Systémové archivy
Záložka Systémové archivy slouží k práci s archivy, které vznikají v jiných modulech systému (např. personální agenda, zakázkový systém apod.), nejsou zde archivy vytvořené přímo v modulu Digitální archiv.
Tyto archivy:
- nejsou zakládány ručně uživatelem
- jsou navázány na konkrétní záznamy (např. zaměstnance, zakázku)
- slouží jako technické úložiště dokumentů k danému záznamu
👉 Oproti běžným archivům mají omezené možnosti práce.
Praktické použití / postup
Vyhledání systémového archivu
- Otevřete záložku Systémové archivy.
- Vyplňte filtr:
- Agenda
- Entita
- ID záznamu
- Název
- Klikněte na Hledat.
✔ Výsledek: zobrazí se odpovídající archiv.
Otevření archivu
- V seznamu klikněte na ikonu oka (u ID).
- Otevře se detail archivu.
✔ Výsledek: zobrazí se dokumenty navázané k danému záznamu.
Práce s dokumenty
Po otevření archivu můžete:
- zobrazit dokument
- stáhnout dokument
- kopírovat dokument do běžného archivu
- použít hromadné akce - vybrat dokumenty a použít tlačítko Akce
⚠️ Některé operace (např. přesun) zde nejsou dostupné, vyžadují provedení operace v domovském modulu s patřičným oprávněním.
Specifika práce (KLÍČOVÁ ČÁST)
Systémové archivy se chovají jinak než běžné archivy.
Nelze:
- přesouvat dokumenty do jiného systémového archivu
- upravovat strukturu archivu
- měnit logiku archivu
Lze:
- dokument kopírovat do běžného archivu
- dokument zobrazit a stáhnout
Kopírování dokumentu do jiného archivu
- Vyberte dokument (nebo více dokumentů).
- Zvolte Akce → Kopírovat do jiného archivu.
- Vyberte cílový archiv (musí být běžný archiv).
- Potvrďte.
✔ Výsledek:
- vytvoří se nový dokument v cílovém archivu
- vznikne nezávislá kopie (bez vazby na původní dokument)
Důležité pravidlo
👉 Cílový archiv musí být vždy běžný archiv (nelze kopírovat mezi systémovými archivy)
Přístup a oprávnění
Kdo má přístup
uživatel s rolí:
- Správce Digitálního archivu
- případně další dle nastavení systému
- role se přiřazují v modulu Administrace
Důležitá bezpečnostní poznámka
⚠️ Uživatel s přístupem do systémových archivů může vidět: dokumenty, ke kterým by jinak neměl přístup v původním modulu
👉 Např.: dokumenty zaměstnance v Personální agendě
Co to znamená v praxi
- role musí být přidělována obezřetně
- jedná se o nadřazený přístup k datům
Důležité principy
- systémové archivy vznikají automaticky
- nejsou určeny pro běžnou práci uživatelů
- mají omezené možnosti úprav
- dokumenty lze pouze kopírovat, ne přesouvat
- kopírováním vzniká nový, nezávislý dokument
- přístup k těmto archivům může obcházet běžná omezení
Doporučené postupy
- používejte systémové archivy primárně pro náhled a kontrolu dat
- dokumenty určené pro běžnou práci kopírujte do standardních archivů
- vždy zvažte, komu přidělíte přístup
- využívejte filtr podle ID pro rychlé dohledání
Shrnutí
Záložka Systémové archivy slouží k přístupu k dokumentům, které vznikají automaticky v jiných modulech systému.
Oproti běžným archivům:
- mají omezené možnosti práce
- slouží spíše jako technické úložiště
- dokumenty lze kopírovat, nikoli přesouvat
👉 Klíčové je:
- pochopit jejich omezení
- používat je správně (hlavně pro dohledání a kopírování dat)