovat ve vykazování práce.
Pokud je u úkolu aktivní povinné schválení dokončení zadavatelem, vznikne výkaz práce až po schválení dokončení úkolu.
Sazby a interní náklady
Každý výkaz práce je navázán na konkrétní sazbu.
Sazba představuje ocenění práce pracovníka nebo typu činnosti a slouží pro výpočet interních nákladů zakázky.
Sazba může být:
- automaticky přednastavena jako výchozí sazba pracovníka,
- vybrána ze seznamu přidělených sazeb.
Dostupnost sazeb je řízena nastavením uživatele.
Nastavení sazeb je zásadní, protože právě sazby určují finanční hodnotu interních výkonů a následné náklady zakázek.
Vztah mezi výkazy práce a interními výkony
Výkaz práce je zdrojem interních výkonů.
Po uložení výkazu systém automaticky vytvoří interní výkon.
Interní výkon představuje ekonomické ocenění odpracované práce a vstupuje do:
- vyúčtování zakázky,
- přehledu zakázky,
- controllingových sestav,
- vyhodnocení ziskovosti.
Samotný výkaz práce nevstupuje do vyúčtování.
Do ekonomiky zakázky vstupuje až vytvořený interní výkon.
Vytvoření výkazu za jiného pracovníka
Pokud je tato funkce povolena v nastavení systému, mohou oprávnění uživatelé vytvářet výkazy práce za jiné pracovníky.
Platí:
- správce může vytvářet výkazy za všechny pracovníky,
- senior může vytvářet výkazy za členy svého týmu.
Výkon je vždy vytvořen pod vykazovaným pracovníkem, nikoliv pod uživatelem, který záznam zadal.
Při výběru zakázek systém zohledňuje oprávnění obou uživatelů a nabídne pouze zakázky, ke kterým mají přístup.
Omezení zpětného vykazování
Organizace může nastavit limit, jak daleko do minulosti lze práci vykazovat nebo upravovat.
Limit lze nastavit:
- centrálně pro všechny pracovníky,
- individuálně pro konkrétního pracovníka.
Další omezení mohou vzniknout při:
- uzamčení období,
Po uzamčení období již není možné výkazy dodatečně upravovat ani vedoucími pracovníky.
Úpravy výkazů práce
Po uzamčení období nelze výkazy práce upravovat ani pracovníkem, ani nadřízeným.
Úprava vlastního výkazu
Pracovník může upravovat své výkazy pouze v rámci povoleného limitu zpětného vykazování.
Po překročení tohoto limitu již změny provést nemůže.
Pracovník může upravovat zejména:
- počet hodin,
- sazbu,
- datum,
- zakázku,
- popis práce.
Korekce výkazu oprávněnou osobou
Správce nebo senior mohou provádět korekce:
- rozsahu výkonu,
- sazby,
- zakázky,
- data výkonu.
Každá korekce vyžaduje povinné zdůvodnění a je viditelná přímo u daného vykázaného výkonu s uvedením auditní stopy.
Přesun výkonu na jinou zakázku
Pokud dojde ke změně zakázky:
- systém automaticky přepočítá původní interní výkon,
- systém automaticky přepočítá interní výkon nové zakázky,
- ekonomika zakázek se aktualizuje automaticky.
Auditní stopa změn
Pokud korekci provádí oprávněná osoba prostřednictvím záložky Výkazy práce, je:
- vyžadováno zdůvodnění,
- provedena evidence změny,
- vytvořena auditní stopa.
Informace o korekci zůstává viditelná přímo u daného výkazu.
Běžné úpravy provedené samotným pracovníkem v rámci jeho povoleného časového limitu se jako korekce neevidují.
Mobilní použití
Zakázkový systém je plně použitelný i na mobilních zařízeních.
Pracovník může:
- vykazovat práci přes mobilní zařízení,
- využívat časovač u úkolů,
- spouštět a ukončovat práci navázanou na úkoly.
Nastavení vykazování práce
Chování výkazů práce je ovlivněno nastavením Zakázkového systému.
Lze nastavit například:
- minimální vykazovaný časový úsek,
- povolení zadávání hodin jako číselné hodnoty,
- omezení dostupných sazeb,
- zobrazení ceny výkonů,
- vytváření výkazů za jiné uživatele,
- odemčené období pro interní výkony,
- limity zpětného vykazování.
Postupy
Vytvoření výkazu práce za jiného pracovníka
Postup
- Otevřete záložku Výkazy práce.
- Klikněte na Nový výkaz práce.
- Vyberte pracovníka.
- Vyberte zakázku.
- Zvolte sazbu.
- Zadejte počet hodin.
- Doplňte popis práce.
- Uložte výkaz.
Korekce výkazu práce
Postup
- Otevřete požadovaný výkaz.
- Klikněte na Upravit.
- Proveďte potřebné změny.
- Zadejte zdůvodnění korekce.
- Uložte změny.
Export výkazů práce
Postup
- Nastavte požadované filtry.
- Zkontrolujte výsledný přehled.
- Klikněte na Export do Excelu.
- Uložte exportovaný soubor.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Můj výkaz práce
Slouží pracovníkům pro evidenci vlastní práce.
Správa úkolů
Úkoly mohou být zdrojem automaticky vytvářených výkazů práce.
Interní výkony
Každý výkaz práce automaticky vytváří interní výkon.
Zakázky
Výkaz práce je vždy navázán na konkrétní zakázku.
Vyúčtování
Interní výkony vytvořené z výkazů práce vstupují do vyúčtování zakázek.
Přehled zakázky
Interní výkony ovlivňují ekonomiku, náklady a ziskovost zakázek.
Sestavy
Výkazy práce vstupují do manažerských, ekonomických a controllingových reportů.
Doporučené postupy
✅ Vykazujte práci průběžně, ideálně každý pracovní den.
✅ Neodkládejte vykazování na konec měsíce.
✅ Kontrolujte správnost přiřazené zakázky a sazby.
✅ Uvádějte konkrétní popisy vykonané práce.
✅ Pravidelně kontrolujte návaznost mezi úkoly, výkazy práce a interními výkony.
✅ Před provedením korekce ověřte dopad změny do ekonomiky zakázky.
✅ Využívejte automatické vytváření výkazů práce ze správně nastavených úkolů.
✅ Pamatujte, že každý uložený výkaz práce okamžitě ovlivňuje náklady a ziskovost zakázky.