Sestavy
Záložka Sestavy slouží k přehledu a analýze dokumentů (vnitřních předpisů) a jejich využití uživateli.
Umožňuje:
- zobrazit přehled všech dokumentů
- zobrazit přehled dokumentů přiřazených konkrétním uživatelům
- filtrovat a analyzovat data
- exportovat data do Excelu
👉 Sestavy poskytují reporting nad dokumenty a jejich distribucí.
Otevření sestav
- Otevřete modul Vnitřní předpisy
- Klikněte na: Sestavy
- 👉 Zobrazí se nabídka sestav:
- Přehled dokumentů
- Přehled dokumentů po uživatelích
Sestava Přehled dokumentů
Sestava Přehled dokumentů slouží k zobrazení všech dokumentů v systému a jejich základních parametrů.
Umožňuje:
- sledovat stav dokumentů
- kontrolovat publikaci
- zjistit počet verzí a distribuci
Zobrazení sestavy
- Klikněte na: Přehled dokumentů
Filtrování dat
Pomocí filtrů můžete omezit výpis:
- Hledání – název dokumentu
- Stav – (např. Připravovaný, Zveřejněný)
- Firma
- Složka
- Účinnost (datum)
- Pouze poslední verze
- Klikněte na: Hledej
👉 Výsledek: zobrazí se filtrovaný seznam dokumentů
Export dat
- Klikněte na: 👉 Export do Excelu
👉 Výsledek: stáhne se přehled dokumentů
Důležité principy
- zobrazují se všechny dokumenty podle filtru
- data reflektují aktuální stav systému
- lze zobrazit pouze poslední verze
Doporučené postupy
- používejte filtr „Pouze poslední verze“ pro přehlednost
- kontrolujte stav dokumentů (zveřejněný vs. připravovaný)
- exportujte data pro reporting
Shrnutí
Sestava Přehled dokumentů:
- poskytuje přehled o dokumentech
- umožňuje kontrolu publikace a verzí
- slouží pro reporting
Přehled dokumentů po uživatelích
Sestava Přehled dokumentů po uživatelích slouží k analýze, jaké dokumenty jsou přiřazeny konkrétním uživatelům a jak s nimi pracují.
Umožňuje:
- zjistit, které dokumenty má konkrétní uživatel
- sledovat distribuci dokumentů
- kontrolovat, kdy byl dokument přiřazen a zobrazen
👉 Sestava slouží pro kontrolu distribuce a práce uživatele s dokumenty.
Zobrazení sestavy
- Klikněte na: Přehled dokumentů po uživatelích
Filtrování dat
Použijte filtry:
- Hledání
- Firma
- Uživatel
- Stav dokumentu
- Složka
- Pozvánka (datum)
- Pouze poslední verze
- přepínače:
- Vše
- Pouze platné
- Pouze odebrané
- Klikněte: Hledej
👉 Výsledek: zobrazí se seznam dokumentů přiřazených uživatelům
Export dat
- Klikněte: Export do Excelu
👉 Výsledek: stáhne se přehled
Důležité principy
- Sestava propojuje uživatele a dokumenty
ukazuje:- kdo má jaký dokument
- kdy ho dostal
- Evidence zobrazení
sloupec „Zobrazeno“: indikuje, kdy uživatel dokument otevřel - Rozdíl oproti Historii seznámení
- tato sestava = přehled + distribuce
- historie seznámení = detail konkrétního dokumentu
- Práce s filtry
klíčové pro orientaci ve větším množství dat
Doporučené postupy
- využívejte pro kontrolu přiřazení dokumentů
- sledujte, kdo dokument otevřel
- filtrujte podle uživatele při řešení konkrétní situace
- exportujte data pro audit nebo kontrolu
Shrnutí
Sestava Přehled dokumentů po uživatelích:
- zobrazuje vztah mezi dokumenty a uživateli
- umožňuje kontrolovat distribuci a využití dokumentů
👉 Je klíčová pro kontrolu:
- kdo dokument dostal
- kdo ho otevřel
- kdy byl přiřazen
