Zpracování dokumentů

  2. Dokumentace systému
  3. Zakázkový systém
  4. Zpracování dokumentů

Zpracování dokumentů

Proces zpracování dokumentů nabízí prostor pro velmi efektivní využití AI (umělé inteligence) – vytěžování faktur a dokladů.

Vytěžovat lze soubory ve formátu PDF, PNG, JPG, JPEG nebo TIFF.

Doklady k vytěžení přetáhněte do zvýrazněného pole ve spodní části stránky. Po jejich nahrání se automaticky spustí proces vytěžení dokladů ve frontě pomocí AI analýzy. Každých 10 sekund se stránka obnoví, máte tedy přehled o stavu vytěžovacího procesu. Jakmile je analýza ve stavu Dokončeno, kliknutím na ikonu  na začátku řádku zobrazíte detail dokladu.

Screenshot_20.pngStránka je rozdělena na dvě části: 

  • levý panel s vazbou na vytěžovací nástroj a informacemi z AI analýzy
  • pravý panel s náhledem vytěžených údajů pro výslednou fakturu či doklad.

V případě úspěšné analýzy a existující vazby na dodavatele lze tlačítkem Vytvořit fakturu výsledek AI analýzy potvrdit a přejít na další dokument.

Pokud dodavatele ještě nemáte zavedeného v systému, tlačítkem Vyřešit získáte možnost Vytvořit nového partnera na základě dat z analýzy (tj. přímo z přijaté faktury) nebo Vytvořit nového dodavatele manuálně v novém okně, případně přidělit příznak Dodavatel bez bližší identifikace.

V této části zkontrolujete vytěžená data a můžete je ručně dle potřeby upravit. Lze použít kopírování dat z dokladu nebo ze sekce Informace z analýzy.

Pro větší přehled o vytěžených datech přepněte do sekce Informace z analýzy v levé části u dokaldu. Získáte přehledné informace, která data je možno vytěžit a lépe se Vám budou číst a případně i kopírovat do pravé části.

Screenshot_19.png

Práce s datumy dokladu pro export do SW POHODA

Systém pracuje s následujícími datumy u dokladů a do účetního SW POHODA je za pomocí POHODA Connectoru přenáší následovně:

Pokud máte v Nastavení Zakázkového systému zaškrtnutu volbu Příchozí faktura obsahuje datum přijetí, pak je třeba digitalizovat/vyplnit čtyři datumy:

  • Vystavení 
  • DUZP
  • Splatnost
  • Datum přijetí

Do účetního SW POHODA se exportem datumy přenáší následovně:

  • Vystavení - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum zápisu"
  • Přijetí - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum odp./doruč." 
  • DUZP - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum KH DPH" 
  • Splatnost je přeneseno do pole "Datum Splatnosti"

Doporučujeme při digitalizaci a následných exportech do účetního SW POHODA zadávat do pole DUZP v Zakázkovém systému správné datum z dokladu, které bude následně exportem přeneseno do pole "Datum KH DPH".

Pořízení digitálního opisu faktury z papírového dokladu:

Pro pořízení digitálního opisu faktury či dokladu z papírové podoby k vytěžení můžete využít naši scanovací aplikaci. Tlačítko Stáhnout scanovací aplikaci Vás dovede na stránku s odkazem na instalátor aplikace verze Cloud (s podporou AI).

Pro připojení API ke scanovací aplikaci vyplňte URL a API klíč z modulu Administrace – Nastavení platformy – Skenování dokumentů.

V případě potřeby Vám ochotně vyjdou vstříc pracovníci naší podpory.