Katalogy úkolů

Katalogy úkolů

Záložka Katalogy úkolů slouží ke správě sdílených katalogů šablon úkolů určených pro týmové a firemní procesy.
Na rozdíl od Mého osobního katalogu úkolů, který je určen pro správu vlastních šablon konkrétního uživatele, umožňují katalogy úkolů sdílet správu šablon mezi více oprávněnými uživateli a zajistit jejich dlouhodobou správu v rámci organizace.

Katalogy úkolů jsou vhodné zejména pro:

• pravidelné firemní procesy,
• činnosti sdílené napříč odděleními,
• týmové úkoly,
• provozní a kontrolní činnosti,
• procesy, které musí zůstat zachovány bez ohledu na personální změny. 

K čemu slouží katalogy úkolů

Katalog úkolů funguje jako kontejner pro šablony úkolů.

V rámci jednoho katalogu lze:

• organizovat šablony do složek,
• vytvářet nové šablony,
• automaticky generovat úkoly,
• přidělovat úkoly pracovníkům,
• sdílet správu šablon mezi více oprávněnými uživateli,
• importovat a exportovat šablony.

Každý katalog může například představovat:

• oddělení,
• provoz,
• projekt,
• zákazníka,
• budovu,
• oblast odpovědnosti.

Rozdíl mezi osobním a firemním katalogem

Můj osobní katalog úkolů

• spravuje jej konkrétní uživatel,
• obsahuje jeho vlastní šablony,
• ostatní pracovníci šablony nevidí,
• je vhodný především pro individuální nebo dočasné procesy.

Katalogy úkolů

• slouží pro sdílené firemní procesy,
• mohou mít více oprávněných správců,
• nejsou závislé pouze na jednom uživateli,
• zajišťují dlouhodobou správu firemních šablon.

Doporučení:
Pokud mají být šablony používány více pracovníky nebo spravovány dlouhodobě v rámci firmy, vytvářejte je v záložce Katalogy úkolů, nikoliv v osobním katalogu.

Vlastník, oprávnění a pracovníci

Každý katalog obsahuje tři základní skupiny uživatelů.

Vlastník

Vlastník je hlavní správce katalogu.

• každý katalog má pouze jednoho vlastníka,
• vlastník má plná oprávnění ke správě katalogu,
• vlastnictví lze kdykoliv převést na jiného uživatele.

Oprávnění

Uživatelé uvedení v části Oprávnění mají přístup ke katalogu a mohou s ním pracovat podle přidělených práv.

Těchto uživatelů může být více.

Pracovníci

Pracovníci katalogu představují osoby, kterým lze ze šablon generovat nebo přidělovat úkoly.

Nejedná se o správce katalogu.

Pracovník:

• nemusí katalog vidět,
• nemusí mít přístup ke správě šablon,
• vidí pouze úkoly, které mu byly přiděleny. 

Kdo katalog vidí

Přístup ke katalogu mají pouze:

• vlastník katalogu,
• uživatelé uvedení v části Oprávnění.

Pracovníci katalogu katalog běžně nevidí a nemohou spravovat jeho šablony. Vidí pouze úkoly, které jim byly vytvořeny nebo přiděleny.

Vytvoření nového katalogu

Nový katalog vytvoříte tlačítkem Nový katalog úkolů v pravé horní části obrazovky.

Postup:

• Klikněte na Nový katalog úkolů.
• Zadejte název katalogu.
• Potvrďte vytvoření.
• Otevře se formulář Upravit katalog úkolů.
• Nastavte:
  • vlastníka,
  • oprávněné uživatele,
  • pracovníky katalogu.
• Uložte změny.

Po vytvoření je katalog připraven pro zakládání složek a šablon.

Proč používat katalogy úkolů

Katalogy úkolů představují doporučený způsob správy opakovaných firemních procesů.

Jejich hlavní výhody:

• zastupitelnost při personálních změnách,
• sdílení správy mezi více uživateli,
• lepší přehled o firemních procesech,
• oddělení osobních a firemních šablon,
• jednodušší dlouhodobá údržba.

Shrnutí

Záložka Katalogy úkolů slouží ke správě sdílených firemních šablon úkolů.
Každý katalog má jednoho vlastníka, může obsahovat více oprávněných uživatelů a seznam pracovníků, kterým jsou ze šablon generovány úkoly.
Oproti osobním katalogům poskytují katalogy úkolů stabilní a sdílené prostředí pro správu pravidelných procesů napříč organizací.