Uživatelé

Záložka Uživatelé slouží k přehledu uživatelů systému a umožňuje hromadnou distribuci dokumentů (vnitřních předpisů).

Umožňuje:

zobrazit seznam uživatelů
vyhledat a filtrovat uživatele
přidělit dokumenty konkrétním uživatelům
hromadně rozeslat více dokumentů jednomu uživateli

👉 Záložka Uživatelé je alternativní způsob distribuce dokumentů, zaměřený na přiřazení dokumentů z pohledu uživatele (nikoliv dokumentu).

Praktické použití / postup

Zobrazení přehledu uživatelů

Otevřete záložku Uživatelé
Zobrazí se seznam uživatelů

👉 Každý řádek představuje jednoho uživatele

Vyhledání uživatele

Použijte filtry:

jméno
firma
oddělení
Klikněte na Hledat

👉 Výsledek: zobrazí se odpovídající uživatelé

Odeslání dokumentů uživateli (hlavní funkce)

U vybraného uživatele klikněte na: Odeslat pozvánky
Otevře se okno: Pozvat uživatele k dokumentům
Vyberte dokumenty - označte jeden nebo více dokumentů
(Volitelné) nastavte: Povinné seznámení s VP
Klikněte: Odeslat pozvánky na vybrané dokumenty

👉 Výsledek:

dokumenty se zpřístupní uživateli
uživatel obdrží notifikaci
dokumenty se zobrazí v: Osobní menu → Vnitřní předpisy

Kdy tuto záložku použít

Záložku Uživatelé využijete zejména:

při nástupu nového zaměstnance
při změně role uživatele
při hromadném přidělení dokumentů
při opakovaném přidělování stejných dokumentů více uživatelům

👉 Je ideální pro situace, kdy: „chci vybrat uživatele a přidělit mu více dokumentů“

Struktura / prvky obrazovky

Tabulka uživatelů

Obsahuje:

jméno uživatele
firma / oddělení
akce pro práci s uživatelem

Filtry

jméno
organizační struktura

Akce

Odeslat pozvánky → otevření výběru dokumentů

Okno pro výběr dokumentů

Obsahuje:

seznam dokumentů
výběr dokumentů (checkboxy)
checkbox Povinné seznámení s VP
tlačítko Odeslat pozvánky

Důležité principy

Distribuce probíhá opačně než v Pozvánkách
- Pozvánky (v detailu dokumentu): vybírám uživatele pro jeden dokument
- Uživatelé: vybírám dokumenty pro jednoho uživatele
Lze vybrat více dokumentů najednou
- výrazně urychluje práci
Dokument musí být zveřejněný
- jinak: nebude uživateli dostupný
Povinné seznámení lze nastavit hromadně
- platí pro všechny vybrané dokumenty
Uživatel vidí dokumenty v osobním menu
- po přidělení: dokumenty najde v: Osobní menu → Vnitřní předpisy
Shrnutí změn je součástí informace pro uživatele
- při přidělení dokumentu: uživatel vidí také: Shrnutí změn (sumarizaci poslední aktualizace)
  díky tomu:
- rychle pochopí, co se změnilo
- nemusí číst celý dokument
- může se zaměřit pouze na změny

Doporučené postupy

využívejte tuto záložku pro onboarding uživatelů
přidělujte více dokumentů najednou
kombinujte s povinným seznámením u důležitých dokumentů
kontrolujte, že jsou dokumenty zveřejněné
vyplňujte Shrnutí změn pro lepší orientaci uživatelů

Shrnutí

Záložka Uživatelé:

slouží k hromadnému přidělení dokumentů uživatelům
umožňuje efektivní distribuci dokumentace

Klíčový rozdíl:

Pozvánky → přiřazení uživatelů k dokumentu
Uživatelé → přiřazení dokumentů uživateli

👉 Díky této záložce lze rychle řídit, jaké dokumenty má konkrétní uživatel k dispozici.

Pozn: u každého jména osoby je navíc možná identifikace podle čísla (ID) pro případ, že se v databázi vyskytuje více osob se stejným jménem. Tyto osoby jsou pak od sebe odlišeny různými ID.