Nastavení

Nastavení

Budovy

Tato sekce slouží k rozlišení více objektů, v nichž firma vykonává činnost. Může se jednat nejen o kancelářské budovy, ale také výrobní a skladovací prostory, garáže apod.

Umístění majetku

V této sekci spravujete jednotlivé prostory, v nichž je majetek umístěn. Typicky se jedná o podlaží v budovách (viz bod výše) a v nich jednotlivé místnosti. Ve složce Kořen tvoříte libovolnou strukturu podsložek. Podložky je možné tažením myší přesouvat. V bloku Informace o umístění máte možnost vložit novou vnořenou složku, upravit název složky, odstranit složku.

Šablony dokumentů

V sekci Šablony generovaných dokumentů je přehledný soupis generovaných dokumentů, které firma potřebuje pro evidenci majetku. Z těchto šablon systém generuje dokumenty k jednotlivým krokům při manipulaci s majetkem.

Generované dokumenty lze upravit. Pro úpravu šablony stáhněte stávající soubor, proveďte požadované změny a soubor znovu nahrajte.

Skartace dokumentů

Všechny archivy mají možnost nastavení skartačních lhůt v modulu Administrace. Nastavené skartační lhůty platí pro všechny moduly, nové i již existující. Nezbytným krokem následujícím po provedené úpravě nastavení je použití tlačítka Synchronizovat agendu se všemi archivy v modulu Administrace – Systémové agendy archivů na detailu konkrétního archivu.

V sekci Skartace dokumentů jsou přehledně evidovány skartační dávky. Skartační dávka obsahuje dokumenty určené ke skartaci nebo již skartované. Že je dokument určený ke skartaci, vyhodnocuje systém sám podle kritéria Skartační lhůta nastaveného pro daný typ souboru (viz modul Administrace – Systémové agendy archivů). Kromě automatického vytvoření skartační dávky je možné dávku vytvořit ručně tlačítkem Generovat další skartační dávku ručně.

Vytvořenou skartační dávku lze potvrdit, nebo odložit na příští skartační období, tj. prodloužit životnost souborů v této dávce o další 1 rok. K provedené skartaci je automaticky vygenerován detailní skartační protokol, dostupný kdykoliv po kliknutí na ikonu  .

Detailní informace o skartovaném dokumentu lze zobrazit kliknutím na ikonu  daného dokumentu.

Nastavení notifikací

Na této stránce si sami zvolte, které notifikace v rámci platformy MySmartplace si přejete mít aktivní. O nových notifikacích informuje číslice na ikoně v záhlaví stránky. Po kliknutí na ikonu se zobrazí seznam notifikací.

Pokud si nastavíte E-mail s přehledem notifikací v záložce Můj profil – Preference, obdržíte nastavené notifikace také e-mailem.