Uživatelé

Uživatelé

Popis záložky Uživatelé

Sekce Uživatelé slouží ke kompletní správě uživatelských účtů v platformě MySmartplace. Jedná se o jednu z nejdůležitějších částí modulu Administrace, protože zde probíhá řízení přístupu uživatelů k jednotlivým modulům, datům a funkcím systému.

Správným nastavením uživatelů a jejich oprávnění:

• určujete, kdo může do systému vstupovat,
• definujete, jaké moduly a data má k dispozici,
• zajišťujete bezpečnost a ochranu citlivých informací.

Přehled uživatelů

Základní přehled zobrazuje:

• seznam všech uživatelů v systému,
• jejich základní identifikační údaje,
• přiřazení k firmám.

Funkcionality přehledu:

• Filtrování podle zadaných kritérií,
• řazení sloupců (vzestupně / sestupně),
• tlačítko Reset pro návrat do výchozího zobrazení - bez aktivních filtrů.

💡 Tip:

Uživatele bez přiřazené firmy (bez kontraktu) můžete snadno vyhledat pomocí filtru Firma = Žádná firma.

📌 Poznámka:

V případě více uživatelů se stejným jménem slouží pro jejich jednoznačnou identifikaci ID uživatele.

Uživatelská karta - detail uživatele

Kliknutím na uživatele Ikonou   otevřete jeho detail, tzv. uživatelskou kartu, která obsahuje následující záložky:

Přehled

Zobrazuje:

• údaje uživatele,
• jeho zařazení do firem a oddělení.

Funkce:

• odeslání pozvánky do systému (e-mail s odkazem pro aktivaci účtu),
• platnost aktivačního odkazu je 168 hodin

Základní informace

Umožňuje:

• upravit údaje uživatele,
• nastavit jeho vazbu na firmy a oddělení,
• případně využít funkci Synchronizovat z kontraktů.

Změny je nutné potvrdit tlačítkem Uložit.

Preference uživatele

Slouží k individuálnímu nastavení chování platformy pro daného uživatele:

• Jazyk rozhraní
  Určuje jazyk systémových textů, menu a hlášení.
• Denní připomínka
  zapnutí funkcionality, kdy bude uživatel 1x denně souhrnně upozorněn na:
  • nevyřízené úkoly,
  • důležité systémové informace.

Připojení uživatelé

Umožňuje:

• propojení více účtů jedné osoby,

práci s různými přístupy (např. různé firmy, role nebo oprávnění).

Odstranění uživatele

Uživatele lze odebrat pomocí tlačítka Smazat uživatele.

Důležité:

• uživatel ztratí přístup do systému,
• jeho historická data, vazby a záznamy zůstávají zachovány,
• je zajištěna datová konzistence systému.

💡 Doporučení při odchodu zaměstnance:

• • odebrat přístup do systému,
  • deaktivovat e-mailovou schránku (kvůli synchronizaci).

Přihlašování

Obsahuje nástroje pro řízení přístupu do systému:

• Reset hesla
  Nastavení nového hesla administrátorem
  ⚠️ Doporučeno informovat uživatele o změně
• Zablokovat uživatele
  Úplné odebrání přístupu do platformy
• Povolit uživatele
  Opětovné zpřístupnění účtu

💡 Pokud chcete uživateli pouze omezit funkcionalitu systému, doporučuje se:

• neblokovat účet, ale upravit jeho oprávnění v záložce Přístup a role.

Přístup a role

Klíčová záložka pro správu oprávnění.

Umožňuje:

• přiřazení konkrétních modulů uživateli,
• definování jeho role v daném modulu,
• nastavení přístupu k:
  • firmám,
  • oddělením.

Speciální volba:

• Má přístup ke všem oddělením
  → uživatel automaticky získá přístup i k nově vzniklým oddělením.

Funkce:

• Přiřadit modul
• Odebrat modul
• Uložit / Uložit a zavřít

Vytvoření nového uživatele

Nového uživatele vytvoříte tlačítkem Nový uživatel.

Postup:

• Vyplnění formuláře,
• zadání unikátní e-mailové adresy,
• potvrzení tlačítkem Vytvořit.

📌 Důležité pravidlo:
E-mailová adresa musí být unikátní v rámci celé platformy.

Možnosti:

• odeslat pozvánku k aktivaci účtu (platnost 168 hodin),
• opětovně zaslat pozvánku kdykoliv (např. při ztrátě hesla)

📌 Odkaz pro reset hesla (funkce „Zapomenuté heslo“) má platnost 1 hodinu.

Doporučené postupy správy uživatelů

• přidělovat oprávnění na základě rolí, nikoliv individuálně,
• pravidelně kontrolovat aktivní uživatele,
• deaktivovat účty neaktivních osob,
• minimalizovat počet uživatelů s rolí Administrátor/Správce,
• využívat vazbu na kontrakty pro automatizaci správy.