Modul Zakázkový systém je centrální modul platformy MySmartplace určený pro řízení zakázek, projektů, nákladů, výnosů a ekonomiky realizovaných činností.
Umožňuje sledovat celý životní cyklus zakázky od prvního plánování přes realizaci až po fakturaci, vyúčtování a vyhodnocení výsledků.
Modul propojuje obchodní, provozní, personální i ekonomické procesy společnosti do jednoho celku. Každá zakázka se stává společným místem, kde jsou soustředěny:
Zakázkový systém poskytuje průběžný přehled o:
Zakázkový systém využívá několik skupin uživatelů, přičemž každá pracuje s jinou částí procesu.
Výkonní pracovníci
Manažeři projektů a zakázek
Vedoucí pracovníci a controlling
Účetní
Administrátoři
Zakázkový systém pokrývá celý proces řízení zakázky od jejího vzniku až po finální vyhodnocení.
Typický postup je následující:
Díky tomu mají všichni účastníci procesu k dispozici aktuální informace o průběhu zakázky i jejím ekonomickém stavu.
Projekt představuje nadřazenou ekonomickou a organizační úroveň.
Zakázka představuje místo, kde vznikají:
Pro správné pochopení fungování Zakázkového systému je důležité rozlišovat role a přiřazení k projektům nebo zakázkám.
Role určují, co může uživatel v systému dělat.
Role jsou spravovány centrálně v modulu Administrace a zpravidla je nastavuje správce systému.
Role například určují, zda může uživatel:
Přidělení role samo o sobě ještě neznamená přístup ke všem datům.
Přiřazení určuje, s jakými projekty a zakázkami může uživatel pracovat.
Uživatel může mít dostatečná oprávnění, ale pokud není přiřazen ke konkrétnímu projektu nebo zakázce, nemusí je vidět nebo upravovat.
Přístup je řízen zejména prostřednictvím:
Zatímco role se nastavují v modulu Administrace, v Zakázkovém systému se spravují zejména:
Při práci se systémem je důležité rozlišovat několik základních pojmů.
Figurování určuje, se kterými zaměstnanci, projekty nebo zakázkami může uživatel pracovat.
Figurování ovlivňuje například:
Synchronizace představuje automatickou vazbu na kontrakty a organizační strukturu.
Díky synchronizaci systém automaticky aktualizuje vazby uživatelů podle jejich pracovního zařazení.
Zámek představuje výjimku ze synchronizace.
Používá se v případech, kdy je potřeba zachovat konkrétní nastavení bez automatických změn prováděných synchronizačními procesy.
Zakázkový systém patří mezi nejvíce propojené moduly platformy MySmartplace.
Úkoly mohou být navázány na zakázky.
Po splnění úkolu může systém automaticky vytvořit výkaz práce a interní výkon zakázky.
Díky tomu vzniká přímá vazba mezi:
Modul CRM je propojen prostřednictvím evidence partnerů.
Obchodní informace evidované v CRM mohou být navázány na partnery využívané v Zakázkovém systému.
Dokumentace je evidována na jednotlivých zakázkách.
Digitální archiv zajišťuje správu dokumentů, archivaci a případnou skartaci dokumentace související se zakázkami.
Zakázkový systém využívá schvalovací workflow například pro:
Schválené ekonomické doklady lze exportovat do účetních systémů.
K dispozici jsou například:
Vykázaná práce a interní výkony se využívají pro vyhodnocování efektivity zaměstnanců. Organizace tak může sledovat produktivitu práce a případně navázat výsledky na systém odměňování.
✅ Nezakládejte zakázky mimo připravenou strukturu projektů.
✅ Před zahájením práce vždy ověřte správnost přiřazených osob a odpovědností.
✅ Průběžně vykazujte práci a neodkládejte evidenci výkonů na konec období.
✅ Veškeré náklady přiřazujte ke konkrétním zakázkám co nejdříve po jejich vzniku.
✅ Pravidelně kontrolujte ekonomické výsledky projektů i zakázek.
✅ Dbejte na správné nastavení rolí a přiřazení uživatelů k projektům a zakázkám.
✅ Využívejte schvalovací procesy pro kontrolu ekonomických operací.
✅ Pamatujte, že role určují, co může uživatel dělat, zatímco přiřazení k projektu nebo zakázce určuje, s jakými daty může pracovat.
Upozornění k odstranění dat:
Použitím příkazu Smazat kdekoliv v platformě MySmartplace dochází k trvalému odstranění dat. Tato akce je nevratná a nelze ji běžně vzít zpět.
V případě potřeby pokusu o obnovu dat je možné kontaktovat technickou podporu na adrese podpora@mysmartplace.cz. Obnovení dat nelze garantovat a provádí se pouze v případě, že to technické možnosti dovolují. Veškeré práce spojené s rekonstrukcí dat jsou zpoplatněny dle platných hodinových sazeb.