Úvod
Modul Správa úkolů slouží k řízení pracovních úkolů v rámci organizace. Umožňuje:
- zadávat úkoly sobě i ostatním uživatelům,
- plánovat jejich plnění v čase,
- sledovat průběh realizace,
- evidovat čas a náklady na jednotlivé činnosti,
- řídit schvalování a dokončení úkolů.
Úkoly lze propojit s dalšími částmi systému:
- se Zakázkovým systémem pro evidenci práce, výkonů a nákladů přímo na zakázkách,
- s modulem CRM, kde lze vytvářet úkoly přímo z aktivit (např. z jednání, telefonátu nebo obchodní příležitosti).
Díky těmto vazbám je zajištěná návaznost mezi obchodními aktivitami, realizací práce a ekonomickým vyhodnocením.
Nejčastější stavy úkolu:
- Zadaný – úkol čeká na zahájení,
- Zpracovávaný – na úkolu se pracuje,
- Přerušený – práce byla dočasně pozastavena,
- Hotový – řešitel úkol dokončil,
- Uzavřený – úkol byl finálně uzavřen.
Jak modul zapadá do práce v MySmartplace (MSPL)
Modul pokrývá celý životní cyklus úkolu:
- Zadání úkolu – vytvoření a přiřazení pracovníkovi
- Zpracování – práce na úkolu, komunikace, případné přerušení
- Dokončení – označení jako hotový
- Schválení (volitelné) – kontrola zadavatelem
- Evidence času a nákladů – propsání do výkazu práce a zakázky
Úkol může vzniknout:
- ručně v modulu Správa úkolů,
- automaticky ze šablony,
- nebo z CRM jako návaznost na konkrétní aktivitu
- nebo přímo ze zakázky v Zakázkovém systému.
Díky tomu máte vždy přehled:
- kdo na čem pracuje,
- v jakém je úkol stavu,
- odkud úkol vznikl (např. z CRM/zakázka),
- kolik času zabral,
- jaké náklady vznikly,
- zda byl dokončen v termínu.
Základní principy práce s úkoly
Při práci s modulem je důležité rozumět několika klíčovým principům:
- Úkol má vždy zadavatele a řešitele
Zadavatel úkol vytváří a může ho schvalovat, řešitel (pracovník) úkol plní.- Zadavatel odpovídá za vytvoření a řízení úkolu.
- Pracovník (řešitel) odpovídá za jeho splnění.
- Stav úkolu určuje jeho fázi
(např. zadaný → zpracovávaný → hotový) - Úkoly mohou vznikat z více zdrojů
(ručně, ze šablon, z CRM nebo ze zakázky) - Propojení na zakázku umožňuje sledování výkonů a nákladů
- úkol lze přiřadit ke konkrétní zakázce,
- práce na úkolu se promítá jako výkon na zakázce,
- náklady se počítají podle sazeb nastavených v Zakázkovém systému.
- Čas z úkolu se zapisuje do výkazu práce
- po dokončení úkolu,
- případně až po schválení zadavatelem,
- současně se může promítnout do nákladů zakázky
- Opakované úkoly se generují automaticky
Na základě nastavené frekvence a období. - Historie úkolu zachycuje všechny změny
Včetně komentářů, příloh a změn stavů.
Bezpečnost práce s daty
⚠️ Důležité upozornění
Použitím akce Smazat dochází v systému k trvalému odstranění dat. Smazání úkolu odstraní také jeho historii, komentáře a přílohy.
- Smazání nelze běžně vrátit zpět
- Obnova je možná pouze přes technickou podporu
- Obnovení není garantované a může být zpoplatněné
Doporučení:
- před smazáním vždy zkontrolujte, zda úkol skutečně již nepotřebujete,
- místo smazání často stačí úkol pouze uzavřít nebo upravit.
Co v modulu najdete
Hlavní části modulu:
- Zadané úkoly – přehled všech úkolů
- Detail úkolu – informace, historie a akce
- Kalendář – plánování úkolů v čase
- Katalogy a šablony – automatizace opakovaných úkolů
- CRM – vytváření a sledování úkolů navázaných na obchodní aktivity.
- Zakázkový systém – úkoly navázané na zakázky, výkony a náklady.
- Uživatelé a notifikace – nastavení spolupráce a upozornění
Doporučený způsob práce
Pro efektivní využití modulu doporučujeme:
- zadávat úkoly s jasným názvem a popisem,
- vždy nastavit termín a (pokud dává smysl) časový limit,
- využívat propojení na zakázky pro sledování výkonů a nákladů,
- zadávat úkoly ze zakázek nebo z CRM tam, kde vznikají v praxi,
- aktivně využívat komentáře v historii místo komunikace mimo systém,
- pravidelně sledovat své úkoly (např. přes kalendář nebo filtrování).
Shrnutí
Modul Správa úkolů vám pomůže:
- organizovat práci jednotlivců i týmů,
- propojit obchodní aktivity (CRM) s jejich realizací,
- sledovat výkony přímo na jednotlivých zakázkách i v celku,
- evidovat čas a náklady na základě reálné práce,
- zlepšit přehled o plnění úkolů,
- zjednodušit komunikaci, předávání práce a schvalování výsledků.
