Firemní dokumenty

Záložka Firemní dokumenty slouží jako centrální úložiště dokumentů souvisejících s personální, mzdovou a provozní agendou společnosti.

Umožňuje bezpečně ukládat dokumenty na jednom místě, organizovat je do složek a podsložek a zpřístupňovat je oprávněným uživatelům.

Typicky se zde ukládají například:

dokumenty personálního oddělení,
podklady pro mzdy,
interní směrnice,
zápisy z kontrol,
dokumentace auditů,
dokumenty související s BOZP,
podklady pro státní správu,
další provozní a organizační dokumenty společnosti.

Přehled dokumentů

Po otevření záložky se zobrazí seznam dokumentů uložených ve vybrané složce.

U jednotlivých dokumentů lze zobrazit například:

název dokumentu,
typ dokumentu,
datum vložení,
autora,
společnost,
velikost souboru,
stav archivace.

Pomocí filtrů lze dokumenty vyhledávat a rychle dohledat požadované podklady.

Nahrání nového dokumentu

Nový dokument lze vložit přetažením souboru do určené oblasti nebo jeho výběrem z počítače.

Systém podporuje nahrání jednoho i více dokumentů současně.

Po nahrání dokument:

převezme název souboru,
uloží se do vybrané složky,
stane se součástí firemního archivu.

Název dokumentu lze následně upravit.

Úprava dokumentu

U každého dokumentu lze upravit jeho vlastnosti.

Podle nastavení systému lze evidovat například:

název dokumentu,
typ dokumentu,
popis,
datum podpisu,
společnost,
další evidenční údaje.

Díky tomu lze dokumenty lépe třídit a vyhledávat.

Náhled a stažení dokumentu

Pokud formát dokumentu podporuje náhled, lze jej zobrazit přímo v systému bez nutnosti stahování.

Dokument lze také kdykoliv:

stáhnout do počítače,
vytisknout,
otevřít v odpovídající aplikaci.

Správa složek

Dokumenty lze organizovat pomocí složek a podsložek.

Struktura složek může odpovídat například:

organizační struktuře společnosti,
jednotlivým oddělením,
typům dokumentů,
účetním nebo mzdovým obdobím.

Pro správu sloužek slouží funkce Správa složek.

Pomocí ní lze:

vytvářet nové složky,
vytvářet podsložky,
upravovat názvy složek,
odstraňovat prázdné složky.

Počet úrovní podsložek není omezen.

Typy dokumentů

Pro lepší organizaci lze dokumentům přiřazovat jednotlivé typy.

Typ dokumentu slouží zejména pro:

filtrování dokumentů,
vyhledávání,
archivaci,
automatickou skartaci.

Díky typům dokumentů lze snadno odlišit například mzdové podklady, smlouvy nebo interní směrnice.

Hromadné operace

Systém podporuje hromadnou práci s dokumenty.

Po označení více dokumentů lze provádět například:

přesun mezi složkami,
export do ZIP archivu,
sdílení dokumentů,
odstranění dokumentů.

Hromadné operace výrazně usnadňují správu většího množství dokumentů.

Export do ZIP

Vybrané dokumenty lze stáhnout v jednom souboru ZIP.

Tato funkce je vhodná například pro:

archivaci dokumentů,
předání dokumentace auditorům,
předání podkladů externím subjektům,
vytváření záložních kopií.

Sdílení dokumentů

Vybrané dokumenty lze zpřístupnit dalším uživatelům systému.

Při sdílení se vybere uživatel, kterému mají být dokumenty zpřístupněny.

Systém následně odešle notifikaci o nově sdíleném dokumentu.

Archivace a skartace

Součástí systému je podpora archivace a skartace dokumentů.

Pro jednotlivé typy dokumentů lze nastavit:

dobu archivace,
pravidla uchování,
termíny skartace.

Tím lze zajistit dodržování interních i legislativních požadavků na správu dokumentace.

Podrobné nastavení archivace a skartace je popsáno v samostatné kapitole věnované správě dokumentů.

Mazání dokumentů

Dokumenty lze odstraňovat jednotlivě nebo hromadně.

Odstranění dokumentu je nevratná operace, proto doporučujeme před smazáním ověřit, že dokument již nebude dále potřeba.

U dokumentů podléhajících archivaci mohou být možnosti mazání omezeny podle nastavení systému.

Doporučené postupy

✅ Vytvářejte přehlednou strukturu složek odpovídající organizační struktuře společnosti.

✅ Využívejte typy dokumentů pro snadnější vyhledávání a správu archivace.

✅ Pravidelně kontrolujte dokumenty určené k archivaci nebo skartaci.

✅ Pro předávání většího množství dokumentů využívejte export do ZIP.

✅ Citlivé dokumenty sdílejte pouze oprávněným uživatelům.

✅ Před hromadným odstraněním dokumentů vždy ověřte, zda nepodléhají archivační povinnosti.

Nový dokument

K umístění dokumentu do archivu slouží zvýrazněné pole, do kterého je možné přetáhnout soubor nebo více souborů z Vašeho počítače. Nahrávání souborů se spustí automaticky po přetažení souborů. O úspěšném dokončení Vás systém informuje a zobrazí aktualizovaný seznam dokumentů ve složce.

Nahrané dokumenty převzaly svůj název z názvu souboru, pro změnu názvu klikněte na ikonu . Ve vyvolaném okně můžete změnit či doplnit i další údaje, např. popis dokumentu, datum podpisu aj.

Ikonou lze zobrazit náhled dokumentu, je-li jeho formát pro náhled podporován.

Dokument je možné kdykoliv znovu stáhnout do počítače a také z archivu navždy odstranit.

Správa složek

Zejména při velkém množství dokumentů uvítáte možnost vytvářet vnořené složky, tj. podsložky. Tlačítko Správa složek otevře nové okno s panelem pro správu složek. V levé části je zobrazena stromová struktura archivu, v pravé části informace o složce a ovládací funkce.

Tlačítkem Nová podsložka vytvoříte podsložku složce, která je v levé části panelu aktivní, označená. Stejným způsobem můžete do podsložky vnořit další podsložku či podsložky. Hloubka zanoření je zcela na Vás. Tlačítkem Upravit složku lze kdykoliv změnit název označené složky. Je-li složka prázdná, můžete Smazat složku.

Export do ZIPu

Stáhnout vybrané dokumenty do svého počítače nabízí funkce Export do ZIPu. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete stáhnout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Export do ZIPu. Systém připraví ZIP archiv (soubor s příponou .zip) a nabídne jej ke stažení nebo jej automaticky uloží do složky, kterou máte v počítači již nastavenou pro stažené soubory.

Pozvat uživatele k dokumentu

Pro sdílení vybraných dokumentů s jiným uživatelem využijte funkci Pozvat uživatele k dokumentu. Ve vyvolaném okně zvolte uživatele a potvrďte tlačítkem Přidat. Uživatel je systémem notifikován o zpřístupnění vybraných dokumentů.

Hromadná změna složky

Přesunout vybrané dokumenty do jiné složky umožňuje funkce Hromadná změna složky. Ze seznamu dokumentů zaškrtněte ty, které si přejete přesunout. Tlačítkem Akce rozbalte nabídku úkonů a zvolte Hromadná změna složky. Ve vyvolaném okně vyberte cílovou složku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Systém dokumenty přesune a načte aktuální strukturu.

Hromadné smazání

Smazat vybrané dokumenty umožňuje funkce Hromadné smazání. Pozor, tato akce je nevratná.

U dokumentů můžete využít i automatickou archivaci a skartaci - jak na to najdete v samostatné záložce s názvem Archivace a skartace v daném modulu.