Příchozí faktury
Záložka Příchozí faktury představuje centrální evidenci všech příchozích faktur v Zakázkovém systému. Slouží k evidenci, schvalování, rozdělení nákladů na zakázky, sledování nákladovosti a následnému předání faktur do účetnictví.
Je důležité rozlišovat dvě místa, kde se s příchozími fakturami pracuje:
- Příchozí faktury v hlavním menu Zakázkového systému představují centrální evidenci všech příchozích faktur v systému.
- Příchozí faktury v detailu zakázky zobrazují pouze faktury související s konkrétní zakázkou.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- evidovat příchozí faktury,
- zakládat faktury ručně,
- zpracovávat faktury vytvořené ze Zpracování dokumentů,
- ukládat přílohy a originální doklady,
- rozdělovat náklady na zakázky,
- přiřazovat objednávky,
- schvalovat faktury,
- sledovat průběh schvalování,
- pracovat s fakturami v cizích měnách,
- předávat faktury do účetnictví,
- vytvářet vazby na Evidenci majetku,
- sledovat historii zpracování,
- předávat schválené faktury do agendy K zaúčtování.
Specifická pravidla
Příchozí faktura představuje účetní doklad a je evidována vždy v plné hodnotě.
Před zahájením schvalovacího procesu musí být faktura kompletně rozdělena na zakázky.
Pokud není faktura rozdělena v plném rozsahu, nelze schvalování zahájit.
Jednu fakturu lze rozdělit mezi více zakázek.
Rozdělení se provádí částkami.
Ke každému řádku rozdělení lze přiřadit jednu objednávku.
Po schválení faktury je doklad předán do agendy K zaúčtování.
Role a přístup k příchozím fakturám
Viditelnost faktur závisí na oprávněních uživatele.
Přístup mají zejména:
- správci systému,
- odpovědné osoby projektu,
- odpovědné osoby zakázky,
- oprávněné osoby zakázky,
- účetní pracovníci.
Správce systému vidí všechny faktury.
Odpovědné a oprávněné osoby vidí pouze faktury související s jejich projekty nebo zakázkami.
Nově vytvořená a dosud nerozdělená příchozí faktura je do okamžiku rozdělení viditelná všem oprávněným uživatelům.
Přehled příchozích faktur
Přehled zobrazuje všechny faktury dostupné podle oprávnění uživatele.
U jednotlivých faktur lze sledovat zejména:
- dodavatele,
- číslo faktury,
- částku,
- měnu,
- stav,
- datum vystavení,
- datum splatnosti,
- schvalovací informace,
- vazbu na projekt a zakázku.
Přehled umožňuje:
- filtrovat doklady,
- vyhledávat,
- řadit podle sloupců,
- otevírat detail faktury,
- přecházet do schvalování,
- provádět exporty.
Vznik příchozí faktury
Příchozí faktura může vzniknout několika způsoby.
Ze záložky Zpracování dokumentů
Doporučený způsob práce.
Doklad je digitalizován, vytěžen pomocí AI nebo ručně zpracován a následně potvrzen tlačítkem Vytvořit fakturu.
Po potvrzení vznikne nová příchozí faktura ve stavu Došlá.
Ruční založení
Fakturu lze vytvořit přímo ze záložky Příchozí faktury pomocí tlačítka Nová faktura.
Všechny údaje zadává uživatel ručně.
Ruční založení ze zakázky
Fakturu lze založit také přímo v detailu zakázky.
V tomto případě je již navázána na konkrétní zakázku.
Stavy příchozí faktury
Příchozí faktura může během svého životního cyklu procházet následujícími stavy:
Došlá
Faktura byla zaevidována v systému a čeká na další zpracování.
Ve schvalovacím procesu
Faktura byla předložena ke schválení a čeká na vyjádření schvalovatelů.
Schválená
Faktura úspěšně prošla schvalovacím procesem a je připravena k zaúčtování.
Exportovaná
Faktura byla předána do účetního systému.
Přenesená
Faktura byla přenesena do navazujícího systému nebo účetnictví podle nastaveného integračního procesu.
Zrušená
Faktura byla stornována nebo vyřazena z dalšího zpracování.
Evidence příchozí faktury
U faktury lze evidovat zejména:
- dodavatele,
- číslo faktury,
- variabilní symbol,
- datum vystavení,
- datum přijetí,
- DUZP,
- datum splatnosti,
- základ DPH,
- DPH,
- celkovou částku,
- měnu,
- poznámky,
- přílohy.
Součástí faktury je také elektronický náhled původního dokladu.
Rozdělení faktury na zakázky
Rozdělení faktury na zakázky představuje jeden z nejdůležitějších kroků celého procesu.
Určuje:
- ke které zakázce náklad patří,
- kdo za náklad odpovídá,
- jak bude náklad promítnut do ekonomiky zakázky.
Každý řádek rozdělení obsahuje zejména:
- projekt,
- zakázku,
- částku,
- objednávku,
- případné zdůvodnění.
Vztah mezi příchozími fakturami a externími výkony
Příchozí faktury a Externí výkony zobrazují stejné náklady z rozdílného pohledu.
Příchozí faktura je vždy evidována v plné hodnotě účetního dokladu.
Externí výkon obsahuje pouze tu část nákladu, která byla při rozdělení faktury přiřazena konkrétní zakázce.
Pokud je například faktura na 100 000 Kč rozdělena mezi dvě zakázky, v evidenci příchozích faktur zůstává jedna faktura na 100 000 Kč, zatímco v externích výkonech se zobrazí pouze přiřazené části jednotlivým zakázkám.
Co se stane po zaškrtnutí funkce „Vytvořit externí výkon“ při rozdělení faktury na zakázky:
- řeknete systému, že tento podíl faktury je služba/subdodávka pro konkrétní zakázku.
- po uložení rozdělení se na vybrané zakázce automaticky vytvoří položka „Externí výkon“ propojená s fakturou.
- do výkonu se převezme popis, dodavatel, datum (z faktury), množství/částka podle rozdělení.
- náklad se ihned započte do rozpočtu a marže zakázky; je dohledatelný z faktury i ze zakázky.
- pokud fakturu dělíte na více zakázek, vznikne samostatný externí výkon pro každou z nich.
- Tip: Při vyhledávání příslušných zakázek, mezi které chcete fakturu rozdělit, můžete pro vyhledávání využít horní pole vyhledávání, jenž znatelně urychlí orientaci ve větším množství zakázek a rychleji najdete tu, kterou potřebujete.
Schvalování příchozích faktur
Příchozí faktury podporují víceúrovňové schvalování.
Do procesu může vstupovat:
- předkladatel,
- schvalovatel 1,
- schvalovatel 2,
- schvalovatel 3,
- schvalovatel 4.
Během schvalování mohou účastníci:
- přidávat komentáře,
- vést diskusi,
- přikládat soubory,
- reagovat na připomínky ostatních účastníků.
Systém zasílá notifikace všem zapojeným osobám.
Úprava příchozí faktury
Příchozí fakturu lze upravovat v závislosti na jejím aktuálním stavu a oprávnění uživatele.
Faktura před schválením
Pokud se faktura nachází ve stavu:
- Došlá,
- Ve schvalovacím procesu,
lze upravovat její údaje, rozdělení na zakázky i další související informace.
Faktura po schválení
Pokud upravíte již schválenou fakturu, dojde ke zrušení proběhlého schvalovacího procesu.
Informace o původním schválení však zůstávají zachovány v historii schvalovacího procesu, aby byla zachována kompletní auditní stopa všech změn provedených na faktuře.
Po provedení změn je nutné spustit schvalovací proces znovu.
Úprava částky faktury
Pokud je potřeba změnit celkovou částku faktury, je nutné nejprve:
- odstranit rozdělení faktury na zakázky,
- upravit částku faktury,
- znovu provést rozdělení částky mezi zakázky,
- opětovně zahájit schvalovací proces.
Bez odstranění původního rozdělení nelze částku faktury změnit.
Oprava bez resetování schvalování
Uživatel s přiřazenou rolí: Příchozí faktury – editace, může provádět opravy příchozí faktury do okamžiku schvalování.
Uživatel s přiřazenou rolí: Správce, může provádět opravy příchozí faktury bez zrušení schvalovacího procesu a bez změny stavu faktury. Tato možnost je určena pro specifické opravy prováděné oprávněnými uživateli.
Duplicitní faktury
Při zadávání nové příchozí faktury systém kontroluje možné duplicity.
Pokud systém vyhodnotí fakturu jako potenciálně duplicitní, zobrazí na tuto skutečnost upozornění již během zadávání.
Uživatel se následně může rozhodnout:
- zadání faktury zrušit,
- nebo fakturu i přes upozornění uložit.
Pokud je faktura přes upozornění potvrzena, zůstává u ní nadále viditelné upozornění na možnou duplicitu.
Zrušení vlastního schválení
Schvalovatel může využít funkci:
Zrušit moje schválení
Tato funkce umožňuje vrátit fakturu zpět do schvalovacího procesu.
Při zrušení schválení je nutné uvést zdůvodnění rozhodnutí.
Po provedení této akce:
- ostatní účastníci procesu obdrží notifikaci,
- do historie schvalování se uloží informace o zrušení schválení,
- faktura se vrátí do odpovídajícího stavu schvalovacího procesu.
Tuto akci lze provést pouze tehdy, pokud na již schválenou fakturu není navázána automaticky provedená systémová akce.
Tohle bych do finální kapitoly určitě doplnil, protože jde o důležité provozní scénáře, které uživatelé často řeší.
Historie změn
Systém eviduje historii zpracování faktury včetně informací o schvalování, přílohách a souvisejících činnostech provedených během životního cyklu dokladu.
Migrace faktury
Příchozí faktury podporují funkci migrace faktury.
Migrace slouží k přesunu nebo změně vazeb faktury v rámci procesu zpracování tak, aby byly správně promítnuty do navazujících či předchozích období, případně částečnou migraci mezi více období.
Tato funkce je určena především oprávněným uživatelům s rolí správce.
Faktury v cizí měně
Systém podporuje evidenci příchozích faktur v cizích měnách.
Při práci s cizí měnou jsou zachovány údaje o původní měně dokladu i odpovídající přepočty pro ekonomické vyhodnocení.
Faktury v cizí měně lze standardně rozdělovat na zakázky a zahrnovat do dalších ekonomických procesů systému.
Částku dokladu je možno zadat i v cizí měně – po uložení se provede přepočet částky na CZK denním kurzem ČNB platným v daném dni (POZOR:ČNB vyhlašuje denní kurz vždy až odpoledne, proto může nastat problém v případě, že digitalizujete fakturu dopoledne, kdy kurz ještě neznáme, bude zde denní kurz z předchozího dne). Od té chvíle je v systému uložena částka v CZK a původní částka v cizí měně je propsána do poznámky dané faktury.
Vazba na Evidenci majetku
Pokud pořízené plnění představuje majetek organizace, lze na faktuře nastavit příznak:
Evidovat doklad v majetku.
Příchozí faktura sama o sobě nezakládá položku majetku.
Slouží pouze jako podklad pro následné zaevidování majetku v modulu Evidence majetku.
Vazba na Čekající nákupy
Schválené příchozí faktury označené příznakem Evidovat doklad v majetku jsou automaticky zařazeny do záložky Čekající nákupy v modulu Evidence majetku.
Tato záložka představuje mezikrok mezi pořízením majetku a jeho evidencí.
Zobrazuje:
- schválené faktury,
- schválené hotovostní doklady,
- majetek čekající na zaevidování.
Po založení položky v Evidenci majetku je nákup označen jako vyřešený a přestává být veden mezi čekajícími nákupy.
Doporučený postup evidence majetku
- Otevřete záložku Čekající nákupy.
- Vyberte příslušnou fakturu nebo doklad.
- Zkontrolujte informace o pořízeném majetku.
- Přejděte do modulu Evidence majetku.
- Založte novou položku majetku.
- Přiložte doklad o pořízení.
- Označte nákup jako vyřešený.
Po přidělení majetku odpovědné osobě odešle systém notifikaci a položka se zobrazí v osobním menu v části Přiřazené vybavení.
Předání k zaúčtování
Po úspěšném schválení je faktura zařazena do fronty K zaúčtování.
Do této fronty mohou vstoupit pouze faktury, které:
- byly kompletně rozděleny na zakázky,
- byly řádně schváleny,
- splňují nastavená pravidla zpracování.
Fronta K zaúčtování slouží účetním pracovníkům jako seznam dokladů připravených k předání do účetnictví.
Postupy
Vytvoření příchozí faktury ze Zpracování dokumentů
- Otevřete detail zpracovaného dokumentu.
- Zkontrolujte vytěžené údaje.
- Ověřte vazbu na dodavatele.
- Klikněte na Vytvořit fakturu.
- Pokračujte v evidenci v záložce Příchozí faktury.
Ruční založení příchozí faktury
- Otevřete záložku Příchozí faktury.
- Klikněte na Nová faktura.
- Vyplňte požadované údaje.
- Nahrajte přílohy - Sken faktury ve formátu PDF nahrajte k faktuře v okně vyvolaném ikonou . Pokud používáte aplikaci MySmartplace na mobilním telefonu, můžete fakturu vyfotit a vložit do systému fotografii faktury. Stejným způsobem je možné pořídit a vložit dodací list a příjemku.
- Uložte fakturu.
Rozdělení faktury na zakázky
- Otevřete detail faktury.
- Přidejte řádky rozdělení.
- Vyberte projekt a zakázku.
- Zadejte částky.
- Doplňte objednávku nebo zdůvodnění.
- Uložte změny.
Zahájení schvalování
- Ověřte úplnost rozdělení.
- Zkontrolujte údaje faktury.
- Vyberte schvalovatele.
- Spusťte schvalovací proces.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Zpracování dokumentů
Představuje vstupní bránu pro digitalizaci a vytěžení dokladů.
Externí výkony
Rozdělením příchozí faktury vznikají externí výkony zakázek.
Objednávky
Objednávky mohou být přiřazeny k jednotlivým řádkům rozdělení.
K zaúčtování
Schválené faktury jsou předávány k účetnímu zpracování.
Evidence majetku
Faktury mohou sloužit jako podklad pro evidenci majetku.
Čekající nákupy
Představují mezikrok mezi pořízením majetku a jeho zaevidováním.
Partneři
Dodavatelé faktur jsou navázáni na evidenci partnerů.
Zakázky
Rozdělení faktury vytváří vazbu mezi účetním dokladem a konkrétní zakázkou.
Doporučené postupy
✅ Upřednostňujte vznik faktur prostřednictvím záložky Zpracování dokumentů.
✅ Rozdělujte faktury na zakázky ihned po jejich zaevidování.
✅ Kontrolujte vazby mezi fakturami a objednávkami.
✅ Před zahájením schvalování ověřte úplnost rozdělení.
✅ Po schválení upravujte faktury pouze ve výjimečných případech.
✅ Při změně rozdělení nebo účetních údajů doporučujeme provést nové schválení faktury.
✅ Před úpravou schválené faktury ověřte její návaznosti na externí výkony, evidenci majetku a účetnictví.
✅ U majetkových nákupů používejte příznak Evidovat doklad v majetku.
✅ Pravidelně kontrolujte záložku Čekající nákupy.
✅ Sledujte návaznost mezi příchozími fakturami a externími výkony.
✅ Pravidelně kontrolujte frontu K zaúčtování a stav schválených dokladů.