Zpracování dokumentů
Záložka Zpracování dokumentů slouží k digitalizaci příchozích účetních dokladů a jejich převodu do elektronické podoby v systému.
Představuje první krok procesu zpracování příchozích faktur a dokladů. Umožňuje využití umělé inteligence (AI) pro automatické vytěžení údajů z dokumentů a následné vytvoření příchozí faktury v systému.
Typický proces je následující:
Doklad → Zpracování dokumentů → Příchozí faktura → Rozdělení na zakázky → Schvalování → Externí výkon
Díky digitalizaci dokumentů se výrazně snižuje množství ručního přepisování dat a riziko chyb.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- nahrávat příchozí faktury a doklady,
- digitalizovat papírové dokumenty,
- využívat AI analýzu dokumentů,
- automaticky vytěžovat údaje z dokladů,
- ručně doplňovat nebo opravovat vytěžená data,
- vytvářet nové partnery z vytěžených údajů,
- vytvářet příchozí faktury,
- zpracovávat více dokumentů současně,
- sledovat průběh vytěžování dokumentů.
Specifická pravidla
Zpracování dokumentů není evidence faktur.
Jeho účelem je převést dokument do strukturované elektronické podoby a připravit jej pro vznik příchozí faktury.
Příchozí faktura nevzniká automaticky.
Před vytvořením faktury musí uživatel:
- zkontrolovat vytěžená data,
- případně je opravit,
- potvrdit vytvoření faktury.
Teprve následně vznikne záznam v záložce Příchozí faktury.
Způsob digitalizace musí být zvolen již při nahrávání dokumentů.
Uživatel se před nahráním rozhoduje, zda:
- bude využita AI analýza,
- nebo bude dokument zpracován ručně.
Po nahrání dokumentů již nelze AI analýzu dodatečně spustit.
Zpracování dokumentů slouží pouze pro digitalizaci a vytěžení dokladů. Neprovádí se zde ekonomické zpracování faktur, rozdělení na zakázky ani schvalování. Tyto činnosti probíhají až v agendě Příchozí faktury.
Jaké dokumenty lze zpracovávat
Systém umožňuje zpracovávat:
- příchozí faktury,
- účtenky,
- pokladní doklady,
- další účetní doklady určené k zaúčtování.
Záložka není určena pro zpracování:
- smluv,
- objednávek,
- technické dokumentace,
- běžných dokumentů bez účetního významu.
Podporované formáty souborů
Pro vytěžení dokumentů lze použít zejména soubory:
- PDF,
- PNG,
- JPG,
- JPEG,
- TIFF.
Způsoby vložení dokumentu
Doklad lze do systému vložit několika způsoby.
Nahrání souboru
Uživatel vybere soubor uložený v počítači a nahraje jej do systému.
Přetažení souboru
Dokument lze přetáhnout myší přímo do vyhrazené oblasti pro upload.
Hromadné nahrání
Do systému lze současně vložit více dokumentů.
Při nahrávání dokumentů je nutné předem určit:
- typ zpracovávaných dokumentů,
- zda budou dokumenty zpracovány pomocí AI analýzy,
- nebo zda bude digitalizace provedena ručně.
Uživatel se musí rozhodnout o způsobu zpracování ještě před nahráním dokumentů.
Po nahrání dokumentů již není možné dodatečně spustit AI analýzu u dokumentů nahraných bez využití AI.
Skenování papírových dokumentů
Pro digitalizaci papírových dokladů lze využít skenovací aplikaci propojenou se skenerem či tiskárnou a systémem (ke stažení ZDE).
Doklady jsou přímo naskenovány a předány do záložky Zpracování dokumentů.
Doklady lze do systému vložit také z e-mailu, avšak pouze ručním nahráním přílohy.
Systém aktuálně nepodporuje automatické načítání dokumentů z e-mailových schránek.
AI vytěžování dokumentů
AI analýzu je nutné zvolit již při nahrávání dokumentů.
Po nahrání dokumentu do fronty zpracování systém automaticky zahájí proces vytěžování pomocí umělé inteligence.
Pokud při nahrávání nebyla AI analýza zvolena, nebude dokument automaticky vytěžován a vytěžení nelze dodatečně spustit.
Po dokončení analýzy je dokument připraven ke kontrole a případnému vytvoření příchozí faktury.
Stránka se pravidelně obnovuje, takže uživatel průběžně vidí aktuální stav zpracování.
Automaticky vytěžovaná data
Systém může vytěžit například:
- dodavatele,
- IČ dodavatele,
- číslo faktury,
- variabilní symbol,
- datum vystavení,
- DUZP,
- datum splatnosti,
- datum přijetí,
- základ DPH,
- DPH,
- celkovou částku,
- měnu,
- další údaje uvedené na dokladu.
Rozsah vytěžených informací závisí na kvalitě a čitelnosti dokumentu.
Kontrola vytěžených údajů
Před vytvořením příchozí faktury je vždy nutné provést kontrolu vytěžených dat.
Uživatel může:
- zkontrolovat správnost údajů,
- doplnit chybějící informace,
- opravit nesprávně vytěžené hodnoty,
- využívat údaje z panelu AI analýzy.
Kontrola správnosti probíhá vždy uživatelsky.
Za správnost vytvořené faktury odpovídá uživatel, který dokument zpracovává.
Práce s dodavateli
Pokud systém nalezne odpovídajícího partnera, vytvoří vazbu automaticky.
Pokud dodavatel v systému neexistuje, lze:
- vytvořit nového partnera z vytěžených údajů,
- vytvořit partnera ručně,
- použít volbu Dodavatel bez bližší identifikace.
Tím je zajištěna návaznost mezi fakturou a evidencí partnerů.
Detail dokumentu
Detail dokumentu je rozdělen do dvou částí.
Informace z analýzy
Obsahuje data získaná z AI analýzy.
Tato část slouží zejména pro:
- kontrolu vytěžených údajů,
- dohledání informací z dokumentu,
- kopírování hodnot do výsledného záznamu.
Náhled výsledné faktury
Obsahuje data, která budou použita při vytvoření příchozí faktury.
Zde může uživatel:
- opravovat údaje,
- doplňovat chybějící informace,
- připravit fakturu ke zpracování.
Stavy dokumentů
Doklad během zpracování prochází jednotlivými stavy.
Typicky:
- čeká na zpracování,
- probíhá AI analýza,
- dokončeno,
- připraveno k vytvoření faktury,
- zpracováno.
Přesný průběh se může lišit podle nastavení systému a způsobu zpracování.
Vytvoření příchozí faktury
Po kontrole vytěžených dat může uživatel kliknout na tlačítko Vytvořit fakturu.
Po potvrzení:
- vznikne nový záznam v záložce Příchozí faktury,
- přenese se náhled dokladu,
- přenesou se vytěžené údaje,
- faktura získá stav Došlá.
V záložce Příchozí faktury následně pokračuje proces:
- rozdělení faktury na zakázky,
- schvalování,
- externí výkon
- možnost exportu do účetního SW.
Po vytvoření příchozí faktury pokračuje její další zpracování v centrální agendě Příchozí faktury. Zde probíhá kontrola dokladu, rozdělení na zakázky, případné navázání na Evidenci majetku, schvalování a následné předání do agendy K zaúčtování.
Digitalizace dat pro účetnictví
Pokud je v Nastavení Zakázkového systému aktivní volba:
Příchozí faktura obsahuje datum přijetí
doporučuje se vyplnit následující data:
- datum vystavení,
- datum přijetí,
- DUZP,
- datum splatnosti.
Tato data jsou následně využívána při exportu do účetních systémů.
Práce s datumy dokladu pro export do SW POHODA
Systém pracuje s následujícími datumy u dokladů a do účetního SW POHODA je za pomocí POHODA Connectoru přenáší následovně:
Pokud máte v Nastavení Zakázkového systému zaškrtnutu volbu Příchozí faktura obsahuje datum přijetí, pak je třeba digitalizovat/vyplnit čtyři datumy:
- Vystavení
- DUZP
- Splatnost
- Datum přijetí
Do účetního SW POHODA se exportem datumy přenáší následovně:
- Vystavení - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum zápisu"
- Přijetí - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum odp./doruč."
- DUZP - je přeneseno do SW POHODA do pole "Datum KH DPH"
- Splatnost je přeneseno do pole "Datum Splatnosti"
Doporučujeme při digitalizaci a následných exportech do účetního SW POHODA zadávat do pole DUZP v Zakázkovém systému správné datum z dokladu, které bude následně exportem přeneseno do pole "Datum KH DPH".
Skenovací aplikace
Pro práci s papírovými dokumenty lze využít samostatnou skenovací aplikaci (ke stažení ZDE).
Aplikace umožňuje:
- přímo skenovat dokumenty,
- předávat dokumenty do systému,
- automatizovat proces digitalizace.
Propojení se systémem je realizováno pomocí API nastavení.
Pro připojení API ke scanovací aplikaci vyplňte URL a API klíč z modulu Administrace – Nastavení platformy – Skenování dokumentů.
Postupy
Nahrání dokumentu k vytěžení
Postup
- Otevřete záložku Zpracování dokumentů.
- Vyberte typ dokumentu.
- Zvolte způsob zpracování (AI analýza nebo ruční zpracování).
- Nahrajte soubor/soubory nebo jej přetáhněte do šrafované části.
- Uložte dokument.
- Počkejte na dokončení analýzy.
Kontrola vytěžených údajů
Postup
- Otevřete detail dokumentu.
- Zkontrolujte údaje v části Informace z analýzy.
- Opravte případné nesrovnalosti.
- Doplňte chybějící hodnoty.
- Uložte změny.
Vytvoření příchozí faktury
Postup
- Zkontrolujte vytěžená data.
- Ověřte vazbu na dodavatele.
- Klikněte na Vytvořit fakturu.
- Potvrďte vytvoření.
- Pokračujte ve zpracování faktury v záložce Příchozí faktury.
Řešení problémů se zobrazením dokumentů a formulářů
Po nahrazení přílohy, změně dokumentu nebo úpravě formulářů může internetový prohlížeč zobrazovat dříve uloženou verzi souboru z lokální cache.
Pokud se po uložení změny stále zobrazuje původní dokument, původní PDF nebo starší verze formuláře, doporučujeme nejprve obnovit stránku a případně vyčistit cache internetového prohlížeče.
Typické situace
Tento postup doporučujeme zejména v případech:
- nahrazení PDF faktury novou verzí,
- výměny přílohy u dokladu,
- změny naskenovaného dokumentu,
- nasazení nových formulářů,
- změny vzhledu formulářů,
- změny šablon dokumentů.
Příklad
Uživatel nahradí PDF příchozí faktury novým souborem, uloží změny, ale po otevření faktury stále vidí původní PDF.
Ve většině případů není problém v systému, ale v lokálně uložené cache internetového prohlížeče.
Rychlé obnovení stránky
Nejprve doporučujeme použít:
Ctrl + F5
Tím dojde k opětovnému načtení stránky přímo ze serveru.
Pokud problém přetrvává, pokračujte vyčištěním cache prohlížeče.
Microsoft Edge
Postup
- Otevřete Nastavení.
- Zvolte Ochrana osobních údajů, vyhledávání a služby.
- V části Vymazat údaje o procházení klikněte na Zvolit položky k vymazání.
- Zaškrtněte možnost Obrázky a soubory v mezipaměti.
- Klikněte na Vymazat nyní.
- Znovu otevřete Zakázkový systém.
Google Chrome
Postup
- Otevřete nabídku prohlížeče.
- Zvolte Smazat údaje o prohlížení.
- Zaškrtněte možnost Obrázky a soubory v mezipaměti.
- Klikněte na Vymazat data.
- Znovu načtěte Zakázkový systém.
Doporučení
✅ Po změně dokumentu vždy nejprve vyzkoušejte Ctrl + F5.
✅ Pokud se stále zobrazuje původní verze dokumentu, vyčistěte cache prohlížeče.
✅ Při nasazení nových formulářů nebo šablon doporučujeme vyčištění cache provést preventivně.
✅ Pokud problém přetrvává i po vyčištění cache, obraťte se na podporu systému.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Příchozí faktury
Nejdůležitější návaznost celého procesu.
Po potvrzení vytěžených dat vzniká příchozí faktura připravená k dalšímu zpracování.
Externí výkony
Po zpracování příchozí faktury a jejím rozdělení na zakázky mohou vznikat externí výkony.
Partneři
Při vytěžování dokladů dochází k identifikaci dodavatelů a vytváření vazeb na evidenci partnerů.
K zaúčtování
Údaje získané digitalizací dokumentů následně pokračují procesem schvalování a zaúčtování.
Účetní systémy
Digitalizovaná data mohou být následně exportována do účetních systémů prostřednictvím integračních nástrojů.
Doporučené postupy
✅ Před nahráním dokumentů si vždy rozmyslete, zda budete využívat AI vytěžení nebo ruční digitalizaci.
✅ Upřednostňujte zpracování faktur prostřednictvím AI vytěžení před ručním přepisem.
✅ Před vytvořením faktury vždy zkontrolujte vytěžená data.
✅ Ověřujte identifikaci dodavatele.
✅ U nejednoznačných dokumentů provádějte ruční kontrolu všech finančních údajů.
✅ Pravidelně zpracovávejte frontu čekajících dokumentů.
✅ Používejte skenovací aplikaci pro digitalizaci papírových dokladů.
✅ Faktury vytvářejte až po úplné kontrole vytěžených údajů.
✅ V případě exportu do účetnictví věnujte zvýšenou pozornost správnosti dat DUZP, data přijetí a data splatnosti.
V případě potřeby Vám ochotně vyjdou vstříc pracovníci naší podpory.