Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů

Záložka Nastavení e‑mailů slouží ke konfiguraci odesílání e-mailových zpráv z platformy MySmartplace. Umožňuje propojit systém s externími e-mailovými službami a zajistit tak správné fungování:

• systémových notifikací,
• odesílání šablon e-mailů,
• pozvánek uživatelů,
• dalších automatických zpráv.

Bez správného nastavení této sekce:

• není možné odesílání e-mailů ze systému,
• uživatelé neobdrží důležitá upozornění.

Možnosti napojení 

Platforma MySmartplace umožňuje několik způsobů nastavení e-mailové komunikace:

Microsoft (Microsoft 365 / Azure / Entra)

• napojení na cloudové prostředí Microsoft,
• umožňuje:
  • odesílání e-mailů,
  • případně i přihlašování uživatelů,
• vyžaduje:
  • registraci aplikace v Microsoft Entra (Azure AD),
  • zadání identifikátorů a klientských klíčů.
  • Přesný postup najdete ZDE.

Google (Google Cloud Console)

• napojení na služby Google,
• využívá:
  • OAuth autentifikaci,
  • Gmail API (dle nastavení),
• vyžaduje:
  • vytvoření projektu v Google Cloud Console,
  • nastavení klientských údajů (Client ID, Client Secret). 
• Přesný postup najdete ZDE. 

SMTP server (obecné řešení)

• univerzální varianta pro odesílání e-mailů,
• typicky využití:
  • firemních e-mailových serverů,
  • Gmail SMTP,
  • jiných poskytovatelů.

Nastavujete:

• adresu SMTP serveru,
• přihlašovací údaje,
• port a zabezpečení (SSL/TLS).

Princip fungování

Po správném nastavení:

• systém odesílá e-maily automaticky dle událostí,
• využívá texty z Šablon e‑mailů,
• odesílá zprávy jménem nastavené e-mailové schránky.

Součástí nastavení je možnost:

• odeslání testovacího e-mailu,
• ověření správnosti konfigurace.

Vazba na další části systému

Nastavení e-mailů je přímo propojeno s:

• záložkou Šablony e‑mailů
  → definuje obsah zpráv
• záložkou Nastavení notifikací
  → určuje, kdy se e-maily odesílají
• sekcí Autentifikace uživatelů
  → sdílené nastavení pro přihlášení přes Google/Microsoft

Důležité provozní informace

• konfigurace se provádí obvykle jednorázově při implementaci,
• změny mohou vyžadovat:
  • aktualizaci přístupových údajů (např. expirace tokenů),
  • zásah administrátora nebo IT oddělení.

📌 Důležité:
Některé přístupové údaje (např. tokeny, certifikáty) mají omezenou platnost a je nutné je pravidelně obnovovat.

Doporučené postupy

• po nastavení vždy otestujte odesílání e-mailů,
• pravidelně kontrolujte funkčnost odesílání,
• sledujte platnost přihlašovacích údajů a certifikátů,
• používejte dedikovanou firemní e-mailovou schránku,
• při změnách spolupracujte s IT oddělením.

Bezpečnostní upozornění

• přístupové údaje k e-mailovým službám jsou citlivé – chraňte je,
• nesprávné nastavení může vést k:neodesílání zpráv,
• bezpečnostním rizikům,
• doporučuje se používat zabezpečené metody autentifikace (OAuth, šifrované připojení).

Shrnutí

Sekce Nastavení e‑mailů:

• umožňuje propojení systému s e-mailovými službami,
• zajišťuje odesílání notifikací a systémových zpráv,
• je nezbytná pro komunikaci s uživateli,
• úzce souvisí s dalšími částmi systému (notifikace, šablony, autentifikace).

Pozn.: Při odchodu zaměstnance je vhodné odebrat jeho e-mailovou schránku pro deaktivaci synchronizace jeho e-mailu s platformou.