Aktualizace a klonování dokumentu
Funkce Aktualizace dokumentu a Klonování dokumentu slouží k práci s již existujícími vnitřními předpisy.
Umožňují:
- upravovat obsah dokumentu (aktualizace)
- vytvářet nové dokumenty na základě existujících (klonování)
👉 Tyto funkce podporují:
- správu změn
- zrychlení práce
- zachování konzistence dokumentace
Praktické použití / postup
Aktualizace dokumentu
Kdy použít
- změna obsahu dokumentu
- aktualizace informací
- doplnění nových pravidel
Postup
- Otevřete dokument
- Proveďte změny:
- upravte obsah (zdrojový soubor)
- nahrajte nové PDF
- Vyplňte: Shrnutí změn
- Klikněte:
- Uložit
nebo - Administrátorské uložení
- Uložit
👉 Výsledek:
- dokument je aktualizovaný
- změna je zapsána do historie
Pokud je zapnuté schvalování
👉 po změně je nutné znovu:
- schválit dokument
- zveřejnit dokument
Vytvoření nové verze (doporučený způsob aktualizace)
Postup
- Otevřete dokument
- Klikněte: Vytvořit novou verzi
- Proveďte změny
- Nahrajte nové soubory
- Uložte
👉 Výsledek:
- vznikne nová verze dokumentu
- předchozí verze zůstává zachovaná
Klonování dokumentu
Kdy použít
- vytvoření podobného dokumentu
- využití existující struktury
- tvorba nové směrnice podle vzoru
Postup
- Otevřete dokument
- Klikněte: Klonovat
👉 Výsledek:
- vytvoří se kopie dokumentu
- nový dokument má:
- stejný obsah
- stejné soubory
- stejné nastavení
- Upravit:
- název
- obsah
- případná nastavení
👉 Dokument je připraven jako nový vnitřní předpis
Struktura / prvky obrazovky
Akce v detailu dokumentu
- Vytvořit novou verzi
- Klonovat
- Uložit / Administrátorské uložení
- pole Shrnutí změn
Důležité principy
- Aktualizace může ovlivnit schvalování
po změně: může být nutné znovu spustit schvalování - Zveřejněný dokument je potřeba znovu publikovat
po změně:- dokument nemusí být automaticky aktuální pro uživatele
- je nutné ověřit / znovu zveřejnit
- Nová verze je preferovaný způsob změny
výhody:
- zachování historie
- auditní dohledatelnost
- Klonování nevytváří novou verzi
ale: nový samostatný dokument - Shrnutí změn je povinný kontext
- vysvětluje změnu uživatelům
- zobrazuje se v historii
Doporučené postupy
- používejte nové verze pro zásadní změny
- vyplňujte vždy Shrnutí změn
- po aktualizaci dokument zkontrolujte v náhledu
- klonování využívejte pro podobné dokumenty
- neprovádějte zásadní změny bez nové verze
Shrnutí
Funkce Aktualizace a klonování dokumentu:
- umožňují upravovat a znovu využívat dokumenty
- podporují řízení změn a efektivní práci
👉 Rozdíl:
- aktualizace = změna existujícího dokumentu
- nová verze = sledovaná změna
- klonování = nový dokument ze vzoru