Uživatelé

Popis záložky Uživatelé

Sekce Uživatelé slouží ke kompletní správě uživatelských účtů v platformě MySmartplace. Jedná se o jednu z nejdůležitějších částí modulu Administrace, protože zde probíhá řízení přístupu uživatelů k jednotlivým modulům, datům a funkcím systému.

Správným nastavením uživatelů a jejich oprávnění:

určujete, kdo může do systému vstupovat,
definujete, jaké moduly a data má k dispozici,
zajišťujete bezpečnost a ochranu citlivých informací.

Přehled uživatelů

Základní přehled zobrazuje:

seznam všech uživatelů v systému,
jejich základní identifikační údaje,
přiřazení k firmám.

Funkcionality přehledu:

Filtrování podle zadaných kritérií,
řazení sloupců (vzestupně / sestupně),
tlačítko Reset pro návrat do výchozího zobrazení - bez aktivních filtrů.

Tip:

Uživatele bez přiřazené firmy (bez kontraktu) můžete snadno vyhledat pomocí filtru Firma = Žádná firma.

Poznámka:

V případě více uživatelů se stejným jménem slouží pro jejich jednoznačnou identifikaci ID uživatele.

Uživatelská karta - detail uživatele

Kliknutím na uživatele Ikonou otevřete jeho detail, tzv. uživatelskou kartu, která obsahuje následující záložky:

Přehled

Zobrazuje:

údaje uživatele,
jeho zařazení do firem a oddělení.

Funkce:

odeslání pozvánky do systému (e-mail s odkazem pro aktivaci účtu),
platnost aktivačního odkazu je 168 hodin

Základní informace

Editace uživatele

Umožňuje upravit údaje uživatele a označit vazbu Zaměstnanec nebo Externí spolupracovník, Označení má vazbu buď k modulu Personální agenda nebo k modulu Spolupracovníci.
Jeden uživatel může být obojí.

Figurování uživatele ve společnostech a odděleních

Figurování uživatele určuje, ve kterých společnostech a odděleních se uživatel v systému organizačně vyskytuje a s jakými daty může pracovat.

Nejedná se o roli ani oprávnění. Figurování představuje samostatnou organizační vazbu, kterou využívá řada modulů platformy při zobrazování zaměstnanců, výběru nadřízených pracovníků, schvalovatelů, řešitelů úkolů, odpovědných osob za majetek a dalších uživatelů.

Rozdíl mezi rolí a figurováním

Je důležité rozlišovat následující pojmy:

Role

Role určuje: Co může uživatel v systému dělat.

Například:

Personalista
Vedoucí pracovník
Schvalovatel
Zpracovatel mezd
Správce majetku

Figurování

Figurování určuje: Ve kterých společnostech a odděleních může uživatel své role vykonávat.

Uživatel může mít správně nastavenou roli, ale pokud nefiguruje ve správné společnosti nebo oddělení, nemusí se zobrazovat v seznamech uživatelů a nebude možné jej využít v některých procesech systému.

Standardní chování systému

Pokud organizace využívá moduly Personální agenda nebo Spolupracovníci, systém automaticky vytváří figurování uživatele na základě jeho aktivních kontraktů.

Platí jednoduché pravidlo:

Uživatel standardně figuruje pouze ve společnostech a odděleních, ve kterých má platný kontrakt.

Každou noc systém provádí automatickou synchronizaci těchto vazeb.

Pokud systém zjistí rozdíl mezi kontrakty a nastaveným figurováním, provede opravu podle aktuálního stavu kontraktů.

Aktivace rozšířeného figurování

V některých organizacích je potřeba, aby uživatel pracoval i se společnostmi, ve kterých nemá vlastní pracovní kontrakt.

Pro tyto situace slouží nastavení:

Umožnit figurování zaměstnanců i ve firmách, kde nemají kontrakt

Po aktivaci této funkcionality lze uživatelům přiřazovat další společnosti a oddělení i mimo jejich vlastní kontrakty.

Typické využití

Nejčastěji se tato funkcionalita používá u:

vedoucích pracovníků,
personalistů,
schvalovatelů,
členů managementu,
uživatelů pracujících napříč více společnostmi.

Příklad

Společnost využívá platformu pro:

ABC s.r.o.
XYZ s.r.o.

Vedoucí obchodu má pracovní kontrakt pouze ve společnosti ABC s.r.o., ale řídí obchodní oddělení v obou společnostech.

Aby mohl:

vidět zaměstnance obou společností,
vystupovat jako nadřízený pracovník,
schvalovat nepřítomnosti,
zobrazovat zaměstnance v Kontaktech,

je potřeba mu ručně přidat druhou společnost a příslušné oddělení.

Nastavení figurování uživatele

Nastavení provedete v:

Administrace → Uživatelé → Základní informace

V části Firmy a oddělení uživatele můžete uživateli přiřadit:

další společnosti,
další oddělení.

Tím rozšíříte okruh dat, se kterými může v systému pracovat.

Uzamčení nastavení

Pokud je společnost nebo oddělení přidáno ručně mimo kontrakt, doporučujeme vazbu uzamknout pomocí ikony zámku.

Uzamčené vazby nejsou při automatické synchronizaci odstraněny.

Pokud vazba uzamčena není, systém ji při některé z dalších synchronizací odstraní.

Důležité: Zámek slouží jako potvrzení, že se jedná o vědomě vytvořenou výjimku ze standardní vazby na kontrakty.

Dopad na ostatní části systému

Figurování je využíváno napříč celou platformou.

Ovlivňuje například:

Kontakty,
Přehled absencí,
Žádosti o nepřítomnosti,
výběr schvalovatelů,
výběr nadřízených pracovníků,
Správu úkolů,
Správu majetku,
Personální agendu,
Spolupracovníky,
Žádosti,
Organizační vazby zaměstnanců.

Pokud se uživatel v některém seznamu nenabízí, bývá nejčastější příčinou právě chybějící figurování ve společnosti nebo oddělení.

Kde se figurování v systému používá

Figurování uživatele ovlivňuje viditelnost dat, nabídky uživatelů a některé pracovní procesy napříč platformou.

Mnoho funkcionalit nevyhodnocuje pouze role uživatelů, ale současně kontroluje, zda uživatel figuruje ve stejné společnosti nebo oddělení jako ostatní účastníci procesu.

Pokud se uživatel v některém seznamu nezobrazuje, přestože má správně nastavenou roli a oprávnění, doporučujeme nejprve ověřit jeho figurování ve společnosti a oddělení.

Figurování je využíváno například v následujících částech systému:

Osobní menu

Kontakty
Přehled absencí
Žádosti o nepřítomnosti
Výběr schvalovatelů

Administrace

Uživatelé
Žádosti o přístup

Archiv

Přidávání uživatelů k archivům
Správa týmů

Správa majetku

Výběr odpovědné osoby
Filtrace uživatelů

Správa úkolů

Výběr řešitelů úkolů
Správa týmů
Katalogy úkolů

Personální agenda

Výběr uživatelů v žádostech
Nadřízení pracovníci
Schvalovací procesy

Spolupracovníci

Výběr uživatelů
Žádosti
Správa spolupracovníků

Ve většině případů platí jednoduché pravidlo:

Pokud se uživatel nenabízí v seznamu nadřízených pracovníků, schvalovatelů, řešitelů úkolů, odpovědných osob nebo kontaktů, bývá příčinou chybějící figurování ve společnosti nebo oddělení, nikoliv chybějící role.

Chování po ukončení kontraktu

Po ukončení kontraktu systém při noční synchronizaci odstraní vazby vytvořené na základě ukončeného kontraktu.

Pokud uživatel již nemá žádný další aktivní kontrakt, přestane standardně figurovat ve společnosti a oddělení navázaných na ukončený pracovní vztah.

To znamená, že se postupně přestane zobrazovat například:

v Kontaktech,
mezi nadřízenými pracovníky,
mezi schvalovateli,
v dalších seznamech využívajících figurování.

Důležité upozornění při využití zámků

Pokud byla společnost nebo oddělení přidána ručně a uzamčena zámkem:

systém tuto vazbu po ukončení kontraktu neodstraní,
uživatel může nadále figurovat ve společnosti,
může se stále zobrazovat v Kontaktech a dalších modulech.

Pokud již taková vazba není potřeba, musí ji administrátor odstranit ručně.

Bezpečnostní upozornění

⚠️ Použitím rozšířeného figurování dochází k rozšíření přístupu uživatele k údajům zaměstnanců i mimo jeho standardní pracovní vztahy.

Doporučujeme:

aktivovat funkcionalitu pouze v odůvodněných případech,
přidělovat výjimky pouze konkrétním oprávněným osobám,
pravidelně kontrolovat nastavení společností a oddělení,
zohlednit požadavky ochrany osobních údajů a interních bezpečnostních pravidel společnosti.

Doporučené postupy

✅ Vždy nejprve nastavte správnou roli uživatele.

✅ Následně ověřte, zda uživatel figuruje ve správné společnosti a oddělení.

✅ Rozšířené figurování používejte pouze tam, kde nestačí standardní vazba na kontrakty.

✅ Ručně přidané vazby vždy uzamkněte zámkem.

✅ Po ukončení kontraktů pravidelně kontrolujte ručně vytvořené a uzamčené vazby.

✅ Pokud se uživatel nenabízí jako nadřízený pracovník, schvalovatel nebo řešitel úkolů, zkontrolujte nejprve jeho figurování.

Zapamatovatelné pravidlo

Role = co může uživatel dělat

Figurování = kde a s jakými zaměstnanci může pracovat

Synchronizace = automatická kontrola vazby na kontrakty

Zámek = povolená výjimka ze synchronizace

Preference uživatele

Slouží k individuálnímu nastavení chování platformy pro daného uživatele:

Jazyk rozhraní
Určuje jazyk systémových textů, menu a hlášení.
Denní připomínka
zapnutí funkcionality, kdy bude uživatel 1x denně souhrnně upozorněn na:
- nevyřízené úkoly,
- důležité systémové informace.

Připojení uživatelé

Umožňuje:

propojení více účtů jedné osoby,

práci s různými přístupy (např. různé firmy, role nebo oprávnění).

Odstranění uživatele

Uživatele lze odebrat pomocí tlačítka Smazat uživatele.

Důležité:

uživatelský profil již nelze obnovit, nebude v systému dohledatelný
DOPORUČUJEME vždy dobře zvážit Odstranění uživatele - ve většině případů stačí použít Zneaktivnění uživatele - tzv. Zablokovat (sekce Přihlašování)
uživatel ztratí přístup do systému,
jeho historická data, vazby a záznamy zůstávají zachovány,
je zajištěna datová konzistence systému.

💡 Doporučení při odchodu zaměstnance:

- odebrat přístup do systému,
- deaktivovat e-mailovou schránku (kvůli synchronizaci).

Přihlašování

Obsahuje nástroje pro řízení přístupu do systému:

Reset hesla
Nastavení nového hesla administrátorem
⚠️ Doporučeno informovat uživatele o změně
Zablokovat uživatele
Úplné odebrání přístupu do platformy
Doporučujeme použít při odchodu zaměstnance a po stažení dokumentů zaměstnancem - zůstane pak evidence o uživateli a bude dobře dohledatelná
Povolit uživatele
Opětovné zpřístupnění účtu

💡 Pokud chcete uživateli pouze omezit funkcionalitu systému, doporučuje se: