Úvod
K čemu slouží modul Personální agenda
Modul Personální agenda představuje centrální místo pro správu zaměstnanců, pracovních poměrů, personální dokumentace, docházky, nepřítomností, podkladů pro mzdy a organizační struktury společnosti.
Umožňuje evidovat kompletní životní cyklus zaměstnance od nástupu až po ukončení pracovního poměru.
V rámci modulu můžete:
- evidovat zaměstnance a jejich osobní údaje,
- spravovat pracovní smlouvy a další typy kontraktů,
- vést personální dokumentaci,
- sledovat docházku a nepřítomnosti,
- zpracovávat podklady pro mzdy,
- evidovat školení, lékařské prohlídky a další personální termíny,
- spravovat organizační strukturu společnosti,
- vytvářet přehledy a sestavy pro personalisty, manažery i mzdové účetní.
Pro koho je modul určen
Modul Personální agenda je určen zejména pro:
- Personalisty a HR manažery
Personalisté využívají modul pro každodenní správu zaměstnanců, pracovních poměrů, dokumentace, docházky, nepřítomností a personálních procesů. - Vedoucí pracovníky a manažery
Manažeři využívají vybrané části modulu zejména při schvalování nepřítomností, práci s dotazníky zaměstnavatele a kontrole podřízených zaměstnanců. - Mzdové účetní
Mzdové účetní pracují především s Mzdovou částí modulu, kde připravují podklady pro mzdy, exporty do mzdových systémů a spravují výplatní pásky. - Pracovníky organizačních útvarů
Pracovníci odpovědní za organizační strukturu společnosti využívají Organizační část modulu pro správu oddělení, pododdělení a pracovních pozic.
Struktura modulu
Modul je rozdělen do tří základních částí:
- Personální část
Obsahuje správu zaměstnanců, kontraktů, personálních dokumentů, docházky zaměstnanců, žádostí, dotazníků a nastavení personálních procesů. - Mzdová část
Slouží ke správě docházky, nepřítomností, přípravě podkladů pro mzdy, exportům do mzdových systémů a správě firemních dokumentů souvisejících se mzdovou agendou. - Organizační část
Umožňuje vytvářet a spravovat organizační strukturu společnosti, pracovní pozice a související přehledy.
Práva a oprávnění uživatelů
- Přístup k jednotlivým částem Personální agendy je řízen prostřednictvím oprávnění nastavovaných v modulu Administrace.
- V závislosti na přidělených oprávněních nemusí všichni uživatelé vidět stejné záložky, funkce nebo data.
- Rozsah oprávnění určuje správce systému nebo správce modulu Administrace.
- Viditelnost dat může být dále omezena nastavením společností a oddělení.
Chybí vám některá funkce nebo záložka?
Pokud nevidíte požadovanou funkci nebo nemůžete provádět určitou akci, může být příčinou nedostatečné oprávnění.
V takovém případě:
- Vytvořte Žádost o přístup z Osobního menu uživatele.
- Žádost projde nastaveným schvalovacím procesem.
- O průběhu schvalování budete informováni pomocí notifikací.
- Po schválení provede přidělení oprávnění správce modulu Administrace.
Doporučení: Pokud si nejste jisti, jaké oprávnění potřebujete, obraťte se na svého nadřízeného nebo správce systému.
Doporučený postup práce v modulu
Pro správné vedení personální agendy doporučujeme postupovat v následujícím pořadí:
- Založení zaměstnance
Nejprve vytvořte nového uživatele a vyplňte základní údaje zaměstnance. Současně můžete zaměstnanci odeslat pozvánku do systému. - Vytvoření kontraktu
Po založení zaměstnance vytvořte pracovní kontrakt a nastavte:- firmu,
- oddělení,
- pracovní pozici,
- typ pracovního poměru,
- úvazek,
- mzdu,
- docházkové nastavení.
- Doplnění personální dokumentace
Nahráním nebo vygenerováním dokumentů vytvoříte personální archiv zaměstnance. - Evidence docházky a nepřítomností
Po aktivaci kontraktu lze evidovat pracovní dobu, dovolené, nemocenské a další typy nepřítomností. - Zpracování podkladů pro mzdy
Docházkové a personální údaje se následně využívají při přípravě podkladů pro mzdy. - Ukončení pracovního poměru
Při ukončení pracovního poměru proveďte ukončení kontraktu a zajistěte správné uzavření navazujících evidencí.
Jak systém pracuje se zaměstnanci
Systém pracuje s uživateli na základě jejich kontraktů.
- Zaměstnanec bez kontraktu
Nově založený uživatel bez kontraktu je evidován v systému, ale není považován za aktivního zaměstnance společnosti. - Zaměstnanec s budoucím nástupem
Pokud je vytvořen kontrakt s budoucím datem nástupu, lze zaměstnance připravovat na příchod ještě před zahájením pracovního poměru. - Zaměstnanec s aktivním kontraktem
Aktivní kontrakt určuje zařazení zaměstnance do firmy, oddělení a dalších procesů platformy. - Zaměstnanec s ukončeným kontraktem
Po ukončení kontraktu zůstává historie zaměstnance v systému zachována pro další evidenci a archivaci dokumentů.
Ochrana osobních údajů
Personální agenda obsahuje údaje podléhající ochraně osobních údajů podle platné legislativy a interních pravidel společnosti.
Přístup k jednotlivým údajům, dokumentům a funkcím je řízen pomocí rolí a oprávnění nastavených v modulu Administrace.
Doporučujeme pravidelně kontrolovat:
- přístupová oprávnění uživatelů,
- správnost osobních údajů,
- text GDPR souhlasu,
- nastavení archivace a skartace dokumentů.
Upozornění k mazání dat
Použitím funkce Smazat dochází k trvalému odstranění záznamu ze systému.
Tato operace je nevratná a běžně ji nelze vrátit zpět.
Proto doporučujeme před smazáním vždy ověřit, zda skutečně požadujete odstranění daného záznamu a zda není vhodnější jeho ukončení, archivace nebo zneplatnění.
V případě omylem odstraněných dat je možné kontaktovat technickou podporu MySmartplace podpora@mysmartplace.cz.
Obnovení dat však nelze garantovat a případné obnovovací práce mohou být zpoplatněny dle platných sazeb poskytovatele.
Tipy a doporučení
✅ Zakládejte nejprve zaměstnance a teprve následně kontrakt.
✅ Využívejte osobní dotazník pro získání údajů přímo od zaměstnance.
✅ Udržujte personální dokumentaci průběžně aktualizovanou.
✅ Nastavte správně typy dokumentů kvůli archivaci a skartaci.
✅ Při ukončení pracovního poměru vždy využijte průvodce ukončením kontraktu.
✅ Pravidelně kontrolujte personální termíny a systémové notifikace.
