Šablony e-mailů
Záložka Šablony e‑mailů slouží ke správě automaticky odesílaných e-mailových zpráv v platformě MySmartplace.
Umožňuje administrátorovi:
- upravovat texty systémových e-mailů,
- přizpůsobit jejich obsah konkrétním potřebám organizace,
- zajistit jednotnou a srozumitelnou komunikaci směrem k uživatelům.
Tyto e-maily jsou využívány například pro:
- notifikace,
- pozvánky do systému,
- změny stavu žádostí,
- systémová upozornění.
Zobrazení přehledu
Přehled obsahuje seznam dostupných šablon e-mailů, které:
- jsou využívány systémem,
- lze je upravovat (v rozsahu povoleném systémem).
U každé šablony je možné:
- zobrazit detail,
- upravit její obsah.
Úprava šablony
Úpravu provedete tlačítkem Upravit u vybrané šablony.
Možnosti úprav:
- Předmět e-mailu
- Text e-mailu
Změny potvrďte uložením.
Použití tokenů
Při úpravě textu lze využít tzv. tokeny:
- jedná se o zástupné proměnné,
- při odeslání e-mailu jsou automaticky nahrazeny konkrétními údaji.
Například:
- odkaz na akci,
- jméno uživatele či login uživatele,
- identifikace žádosti apod.
📌 Důležité:
- lze použít pouze tokeny, které jsou u dané šablony definovány,
- použití jiných tokenů není podporováno.
Vazba na nastavení e-mailů
Šablony e-mailů:
- určují obsah zpráv,
- samotné odesílání je závislé na nastavení v sekci:
Nastavení platformy → Nastavení e-mailů.
Pro správné fungování je nutné:
- mít nakonfigurovaný e-mailový server nebo integraci (Microsoft / Google / SMTP).
Doporučené postupy
- zachovávejte jasný a srozumitelný jazyk,
- upravujte šablony konzistentně (např. jednotný styl komunikace),
- před změnou ověřte dopad na uživatele,
- nepoužívejte neznámé nebo neověřené tokeny,
- větší změny testujte (např. zasláním testovací zprávy).
Bezpečnostní a provozní upozornění
- změny šablon se projeví ve všech budoucích odesílaných e-mailech,
- nesprávně upravený text může ovlivnit srozumitelnost nebo funkčnost (např. chybějící odkaz),
- doporučuje se provádět úpravy pouze oprávněnými osobami.
Shrnutí
Záložka Šablony e‑mailů:
- slouží k úpravě automatických zpráv systému,
- umožňuje přizpůsobit komunikaci organizaci,
- využívá tokeny pro dynamický obsah,
- je úzce propojena s nastavením e-mailového odesílání.